Publicystyka - ngo.pl

Wiele zmian formalnych w życiu organizacji wymaga zgłoszenia ich do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Procedura zgłaszania tych zmian jest bardzo sformalizowania. Nawet niewielki błąd, np. brak przekreślenia którejś rubryki w formularzu, czy źle podpisany dokument lub brak oryginału, mogą skutkować zwrotem wniosku, jego odrzuceniem lub wezwaniem do uzupełnienia braków. W zależności od decyzji sędziego lub referendarza, organizacja musi podjąć odpowiednie kroki w celu skorygowania błędu.

Krajowy Rejestr Sądowy to rejestr, w którym poprzez dokonanie wpisu podmiot, m.in. organizacja pozarządowa, uzyskuje osobowość prawną. Kwestie związane z prowadzeniem KRS, zasady dokonywania w nim wpisów oraz treści tych wpisów reguluje Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. KRS składa się z trzech rejestrów, w tym z rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, w którym rejestruje się większość stowarzyszeń i wszystkie fundacje.

Do rejestru obowiązkowo trzeba zgłaszać różne zmiany formalne; należą do nich najczęściej:

• zmiany we władzach,
• zmiana statutu,
• zmiana adresu siedziby,
• zgłoszenie sprawozdania finansowego (to obowiązek organizacji, które są zarejestrowane także w rejestrze przedsiębiorców),
• ubieganie się o status organizacji pożytku publicznego,
• zarejestrowanie lub zmiana w zakresie działalności gospodarczej,
• zarejestrowanie oddziałów.

Organizacja sama ma obowiązek zgłosić zmianę, która miała miejsce. Zgodnie z zapisami w ustawie o KRS należy to zrobić w ciągu 7 dni od daty zdarzenia, uzasadniającego dokonanie wpisu.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty, które są podstawą wpisu i dokumentują zmianę zgłaszaną przez organizację. Dokumenty muszą być oryginałami lub kopiami / odpisami potwierdzonymi przez notariusza lub upoważnionego pracownika sądu.

Jeżeli wniosek podlega opłacie sądowej, trzeba dołączyć do niego dowód opłaty, a jeżeli podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (dotyczy to organizacji zarejestrowanych też w rejestrze przedsiębiorców) – także dowód opłaty za to ogłoszenie.

Organizacja składa wniosek do właściwego KRS i rozpoczyna się postępowanie procesowe. Na tym etapie polega ono na wstępnym zbadaniu wniosku, podczas którego bierze się pod uwagę:

1. Czy to postępowanie jest uzasadnione, czyli czy jest podstawa do jego rozpoczęcia?
2. Czy wniosek został złożony do właściwego sądu (w zależności od siedziby wnioskodawcy)?
3. Czy wniosek spełnia wymogi formalne?

Jeśli wniosek nie ma błędów formalnych to przechodzi do drugiego etapu – oceny merytorycznej (o czym dalej). Jeśli we wniosku są błędy to wstępne badanie wniosku kończy się:

1. Zarządzeniem wzywającym do usunięcia braków (jeżeli braki są formalne i można je usunąć).
2. Odrzuceniem wniosku, np. wówczas, gdy taka sama sprawa już się toczy (np. organizacja omyłkowo złożyła taki sam wniosek po raz drugi, zanim ten pierwszy został rozpoznany), albo została rozpoznana.
3. Zwrotem wniosku, jeśli wniosek był złożony bez użycia formularzy albo były one źle wypełnione, nie załączono wymaganych dokumentów, nie dokonano opłaty lub nie uzupełniono w terminie wskazanych braków formalnych.

Co może zrobić organizacja? Wszystko zależy od tego, jakie pismo (zarządzenie) z sądu otrzymała.

Najczęściej takie wezwanie zdarza się, gdy we wniosku brakuje dokumentów lub te złożone są nieprawidłowo przygotowane, podpisane. Dokumenty są najważniejszymi dowodami przy podejmowaniu decyzji przez sąd podczas postępowania rejestrowego, dlatego muszą być oryginałami (lub potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami). Muszą też w pełni oddawać stan faktyczny, jaki miał miejsce, zgodnie z prawem i statutem organizacji. W wezwaniu, które otrzymuje organizacja, sąd wskazuje braki i termin, w którym należy wniosek uzupełnić. Zwykle wystarcza uzupełnienie tego wskazanego braku, bez konieczności ponownego wypełniania formularzy. W przypadku, gdy organizacja wie, że nie będzie w stanie dotrzymać terminu, może w wyznaczonym przez sąd czasie (7 dni kalendarzowych) wnieść prośbę o przedłużenie terminu, ze względu na nadzwyczajne okoliczności, np. nieobecność osób, które mają się podpisać.

Zwrot wniosku na tym etapie, nie powoduje utraty opłat. Jeżeli organizacja zrezygnuje z uzupełnienia wniosku, KRS zwróci pieniądze.

Jeżeli podczas wstępnej oceny formalnej okaże się, że wniosek został złożony nie przy użyciu formularzy lub jest on nieprawidłowo wypełniony albo nieopłacony (ewentualnie źle opłacony), organizacja otrzymuje zwrot wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków. Oznacza to konieczność ponownego złożenia całego wniosku przez organizację, ewentualnie, jeśli jest ku temu podstawa, złożenie skargi na orzeczenie referendarza.

Od tej zasady przewidziano pewne wyjątki. W sytuacji, gdy jest to pierwszy wpis do rejestru (np. fundacja / stowarzyszenie dopiero rejestruje się w KRS), organizacja ma możliwość poprawienia wniosku i złożenia go ponownie w ciągu 7 dnia od daty doręczenia pisma. Terminu tego nie można przedłużyć.

Jeżeli organizacja w możliwym, przewidzianym przez przepisy terminie, nie poprawiła wniosku, nie uzupełniła wskazanych braków, sąd zwraca dokumenty i opłaty. W przypadku braku zwrotu, można wystąpić do sądu z prośbą o zwrot.

Po przejściu przez ocenę formalną i ewentualnym uzupełnieniu braków formalnych, rozpoczyna się merytoryczna ocena złożonego wniosku (organizacja nie dostaje oficjalnego pisma w tej sprawie, po prostu wniosek jest przekazywany do dalszej oceny). Sąd uwzględnia przy tym fakty znane mu z różnych źródeł, np. z wpisów do innych rejestrów, znane powszechnie, czy pochodzące od osób zainteresowanych, od administracji publicznej (np. starosty powiatu), komorników, sądów. Bada też, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem treści i formy z przepisami prawami. Sprawdzana jest prawidłowość trybu podjęcia danej uchwały: czy organ podejmujący uchwałę (np. walne zebranie, zarząd) był do tego upoważniony, czy prawidłowo zwołano jego posiedzenie, czy w posiedzeniu uczestniczyły wszystkie uprawnione osoby i czy zachowano quorum, czy uchwała była podjęta wymaganą liczbą głosów i w trybie dla niej przewidzianym, zgodnym ze statutem organizacji.

Na tym etapie może się zdarzyć, że KRS stwierdzi, iż braki w dokumentach dadzą się usunąć i wtedy wzywa organizację, wyznaczając odpowiedni termin, do uzupełnienia zgłoszenia poprzez dostarczenie nowego, poprawnie przygotowanego dokumentu.

Co ważne, na etapie oceny merytorycznej nie jest już zwracana oplata za złożony wniosek.

Jeżeli sąd stwierdzi, że organizacja działała niezgodnie ze statutem lub innymi przepisami prawa, odmawia wpisu, czyli zmiany zgłoszone przez organizację nie zostają wprowadzone. W takim przypadku opłaty wniesione razem z wnioskiem nie są organizacji zwracane, ponieważ doszło już do merytorycznego rozpoznania wniosku.

Warto pamiętać, że sędziowie korzystają z zasady niezawisłości sędziowskiej – orzekając dokonują indywidualnej interpretacji prawa, ale muszą działać z zgodzie z prawem i własnym sumieniem. Stąd zdarza się, że w poszczególnych wydziałach KRS są różne stanowiska sędziów odnośnie tych samych spraw.

Co może zrobić organizacja? Albo zaakceptuje wydaną decyzję i przeprowadzi zmiany w taki sposób, aby kolejny wniosek miał szanse na uwzględnienie albo może zastosować środki zaskarżenia przewidziane przez przepisy prawa:

• Złożenie skargi na czynności  referendarza (należy ją złożyć w ciągu 7 dni od daty otrzymania decyzji o odmowie wpisu) lub złożenie zażalenia na decyzję sędziego (jeżeli to sędzia rozpatrywał wniosek).
• Złożenie apelacji od postanowienia merytorycznego – wnosi się ją w terminie 14 dniowym od daty otrzymania przez organizację orzeczenia wraz z uzasadnieniem.
• Złożenie skargi kasacyjnej (jest ona możliwa jedynie od postanowień sądu drugiej instancji w sprawie wpisu lub wykreślenia z KRS) – w tym przypadku konieczne jest jednak działanie w imieniu organizacji profesjonalnego pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego ze względu na tzw. przymus adwokacko-radcowski przy sporządzaniu tego rodzaju pism procesowych.

Może się zdarzyć, że sąd stwierdzi, że organizacja nie dokonała obowiązkowego zgłoszenia (np. nie złożyła sprawozdania finansowego, nie zgłosiła zmian we władzach). Wzywa wtedy organizację do dopełnienia obowiązków w ciągu 7 dni, pod rygorem grzywny. Grzywna może być ponowiona, a w razie niedostosowania się organizacji, sąd może wykreślić wpis niezgodny ze stanem rzeczywistym z urzędu, albo w miarę możliwości – dokonać wpisu z urzędu – o ile dysponuje dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu.

Brak błędów formalnych i pozytywna ocena merytoryczna wniosku skutkują wydaniem postanowienia o dokonaniu wpisu, które stanowi podstawę do przeniesienia w nim zawartych danych do rejestru.

Organizacja otrzymuje pozytywną decyzję sądu, np. decyzję o wpisie nowej organizacji wraz z numerem KRS, o wpisie zmiany w statucie itd.

1. Podczas dokonywania zmian w swojej organizacji, zadbaj o procedury – muszą być zgodne z zapisami waszego statutu. Czytaj cały statut, nie tylko jego fragmenty (czasem informacje dotyczące danego tematu są rozproszone w jego różnych miejscach).
    
2. Pamiętaj o dokumentowaniu zmian, przygotuj co najmniej 2 oryginały dokumentów (jeden dla sądu, drugi dla organizacji). Zostaw też w dokumentacji organizacji kopię złożonego wniosku.
    
3. Formularze wypełniaj uważnie i dokładnie – czytaj uwagi pod poszczególnymi rubrykami, przekreśl fragmenty, które nie dotyczą twojej organizacji.
    
4. Pamiętaj o dokonaniu opłaty przed złożeniem wniosku, ewentualnie o załączeniu wniosku o zwolnienie z opłaty, wzór wniosku znajdziesz tu: http://poradnik.ngo.pl/x/370197.
    
5. Jeśli sprawa jest skomplikowana lub otrzymałeś/-aś pismo sądu wzywające do uzupełnienia braków, warto załączyć pismo przewodnie, które wyjaśnia sytuację.
    
6. Jeżeli zależy ci na szybkim rozpatrzeniu sprawy, można załączyć prośbę o przyspieszenie lub jeśli zmian jest kilka, o rozpatrzenie w pierwszej kolejności najważniejszej z nich.
    
7. Warto interesować się swoją sprawą, np. co jakiś czas zadzwonić do sądu i zapytać, na jakim jest etapie.
    
8. Koniecznie podaj adres korespondencyjny, pod którym będzie ktoś dostępny – odbierze list polecony z KRS.

Podstawa prawna:

• Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 1203 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego