Publicystyka - ngo.pl

Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. wprowadziła do polskiego prawa pojęcie pracy zdalnej zastępując obowiązujące dotychczas przepisy dotyczące telepracy.

Pamiętajmy jednak o tym, że pojęcia pracy zdalnej i workation nie są tożsame. Praca zdalna to określenie sposobu wykonywania obowiązków służbowych poza stacjonarnym biurem, w ustalonym wcześniej z pracodawcą miejscu. Workation natomiast to konkretny rodzaj pracy zdalnej łączący pracę z wakacjami i podróżami, którego nazwa wywodzi się z angielskich słów work (praca) i vacation (wakacje).

W dobie zmian, jakie zaszły na rynku pracy od czasu pandemii, zmieniły się także formy dbania o dobrostan pracownika, do których należy także workation, czyli coraz bardziej popularny trend, stanowiący połączenie pracy i wakacji, polegający na tym, że pracownik może wykonywać swoje obowiązki z miejsca, które uzgodnił wcześniej z pracodawcą. Przed samym wyjazdem warto się jednak dobrze zastanowić i rozważyć m.in. kwestie podatkowo-prawne.

Workation nie jest zarezerwowane tylko dla określonych typów podmiotów jak np. korporacji. Z powodzeniem może być również stosowany w organizacjach pozarządowych, takich jak fundacje czy stowarzyszenia, o ile charakter pracy na to pozwala, a pracodawca wyraża na to zgodę. Ponadto muszą być spełnione pozostałe wymogi np. dotyczące świadczenia pracy zza granicy. W danym miejscu powinny znajdować się też odpowiednie warunki techniczne jak np. szybki Internet, biurko, klimatyzacja czy przestrzeń zapewniająca ochronę danych osobowych, co jest szczególnie istotne, jeżeli w pracy ma się do czynienia z dokumentami zawierającymi wrażliwe dane.

Wśród korzyści workation możemy wymienić m.in.: większą równowagę między życiem prywatnym a zawodowym (work life balance), poprawę zdrowia psychicznego czy rozwój osobisty osoby zatrudnionej. Wyjazd w inne miejsce stanowi bardzo elastyczną formę, która może uwzględniać szczególne potrzeby pracownika i stanowić dodatkową motywację do dalszej pracy w danej firmie. Dla pracodawcy oznacza to pozytywne postrzeganie przez pracowników, niższe koszty stałe wynikające z mniejszej eksploatacji biura, a także większą efektywność pracowników.

Do mankamentów możemy zaliczyć: utrudnienia wynikające ze słabych warunków technicznych, oderwanie pracownika od zespołu i kultury organizacyjnej firmy czy brak możliwości bezpośredniego komunikowania się z przełożonym, jeżeli pracownik przebywa np. w innej strefie czasowej. Problematyczne może być również sprawowanie kontroli nad pracownikiem, ryzyko utraty danych osobowych czy dodatkowe obowiązki prawno-podatkowe.

Przed samym wyjazdem pracownik powinien zastanowić się, czy na miejscu znajdują się udogodnienia, które odpowiadają jego preferencjom takim jak bliskość plaży, lasu czy stoku narciarskiego. Rozważyć powinno się również, czy np. panujące w danym kraju wysokie temperatury pozwolą na wywiązywanie się z obowiązków służbowych.

Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o lokalizacji, w której będzie przebywał. Wskazać powinien nie tylko kraj, ale również konkretny hotel czy apartament. Ma on obowiązek informowania o wszelkich zmianach, także dotyczących organizacji samej pracy.

W przypadku workation należy odpowiednio zadbać o kwestię ubezpieczenia społecznego. Świadcząc pracę z innego kraju UE konieczne może być uzyskanie zaświadczenia A1 z ZUS, który pozwala na dalsze odprowadzanie składek w Polsce, pomimo pracy z innego kraju. Warto też sprawdzić, czy Polska ma z danym państwem podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (jeżeli nie, to być może trzeba będzie odprowadzić podatek dochodowy w dwóch krajach) oraz czy nie przekracza się 183 dni w skali roku lub 12 – miesięcznego okresu, gdyż w przeciwnym razie pracownik może zostać uznany za rezydenta podatkowego w danym kraju i to właśnie tam będzie musiał odprowadzić podatek. W przypadku wyjazdu do krajów bardziej egzotycznych konieczne może być uzyskanie wizy czy pozwolenia. Pamiętajmy o tym, że im lepiej przygotujemy się do workation, tym lepiej wypoczniemy i wrócimy do biura pełni energii.

Pomimo tego, że przepisy kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej nie odnoszą się do jednoosobowej działalności gospodarczej czy osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby umówić się z kontrahentem, że pracę czy usługi będziemy świadczyć np. z innego kraju. Należy jednak przy tym pamiętać o szczególnych obowiązkach takich jak kwestie podatkowe czy ubezpieczenie społeczne, które mogą różnić się w zależności od rodzaju umowy, charakteru pracy czy długości pobytu za granicą.

Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywanej pracy zdalnej. Ponadto ma prawo skontrolować pracownika w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Powinien on mieć też na uwadze, że to właśnie na nim spoczywają obowiązki takie jak zbadanie okoliczności w przypadku sytuacji losowych jak np. wypadek przy pracy, co może szczególnie problematyczne, jeżeli ten wydarzył się np. podczas workation na Dominikanie. W przypadku wyjazdu do krajów bardziej egotycznych jak np. Tajlandia wymagane może być zgłoszenie pracownika do lokalnego systemu zabezpieczeń społecznych.

Konieczne jest też uwzględnienie przepisów obowiązujących w danym kraju np. w zakresie czasu pracy. Przykładowo jeżeli w danym kraju nie można pracować więcej niż 6 h dziennie, to standardowy czas pracy w Polsce – 8h na dobę musi być odpowiednio skrócony i dopasowany. Ponadto w umowie strony powinny określić, jakiemu prawu podlega stosunek pracy (czy jest to prawo polskie czy obce). Pracodawca zezwalając na workation nie powinien dyskryminować pracowników i swoje decyzje opierać na obiektywnych kryteriach i uregulować to w polityce wewnętrznej firmy.

Workation to coraz bardziej popularny trend na rynku pracy, którego nazwa wywodzi się z połączenia pracy (work) i wakacji (vacation) w wybranym przez pracownika miejscu. Workation wchodzi w grę, jeżeli pracodawca wyraża na nie zgodę i zezwala na to rodzaj wykonywanej pracy, a ponadto spełnione są pozostałe wymogi prawne (np. wiza czy pozwolenie na pracę), podatkowe i techniczne (np. szybki Internet, zabezpieczenie danych osobowych). Z powodzeniem może być stosowany nie tylko w korporacjach, ale również w organizacjach pozarządowych i może oznaczać szereg korzyści zarówno dla pracownika – jak np. poprawę zdrowia psychicznego, rozwój osobisty czy work life balance jak i dla pracodawcy: np. niższe koszty, pozytywny wizerunek czy większą efektywność pracy. 

Niekiedy jednak problematyczne może być sprawowanie kontroli nad pracownikiem, brak integracji z zespołem czy trudności w komunikacji (jeżeli np. pracownik przebywa w innej strefie czasowej). Ważne jednak, aby przed wyjazdem odpowiednio zadbać o kwestie prawno – podatkowe i np. otrzymać pozwolenie na pracę, nie narazić się na ryzyko podwójnego opodatkowania czy zdobyć zaświadczenie A1 z ZUS zwalniające z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne w miejscu pobytu. Pamiętajmy też o odpowiednim doborze udogodnień stosownie do naszych preferencji, tak aby efektywnie wykorzystać też czas także na odpoczynek.