Publicystyka - ngo.pl

Złożyliśmy wniosek o dotację, w napisanie którego włożyliśmy sporo czasu, serca i energii, czekamy kilka miesięcy na wynik. Wreszcie pojawia się lista rankingowa, szukamy nazwy naszej organizacji przekonani, że pomysł został doceniony i oto możemy przystąpić do działania. A tu niemiła niespodzianka – nasz projekt znajduje się „pod kreską”. Co się stało?

Pomysł i dobre chęci to początek sukcesu. Jednak nawet najlepszą ideę trzeba umieć sprzedać. Szczególnie jeśli konkurujemy z wieloma projektodawcami. Poniższy artykuł stanowi zbiór praktycznych wskazówek, które być może pomogą przedstawić Wasze pomysły w taki sposób, by dostać na nie pieniądze.

Przeczytaj zasady

Pierwsza rzecz, którą należy zrobić, przystępując do pisania projektu, jest przeczytanie podręcznika procedur, instrukcji, zasad w ogłoszeniu – czy jak też zostanie nazwany spis wymogów, których musimy przestrzegać.

Rzecz oczywista? Być może, ale nie dla wszystkich. Bo jak wytłumaczyć fakt, że w zasadach dużą, tłustą czcionką jest napisane, że zakup np. wyposażenia nie jest kosztem kwalifikowanym, a co 3. projekcie pojawiają się laptopy? Albo że w budżecie należy wpisać koszty jednostkowe (podany jest przykład, jak to zrobić), a w co piątym sprawdzanym wniosku koszty formułowane są ogólnie, np. tak: konferencja międzynarodowa: 75 tys. zł.

Jak asesor ma ocenić racjonalność stawek, gdy nie wiadomo, czy organizator zapłaci za salę 500 zł czy 5000 i co w ogóle zawiera się w tych tysiącach? Może znany z TV konferansjer i 3 zespoły rozrywkowe plus dzień integracyjny z paintballem, co też się zdarza w projektach społecznych.

Podstawą oceny jest tzw. siatka ocen, czyli tabelka, na podstawie której asesor sprawdza wniosek. Można pokusić się o stwierdzenie, że jest to jedna z ważniejszych podpowiedzi dla projektodawcy. To na podstawie tej tabelki ocenia się poszczególne elementy wniosku. Warto ją przeczytać przed, w trakcie i po napisaniu i upewnić się, czy oceniający znajdzie w naszym tekście wszystkie elementy i czy są one wyczerpująco opisane.

Asesor sprawdza zasadność

Przyjrzyjmy się teraz asesorowi: nie taki wilk straszny, jak by się wydawało. Duża część grantodawców zatrudnia tzw. zewnętrznych ekspertów. Są to osoby, które wybrano w konkursie, mające doświadczenie i odpowiednią do danego konkursu wiedzę. Często wywodzą się z III sektora. Znają środowisko, tematykę, orientują się w stawkach, często sami zrealizowali wiele projektów. Można powiedzieć, że mają doświadczenie, zebrane po obu stronach barykady.

Nie należy zapominać, że oceniający mają oni dostęp do internetu, więc uzasadnienia czy ceny podane w projekcie są najczęściej weryfikowane. Przykładowo: wnioskodawca buduje cały projekt na stwierdzeniu, że nie ma dostępnych na rynku przewodników turystycznych z danego regionu i należy takowy wydać. Asesor wpisuje w popularną wyszukiwarkę hasło: przewodnik + region i widzi, że w ostatnich latach wydano 15 tego typu książek. Stawia to pod znakiem zapytania sens ocenianego przedsięwzięcia. Pisząc projekt, w szczególności uzasadnienie konieczności podjęcia danego działania, należy uprzedzać ewentualne wątpliwości. Można spróbować zrobić to samo, co oceniający: poszukać w internecie, po czym napisać: w ostatnich latach ukazało się 15, ale… i tu uzasadnić, dlaczego KONIECZNE jest wydanie szesnastego przewodnika, czym on się będzie różnił od poprzednich i jak jego wydanie wpłynie na naszą grupę docelową.

Asesor uzupełnia kartę ocen, a więc wpisuje punkty w danych kategoriach oraz uzasadnienie do każdej oceny. Będzie to potem służyło operatorowi programu np. do negocjacji ostatecznego dofinansowania. Ale to przede wszystkim doskonała pomoc dla samych wnioskodawców. Jeśli operator nie wysyła tych ocen sam, należy się o nie upominać. Większość asesorów stara się tak formułować uwagi, by pomóc piszącemu w poprawieniu wniosku i ponownym złożeniu. Dokładne wypisywanie błędów nie jest więc objawem złośliwości.

Kilka ważnych punktów

W internecie można znaleźć wiele porad,jak napisać wniosek o dofinansowanie. Jednak warto na kilka rzeczy zwrócić uwagę:

Język – nabór wniosków nie jest konkursem literackim. Jednak tekst z wieloma błędami ortograficznymi, literówkami, wyrazami poprzekręcanymi przez Worda lub inny program, który stara się być mądrzejszy od nas, robi złe wrażenie. Np. w tytule projektu czytamy: SPRANI (zamiast sprawni) INACZEJ. Hmm…

Część ludzi ma dar formułowania myśli i przelewania ich na papier w sposób prosty, inni tego daru nie mają. Dlatego przed wysłaniem warto dać do przeczytania tekst komuś spoza naszego środowiska i zapytać, czy jest on zrozumiały i przekonujący.

Forma – weźcie do ręki książkę napisaną maleńką czcionką, z niewielkimi odstępami między wierszami, z długimi zdaniami. Jak się czyta? Asesor stara się zazwyczaj nie zwracać uwagi na formę, jednak ona jest – i ułatwia bądź utrudnia ocenę. Najpierw się czyta całość, a potem wypełnia kartę ocen, wracając do tekstu i odnajdując elementy, które ma się ocenić.

Część formularzy pozwala na formatowanie tekstu, część nie. Tam gdzie można, należy pisać nieco większą czcionką, najlepiej 11-12. Tam gdzie nie można, stosuje się inne zabiegi mające za zadanie „wpuszczenie światła” w tekst.

Porównajcie te dwa teksty*

1)

Celem projektu jest podniesienie kompetencji osób niepełnosprawnych z woj. mazowieckiego. Grupę docelową stanowi 40 osób niepełnosprawnych z Ośrodków Pomocy Społecznej. Planowane działania to szkolenia zawodowe, konferencja regionalna, doradztwo psychologiczne, warsztaty terapeutyczne, wyjazdy integracyjne i motywacyjne, doradztwo zawodowe. Rezultatami projektu będzie wzrost kompetencji zawodowych, aktywizacja uczestników, zdobycie pracy przez 35% beneficjentów.

2)

CEL PROJEKTU:

Podniesienie kompetencji osób niepełnosprawnych z woj. mazowieckiego.

GRUPA DOCELOWA:

40 osób niepełnosprawnych z Ośrodków Pomocy Społecznej.

PLANOWANE DZIAŁANIA

REZULATY:

*to przykłady graficzne, a nie wzór, jak ma być sformułowany cel, opis grup czy rezultatów!

Przypuścmy, że oba teksty są pisane czcionką 9, która automatycznie włącza się w jednym z konkursowych formularzy wniosku. Proszę sobie wyobrazić tekst na kilka, kilkanaście stron pisany podobnym skondensowanym maczkiem jak w przykładzie 1) i odczucia asesora, który musi w nim odnaleźć elementy do oceny. Formularze mają zazwyczaj limit znaków. Ale upychając maksymalną liczbę znaków, raczej sobie szkodzimy. Oceniający wie o limicie, nie oczekuje wypracowań, zaakceptuje równoważniki zdań. A na pewno doceni przejrzyście napisany projekt.

Asesor dostaje zazwyczaj do czytania tylko wersję papierową, której nie może sobie np. powiększyć. A więc ocenia to, co zostało wydrukowane. Warto spojrzeć pod tym kątem na wysyłany dokument. Czy na pewno wszystkie fragmenty są czytelne? Nic nie zostało ucięte, tekst nie zlewa się w szarą plamę? Zdarza się, że w pośpiechu kopiuje się z dokumentu do generatora wniosku (lub właściwego formularza) dwa razy to samo i np. zamiast opis działań i uzasadnienia pojawia się 2 razy opis działań.

Często nawet gotowe formularze da się nieco „podrasować” poprzez wejście w ustawienia drukarki. Jeśli nam się to nie udaje, należy zadzwonić do operatora programu, funduszu i pytać, jak można wydrukować projekt, by był on bardziej czytelny (np. zlikwidować tło w postaci drobnych kropeczek, na których nie widać małej czcionki, albo przekręcić tabele budżetu, by się drukowała bokiem, ale większa). Ma to także wydźwięk edukacyjny – następnym razem grantodawca przygotuje lepszy formularz i ani wnioskodawcy, ani asesorzy nie będą cierpieć. Jeśli się nie da nic zrobić, trzeba sobie radzić klawiszem Caps Lock (wielkie litery) i odstępami miedzy wierszami oraz wypunktowywaniem.

Cel – powinien być jak najbardziej konkretny. Czyli nie: podniesienie świadomości ekologicznej społeczeństwa, ale np. podniesienie wiedzy uczniów 30 łódzkich szkół na temat konieczności segregowania odpadów domowych. Formułując cel, można też zawrzeć czas, czyli np. że chodzi o organizację zajęć edukacyjnych w roku szkolnym 2008/2009. Pamiętajmy, że cel naszego projektu musi być spójny z celem konkursu.

Uzasadnienie – jest to miejsce, w którym mamy szansę przekonać oceniającego, że realizacja projektu jest KONIECZNA. Nie należy przesadzać oczywiście z ekspresją. Tekst najeżony sformułowaniami: problem jest potwornie poważny, sytuacja jest po prostu dramatyczna, niesamowite problemy, skrajna konieczność (nie są to bynajmniej wymyślone przykłady) nie spełni swojej przekonującej funkcji.

Jak przekonać oceniającego, by spośród 20 projektów dotyczących równie ważnego problemu, asesor ocenił nasz jako najlepiej przygotowany. Trzeba z jednej strony przekonać czytającego o tym, jak poważna jest sytuacja i nie można zwlekać z podjęciem działań, a po drugiej trzeba się trzymać konkretu. Uzasadnienie podbudowujemy własnymi wstępnymi badaniami. To robi wrażenie – problem jest znany, grupa docelowa zbadana i zainteresowana. Trzeba podać kiedy badania były robione, na jakiej próbie, co było konkretnie sprawdzane. Poza tym można oprzeć uzasadnienia na obiektywnych danych. Czyli nie tylko nam się coś zdaje, ale znajduje to potwierdzenie w statystykach, dokumentach strategicznych gminy/regionu/kraju, w analizach. Jeśli nie ma danych na jakiś temat, to piszemy że nie ma. W każdym przypadku piszemy prawdę, pamiętając, że asesor może to sprawdzić.

Zasięg – czasem jest to tak oczywiste dla piszącego, że nie pisze, jaki jest zasięg projektu. A przy ocenie ma znaczenie, czy uczestnicy szkolenia są z jednej gminy czy z całego województwa.

Grupa docelowa – im precyzyjniej opisana, tym lepiej. Określenia typu: ogół społeczeństwa się nie sprawdzają. Najlepiej, gdy z opisu wynika, że bardzo dobrze znamy grupę, do której kierujemy nasze działania. Potrzeby wcześniej już poznaliśmy, zbadaliśmy i wstępnie grupa jest zainteresowana naszym pomysłem. Jeśli mamy kilka grup, każdą opisujemy osobno. Wrzucenie do jednego worka samorządowców, liderów społecznych, dzieci i starców nie jest wskazane. Każda z tych grup ma zazwyczaj inne potrzeby i w inny sposób skorzysta, biorąc udział w planowanym przedsięwzięciu. Nie należy zapominać o opisie rekrutacji, a szczególnie o kryteriach naboru uczestników projektu.

Opis działań – woda jest żywiołem i wkrada się wszędzie, jest cenna w przyrodzie, ale niekonieczne we wniosku. Podróżnicy pakujący się na wyprawy psimi zaprzęgami dostawali instrukcję spakowania dajmy na to 25 kg rzeczy. A przed samym wyruszeniem byli proszeni o zmniejszenie bagażu o połowę. Na saniach jechały więc tylko najpotrzebniejsze przedmioty. Podobnie jest z wnioskiem, szczególnie tam, gdzie wisi nad nami widmo limitu znaków. Trzeba spojrzeć krytycznie i wyrzucić wszystkie zdania, które nie wnoszą nic nowego. Asesor generalnie ma dość dobrą pamięć, więc w opisie nie trzeba powtarzać zdań z uzasadnienia 3 akapity wcześniej. Stwierdzenia natury ogólnej typu: Puszcza Białowieska jest naszym dziedzictwem albo edukacja zdrowotna dzieci jest niezwykle ważna w dzisiejszych czasach, zabierają cenne miejsce, a można się domyślać, że oceniający to już wie.

Opis musi być jak najbardziej konkretny: co, gdzie, kiedy, jak, z kim. Wskazane jest podanie liczb np. uczestników, godzin szkoleń, dni szkoleniowych, miejsca, czasu, zarysu programu. Jeśli natomiast limitu nie ma, można się nieco rozpisać, niemniej opisywanie każdego działania na 5 stronach też nie jest dobrym rozwiązaniem. Najlepiej opisać planowane zadania w miarę zwięźle, podając wszystkie dane liczbowe na początku, a ewentualny szerszy opis zawrzeć w załączniku. Jeśli asesor będzie chciał więcej doczytać, to do niego zajrzy. Natomiast zmuszanie go do odnalezienia rozproszonych ważnych informacji wśród długiego elaboratu na pewno się nam nie przysłuży.

Rezultaty – to jeden z najważniejszych elementów projektu i zazwyczaj sprawia sporo kłopotów. Napisano tomy na temat tego, jak się je konstruuje, więc aby nie powtarzać dostępnych wskazówek, napiszę tylko, że nie można lekceważyć tej części opisu projektu. Asesorowi mówią one, w co się tak naprawdę inwestuje się pieniądze: co powstanie, co się zmieni. Trzeba wskazać rezultaty ilościowe np. nakład książki, ale też jakościowe, czyli że po przeczytaniu tejże książki czytelnik się zaktywizuje do działań, albo będzie więcej wiedział na temat susła perełkowanego i go będzie chronił. Trzeba też napisać, jak można te wskaźniki zweryfikować, czyli mówiąc po ludzku, jak da się sprawdzić, że wykonaliśmy to, co mieliśmy wykonać (np. zbadamy wiedzę i motywację przez ankiety, a nakład książki będzie widniał na fakturze z drukarni).

Budżet – kolejny temat rzeka, także opisany już wzdłuż i wszerz. Warto jednak wiedzieć, że:

• Rozpisywanie kwot na tzw. koszty jednostkowe ułatwiające ocenę;

Jeśli napiszemy, że koszt trenerów to 3200 zł, to asesor musi szukać danych w opisie, ile dni i godzin szkoleń planowaliśmy, ilu trenerów poprowadzi jedną grupę, ile tych szkoleń w ogóle będzie. A informacje te potrafią być rozsiane dosłownie wszędzie. I musi to wynotować, przeliczyć sobie i przy pozycji 125 budżetu traci powoli do nas serce.

Jeśli natomiast trzymamy się instrukcji i napiszemy: 2 trenerów x 8 godzin x 2 dni szkoleń x 100 zł = 3200 zł to oceni, ze stawka jest OK i pójdzie dalej.

• Kwota dotacji;

Najczęściej w konkursie jest napisane, że nie może być większa niż np. 500 tys. złotych, albo mieścić się w granicach 50-500 zł. Jeśli to kolejny nabór tego samego konkursu, to warto postudiować listę rankingową i zobaczyć kto, na co i ile dostał. Wiele można z tego wyciągnąć dla siebie. Np. informację, że choć kwota maks była 500 tys., to takie dofinansowanie dostał tylko 1 projekt, a 20 innych dostało poniżej 200 tys. Warto świadomie ocenić szansę: idziemy na całość i piszemy projekt na duży grant, albo wybieramy część działań i składamy mniejszy, na resztę działań starając się znaleźć dofinansowanie gdzie indziej.

Generalna uwaga: trudniej dostać duży grant. Asesor musi być w 150% przekonany do projektu dużego, np. na milion złotych, gdyż przyznanie takie dotacji oznacza, że pieniędzy nie otrzyma 5 innych inicjatyw na 200 tys. albo 10 jeszcze mniejszych.

• Koszty;

Należy pamiętać, że w każdym projekcie każda pozycja jest starannie analizowana. Więc nie warto liczyć na to, że w bardzo długim spisie część wysokich kosztów „zniknie”. Duże budżety są równie (jeśli nie bardziej) wnikliwie sprawdzane pod tym kątem.

Warto też wpisywać uzasadnienia szczególnie wysokich stawek, o czym mało kto pamięta. Czasami rzeczywiście konieczne jest kupienie wyjątkowo drogiego sprzętu lub zapłacenie wyższej niż rynkowa stawki i jest to możliwe do uzasadnienia. Ale jeśli tego uzasadnienia zabraknie, to asesor się nie domyśli, dlaczego wszyscy trenerzy dostają wynagrodzenia np. 80 zł za godzinę, a jeden 350 zł. Albo dlaczego wpisano na zakup aparatu fotograficznego 5000 zł.

• Wkład własny;

Nie od dziś wiadomo, że chętniej pomaga się ludziom, którzy sami się starają, organizują, wykazują aktywność. Nie chodzi jednak o to, by pracować za darmo. Jest to mit dotyczący III sektora, wyjątkowo mocno wpisany w świadomość wielu osób i równie wyjątkowo irytujący dla pracowników stowarzyszeń i fundacji. Nie wymaga się, by koordynator czy kierownik projektu pracował za darmo lub bardzo niskie wynagrodzenie. Niech będzie godnie opłacony. Ale jeśli mamy w projekcie wolontariuszy, a warto ich mieć, to pochwalmy się tym, opiszmy co oni będą robić, a także jak wolontariat wpłynie na ich życie np. zdobędą doświadczenie, kontakty, umiejętności. Podobnie jeśli chodzi o partnerów społecznych – postarajmy się, by gmina lub szkoła użyczyła sali, strażacy zapewnili ochronę, rodzice niech przygotowują stroje, babcie poczęstunek, dziadkowie wyremontują plac zabaw. Nawet jeśli tego nie wyceniamy i nie wpisujemy w budżet, warto o tym wspomnieć w tekście. Projekt taki bardzo dużo zyskuje. Takie „pospolite ruszenie” pokazuje, że nie tylko nam zależy na realizacji, że społeczność nas popiera i wspiera i oprócz wymiernych rezultatów osiągniemy także inne np. aktywizację społeczności i ich integrację, co w czasach coraz bardziej widocznego zamykania się na otoczenie jest nie do przecenienia.

Trwałość – jest też często zaniedbany punkt, gdzieś na szarym końcu formularza, za rezultatami i budżetem, nie mamy już siły i wpisujemy cokolwiek. To błąd. Trwałość jest równie ważna jak rezultaty. Pokazuje, że warto jest w dany pomysł zainwestować, bo jego oddziaływanie będzie na tyle duże, że wyjdzie poza ramy czasowe projektu. Czyli mówiąc inaczej: kończy się projekt, a efekty zostają. Nikt nie zwinął kramiku i nie zapanowała poprzednia stagnacja. Grupy nam się wyszkoliły, zaktywizowały, pozawiązywały współpracę i dalej się coś będzie działo.

Doświadczenie organizacji – często nie lubimy się chwalić. A trzeba. Jeśli dostaliśmy nagrodę wojewody

TO NAPISZMY TO W OSOBNYM WERSIE DUŻYMI LITERAMI.

Albo przynajmniej pogrubmy zdanie.

Ocenia się także zdolność organizacyjną. Bierze się tu pod uwagę, czy organizacja ma doświadczenie w danej dziedzinie i czy prowadziła już projekty o podobnej skali. Jeśli do tej pory dostawaliśmy granty do 5 tys. zł, a chcemy dostać 250 tys. – to może budzić wątpliwości: czy projektodawca poradzi sobie, zarządzając taką kwotą i nie mając w tym doświadczenia. Ale budżet na kwotę dwukrotnie większą niż w nasz przychód w ubiegłym roku – wygląda już realnie.

Jeśli nie prowadziliśmy większych projektów, a czujemy się już na siłach, można się ratować na kilka sposobów: zapraszamy do współpracy bardziej doświadczonego partnera i to podkreślamy. Zdarza się też, że sama organizacja jest młoda, ale osoby ją tworzące od 15 lat pracują w III sektorze i mają doświadczenie w realizacji bardzo dużych projektów – warto wtedy o tym napisać.

Warto jednak dobrze skalkulować, czy realizacja dużego projektu nie „zabije” naszej organizacji. Zdarza się, zwłaszcza w gdy projekt jest podzielony na transze lub gdy pieniądze są wypłacane po rozliczeniu, że projektodawca mus założyć własne środki na działania. Nie każda organizacja ma takie możliwości finansowe.

Trzeba też krótko opisać kompetencje zespołu i podział pracy (niekiedy ta część we wniosku nazywa się „zarządzanie projektem”. Pozwoli to ocenić, czy koordynator rzeczywiście musi mieć wpisany cały etat, a to, że płacimy 300zł za godzinę trenerowi wynika z tego, że jest on doktorem habilitowanym i wybitnym znawcą. Jeśli specjalista się zgodzi, to można w projekt wpisać jego nazwisko, bo asesorzy dość chętnie korzystają z wyszukiwarek. Poczytają, że nasz autor podręcznika jest np. rektorem Akademii Medycznej albo stypendystą Fulbrighta i wpiszą nam dużo punktacje za kompetencje.

Załączniki – o których często się zapomina, gdyż są na końcu. Załączamy, to co musimy i sprawdzamy, czy możemy załączyć też to, co chcemy. Tzn. czy oceniający będzie miał dostęp do tych dokumentów. Bo może zdarzyć się najgorsza wersja – nie sprawdziliśmy tego, jesteśmy zdegustowani limitem 300 znaków na opisanie działania, więc piszemy: szczegółowy opis konferencji znajduje się w załączniku. I co się dzieje: asesor patrzy na takie zdanie, załącznika nie dostał i nie może, choćby chciał, nam wpisać punktów za opis.

Projekt jest czymś zbliżonym do biznesplanu i tak też jest traktowany. Różni się misją, ale forma pozostaje bardzo podobna. Warto idealizm i zapał połączyć z takim właśnie ekonomicznym podejściem.

Autorka oceniała wnioski jako asesorka w jednym z programów dla organizacji pozarządowych.