Wysyłamy w podróż służbową pracownika, a on decyduje się podróżować własnym samochodem. Jakie są zasady zwrotu kosztów podróży w tym przypadku? Odpowiadamy na pytanie organizacji pozarządowej.
Użycie przez pracownika organizacji do podróży służbowej jego/jej własnego samochodu jest możliwe i możliwy jest zwrot kosztów takiej podróży oraz wykorzystania pojazdu. Ale trzeba spełnić określone warunki.
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Jak mamy rozliczyć podróż służbową? Czy można brać fakturę za paliwo, jeżeli nasza organizacja nie posiada samochodu, a podróżująca osoba używa swojego prywatnego?
Rozliczamy podróż osoby a nie zużyte paliwo
Odpowiedź na tak zadane pytanie brzmi: NIE. Faktura za paliwo nie jest kosztem w sytuacji gdy organizacja pozarządowa nie posiada samochodu. A nawet gdyby posiadała samochód, to sama faktura też byłaby niewystarczającą dokumentacją kosztów używania samochodu.
W takiej sytuacji rozliczane jest nie paliwo użyte do odbycia podróży, ale podróż i to podróż konkretnej osoby. I to właśnie zwrot kosztów podróży, (osoby zatrudnionej, ale także osoby niezatrudnionej w organizacji), jest uznawany za koszt działania podmiotu oraz jest zwolniony z PIT i naliczenia składek ZUS.
Dla pracowników i nie tylko
Przepisy opisują zwrot kosztów podróży dla pracowników - przepisy te zawarte są w ustawie - Kodeks pracy, a dla innych osób (wolontariuszy) w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, gdzie mówi się o tym, że organizacja ma obowiązek "pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, koszty podróży służbowych i diet" (art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).
Formalności i wymogi do spełnienia
Co ważne, by zwrot taki korzystał ze zwolnienia podatkowego i pełnego zaliczenia do kosztów organizacji, muszą być spełnione wymogi dotyczące limitów kwoty takiego zwrotu oraz wymóg odpowiedniego udokumentowania przejazdu, w tym przypadku, przejazdu samochodem.
Wymóg 1
Kwota zwrotu nie może przekraczać kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych rozporządzeniu o tzw. kilometrówce. Stawka kilometrówki jest tu zależna od pojemności silnika samochodu używanego do podróży. Np. przy pojemności silnika pow. 900 cm3 stawka wynosi 0,8358 zł/km. Kwota zwrotu nie może być wyższa niż przemnożenie ilości przejechanych kilometrów i tej stawki.
zob. rozporządzenie w sprawie kilometrówki w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Kancelarii Sejmu (aktualna stawka w rozporządzeniu zmieniającym z 2007 r.)
Wymóg 2
Drugi warunek przy podróży samochodem to zastosowanie odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu. Musi ona zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
- opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
- stawkę za jeden kilometr przebiegu;
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Wracając do wspomnianej w pytaniu faktury za paliwo, organizacja może określić, że zwrot za podróż odbywa się do wysokości kosztów zakupu paliwa (faktury za paliwo), ale nie zwalnia to jej z odpowiedniego (wyżej opisanego) udokumentowania kosztów przejazdu i wykazania, że kwota "zwrotu za paliwo" nie przekracza kwoty zwrotu wynikającej z limitu kilometrówki.
Zobacz w PORADNIK.NGO.PL
Źródło: inf. własna poradnik.ngo.pl
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy.
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23