ŚLIWIŃSKI: Wprowadzona przez ostatnią nowelizację ustawy o rachunkowości możliwość prowadzenia Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów może być wsparciem dla bardzo małych organizacji. Tym nieco większym może jednak utrudnić życie. Warto uważać przy podejmowaniu decyzji.
Krzysztof Śliwiński, poradnik ngo.pl
Z Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów mogą korzystać organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej, niemające statusu organizacji pożytku publicznego, których przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły 100 tysięcy złotych. Każda organizacja spełniająca te wymogi powinna jednak bardzo wnikliwie przeanalizować wszystkie za i przeciw, zanim skorzysta z tej możliwości. Może się okazać, że uproszczona ewidencja nie spełni w jej przypadku swojej funkcji, nie dostarczy odpowiednich i wiarygodnych informacji władzom i członkom samej organizacji, jak i jej partnerom, za to – paradoksalnie – przysporzy większej pracy osobie zajmującej się księgowością.
Im mniejszym budżetem dysponuje organizacja, tym większe szanse, że UEPiK spełni swoją rolę. Projekt ustawy zakładał, że korzystać z niej będą mogły organizacje o przychodach poniżej 50 tysięcy złotych. W czasie prac w parlamencie zwiększono tę kwotę do 100 tysięcy, chcąc uszczęśliwić więcej organizacji. Może się jednak okazać, że tym, które podejmą złe decyzje, wyświadczono tym samym niedźwiedzią przysługę.
Czemu? Powodów jest kilka.
Zderzenie porządków
Prowadząc UEPiK należy zbierać w prostym zestawieniu przychody i koszty. Trzeba jednak również zbierać dane potrzebne do wypełnienia deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8 z załącznikiem CIT-8/O). Dochodzi do zderzenia dwóch porządków: tak proste, jak w przypadku UEPiK, zestawienie przychodów i kosztów nie przystaje do rozbudowanej struktury informacji wymaganych przy rozliczeniu zwolnień podatkowych w deklaracji CIT-8/O.
Co to oznacza w praktyce? Sama tabela służąca do prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów na pierwszy rzut oka wydaje się intuicyjna. Wymaga wpisywania następujących po sobie dokumentów z podaniem danych kontrahenta, opisu zdarzenia, kwot przychodów (z wyodrębnieniem działalności odpłatnej i pozostałej) albo kosztów. Jednak podczas wpisywania poszczególnych kosztów intuicja może zawieść. Koszty powinny zostać bowiem podzielone na te stanowiące koszty uzyskania przychodu i te niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Wynika to z zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Obowiązek ten może być kłopotliwy nawet dla księgowych.
Do zebrania danych do deklaracji CIT, trzeba również sporządzać zestawienie przepływów finansowych. W tym wypadku nie można już mówić o prostocie, a raczej o poważnej specjalizacji. Zestawienie to ma służyć comiesięcznemu zebraniu informacji o przychodach i kosztach w podziale na stosowane w organizacji zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych. W tabeli powinniśmy również monitorować wydatkowanie środków zwolnionych z podatku pozostałych z poprzednich lat. Będzie to możliwe – ponownie – jedynie w przypadku organizacji o małych i mało zróżnicowanych przychodach.
Ile samorządów, tyle interpretacji?
Uproszczenie informacji księgowych do ogólnej kwoty przychodów i kosztów niesie ze sobą też konkretne ograniczenia. Nie ma w takim wypadku miejsca na podział przychodów i kosztów na poszczególne projekty (działania) organizacji. W efekcie ograniczona jest informacja o tym, z jakich źródeł zostały sfinansowane i ile kosztowały.
Wiąże się z tym bardzo poważny problem interpretacyjny dotyczący dotacji ze środków publicznych. Departament pożytku publicznego wciąż nie wydał opinii na temat tego, czy organizacja korzystająca z uproszczonej ewidencji może je otrzymać i rozliczyć. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie jasno wskazuje, że dotacje publiczne – czy to samorządowe, czy rządowe – wymagają rachunkowego wyodrębnienia w księgowości. Rozporządzenie wprowadzające UEPiK nie wyjaśnia nawet tego, czy w ogóle w jej ramach można zrealizować wymóg ustawy. Można się obawiać, że interpretacji tych przepisów będzie tyle, ile samorządów i instytucji rządowych przyznających dotacje.
Wiele obowiązków
Drugim ograniczeniem uproszczonej ewidencji jest brak informacji o posiadanych przez organizację aktywach, na przykład gotówce, stanie kont bankowych, zobowiązaniach czy należnościach dla organizacji. Nie będzie to problemem dla bardzo małej organizacji, ale zapanowanie i zebranie wiarygodnych informacji o całym majątku nawet nieco większej organizacji będzie już dużym wyzwaniem.
To zresztą nie koniec obowiązków. Dla każdej zatrudnionej w organizacji osoby, prowadząc UEPiK, trzeba będzie sporządzić oddzielną ewidencję wynagrodzeń, składek ZUS i zaliczek na podatek PIT. Analogiczny obowiązek dotyczy majątku rzeczowego i wartości niematerialnych i prawnych.
Dla kogo uproszczenie?
Oczywiście, są organizacje, dla których prowadzenie UEPiK może mieć sens. Nie dotyczy to jednak wszystkich organizacji, które miały w poprzednim roku przychód mniejszy niż 100 tysięcy. W praktyce uproszczenie księgowości może się sprawdzić w organizacjach, które:
- mają małe aktywa, niewielkie środki na koncie bankowym, mało środków w kasie, brak lub mało należności dla organizacji, brak lub mało zobowiązań;
- mają mało różnorodne przychody, na przykład tylko składki i pojedyncze darowizny;
- nie zatrudniają pracowników lub wypłacają jedynie pojedyncze wynagrodzenia w ciągu roku;
- nie planują ubiegać się o dotacje, status organizacji pożytku publicznego czy prowadzić działalność gospodarczą.
Rozwój może być zabójczy
Dla części organizacji jest to pozytywna zmiana – pod warunkiem, że chcą kolejny rok działać w podobnej skali. Nagły rozwój, oznaczający znacząco wyższe i różnorodne przychody, może okazać się dla organizacji zabójczy. Nie można bowiem zrezygnować z wybranego sposobu prowadzenia księgowości w ciągu roku.
Dla wielu organizacji, które spełniają formalne wymogi pozwalające prowadzić UEPiK, zdecydowanie się na nią może oznaczać znacznie więcej pracy, niż wynikałoby z zasad prowadzenia zwykłej księgowości. Trzeba o tym pamiętać, zanim podejmie się decyzję. Inaczej organizacje mogą się poważnie naciąć.
Czym żyje III sektor w Polsce? Jakie problemy mają polskie NGO? Jakie wyzwania przed nim stoją. Przeczytaj debaty, komentarze i opinie. Wypowiedz się! Odwiedź serwis opinie.ngo.pl.
Dla wielu organizacji zdecydowanie się na UEPiK może oznaczać znacznie więcej pracy, niż wynikałoby z zasad prowadzenia zwykłej księgowości.
