Organizacja pozarządowa komunikuje się z otoczeniem na różnych płaszczyznach. Najpopularniejsza jest płaszczyzna międzyludzka i marketingowa, ale to niejedyne obszary, w obrębie których kierujemy przekaz do kogoś z zewnątrz. Warto zastanowić się, w jaki sposób ten przekaz kierować i co mówić, żeby być dobrze odebranym przez drugą stronę.
Przygotowaliśmy szczegółowy plan, który ułatwi zbudowanie skutecznej komunikacji z otoczeniem dla naszej organizacji.
To pierwszy i od razu najtrudniejszy punkt, bo polega na tym, że musimy wyjść z roli osoby, która zna swoją organizację i spojrzeć na nią z boku, a najlepiej z góry. Tu należy rzetelnie wymienić sposoby komunikowania się z otoczeniem i obszary, w których się komunikujemy, a potem wyodrębnić te, w których ta komunikacja szwankuje. Na przykład, przygotowujemy jakiś projekt i nigdy nie narzekamy na wolontariuszy chętnych do pomocy, ale bardzo ciężko jest nam zdobyć zainteresowanie mediów. To znaczy, że warto skupić się na nowych sposobach docierania do dziennikarzy, a nic nie zmieniać w rekrutacji wolontariuszy. Wydaje się proste, ale trzeba sobie na początku uświadomić, że taki problem w ogóle istnieje. Stąd potrzeba swoistej samooceny i wyłapania nawet drobnych błędów, które w dużej ilości prowadzą do nieefektywnej komunikacji z otoczeniem.
Dalej. Załóżmy, że prowadzisz schronisko dla zwierząt. Twoimi naturalnymi towarzyszami są zwierzęta i to z nimi spędzasz najwięcej czasu, ale nie możesz zapomnieć o ludziach, bez których to schronisko nie będzie sprawnie funkcjonować. Warto poznać lokalnych urzędników, którzy pomogą w załatwianiu niezbędnych pozwoleń i innych spraw. Powinieneś poznać lokalnych działaczy, którzy angażują się w pomaganie czworonogom. Warto zaprosić do siebie dziennikarza, który pisze o problemie bezdomności zwierząt. Wchodzenie w relacje z tymi wszystkimi ludźmi przełoży się na sprawne funkcjonowanie twojego schroniska i sprawi, że informacja o nim będzie zataczała coraz większe kręgi. Przy ocenianiu sposobów komunikacji z otoczeniem i kanałów warto wymienić, w jaki sposób komunikujemy się i gdzie to robimy. Czy mamy stronę www, prowadzimy Facebooka, rozdajemy ulotki, a może są to inne kanały.
Tu kluczowa jest precyzja. Nasza organizacja na pewno istnieje po coś. Posłużmy się przykładem z poprzedniego punktu. Schronisko istnieje po to, żeby pomagać bezdomnym zwierzętom. Ale to ogólny cel. Powinniśmy wyznaczać też mniejsze cele i sposoby ich realizacji. Na przykład, zakładamy, że w ciągu roku zorganizujemy 20 nowych pomieszczeń dla psów i 10 dla kotów oraz pozyskamy dwóch nowych sponsorów, którzy przeznaczą na to pieniądze. Oczywiście wyznaczając cele i strategie do nich musimy oprzeć się o analizę lokalnego “rynku”, czyli sprawdzić, jak ludzie i instytucje reagują na powiększanie się schroniska i naszą działalność. Tu niezbędne są właśnie kontakty, o których mówiliśmy w pierwszym punkcie.
Jeżeli w mieście, w którym powstało twoje schronisko jest już jedno, a nawet więcej, to nie staraj się z nimi agresywnie konkurować. Zacznij od próby współpracy i wyznaczenia wspólnych zadań. Nie zapominając jednocześnie o tym, żeby komunikować swoją niepowtarzalną cechę. Zastanowienie się, dlaczego twoje schronisko jest jedyne w swoim rodzaju być może będzie wymagało czasu, ale to wyróżni je na tle innych i nawet jeśli ze sobą współpracujecie, to taki wyróżnik pomoże przy zdobywaniu nowych sponsorów.
Już wiesz, co chcesz powiedzieć i jak to zrobić, które kanały komunikacji są skuteczne i którzy ludzie pomogą rozprzestrzeniać wiadomość o twojej organizacji. Warto pochylić się nad samą wiadomością, bo nie tylko unikalność jest tu ważna. Oprzyj się na pięciu poniższych punktach, żeby twój komunikat był skuteczny.
Zastanów się, w jaki sposób będziesz komunikować się z otoczeniem i które kanały będą najskuteczniejsze. Wymieniamy listę najpopularniejszych:
a. strona internetowa,
b. social media,
c. reklama w internecie,
d. własny blog,
e. eventy na żywo,
f. newslettery,
g. ulotki,
h. bannery/plakaty,
i. reklama w radio, TV. Oczywiście, w tym przypadku trzeba określić również do kogo będziemy kierować swój przekaz i uzależnić od tego wybór narzędzi komunikacyjnych.
Organizacja pozarządowa ma swój określony budżet na różne dziedziny działalności. Komunikacja z otoczeniem powinna być jedną z nich. Warto postarać się, żeby, szczególnie na początku działalności, budżet na komunikację był dość pokaźny, bo to informacja krążąca na zewnątrz przyprowadzi do naszej organizacji ludzi i dodatkowe fundusze. Warto skonstruować miesięczny kalendarz, w którym zaznaczymy, ile i na co pieniędzy wydamy w ramach komunikowania się z otoczeniem. Dobrze też pamiętać, że wiele rzeczy możemy mieć prawie za darmo, bo na przykład prowadzenie konta w sieciach społecznościowych nie kosztuje nic, a może nam dać bardzo wiele pożytku.
Nie wystarczy tylko jednorazowo przygotować dobry przekaz i rozprzestrzeniać go w najlepszych dla nas kanałach. Trzeba trzymać rękę na pulsie i kontrolować, jak ludzie reagują na nasze komunikaty oraz modyfikować je w zależności od sytuacji. Nie chodzi też o to, żeby poprawiać coś, co dobrze funkcjonuje, ale wprowadzać zmiany tylko wtedy, kiedy pojawiają się tylko symptomy kłopotów. Obserwowanie reakcji odbiorców na nasz komunikat pozwala uniknąć bardzo wielu nieporozumień i poznać ich potrzeby oraz oczekiwania. Trzeba też pamiętać, żeby wyznaczyć granicę, bo to my prowadzimy organizację, a nie nawet bardzo życzliwi nam ludzie i to my wyznaczamy jej cele oraz sposób funkcjonowania.
Pamiętaj!
– Bądź zawsze wierny swoim ideom.
– Bądź szczery w stosunku do swojej publiczności, czyli ludzi, którzy są w jakiś sposób powiązani z twoją organizacją.
– Analizuj przeszłość i teraźniejszość, żeby tworzyć skuteczne rozwiązania na przyszłość.
– Podkreślaj swoją wyjątkowość i daj poczuć ludziom, że to oni ją tworzą.
– Nie zanudzaj ludzi, inspiruj ich!
– Na każdym etapie śledź swoje komunikaty i szukaj nowych sposobów docierania do nowych ludzi.
Źródło: lublin.ngo.pl
