Organizacje pozarządowe opisują wykonanie zadania publicznego na formularzu sprawozdania. Oprócz tego zazwyczaj muszą okazać Urzędowi do kontroli oryginały faktur, rachunków i umów, które są wymienione w rozliczeniu – były finansowane z dotacji lub z wkładu własnego. Czy urzędnicy przeprowadzający taką kontrolę mogą przystawiać na tych dokumentach swoje pieczątki – na dowód, że je sprawdzili? Odpowiada Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi – Marcin Wojdat.
http://www.sxc.hu/photo/640586
Komentarz warszawa.ngo.pl
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 20 oraz art. 71-76) organizacja ma obowiązek przechowywania oryginałów dokumentów finansowych (zwanych dowodami księgowymi czy dowodami źródłowymi) w sposób staranny, zapobiegający dokonywania na nich jakichkolwiek zmian.
Udostępnianie oryginałów tych dokumentów, osobie trzeciej (np. sponsorowi) jest możliwe (art. 75):
- zawsze za zgodą osoby kierującej organizacją („kierownika jednostki”), czyli w przypadku organizacji np. prezesa zarządu organizacji;
- jeśli dokumenty są udostępniane poza siedzibą organizacji – wymagana jest pisemna zgoda osoby kierującej organizacją oraz pozostawienie w jej siedzibie potwierdzonego spisu przekazanych dokumentów (art. 75 pkt 2).
Tak więc w sytuacji kiedy Urząd Miasta prosi o przedstawienie oryginałów dokumentów księgowych do kontroli, osoba kierująca organizacją powinna na piśmie wyrazić zgodę na przekazanie tych dokumentów. Do takiej zgody powinien być załączony spis dokumentów udostępnionych do kontroli. Powinien on zawierać dane umożliwiające identyfikację danego dokumentu źródłowego (np. nr faktury, data, nazwa instytucji, NIP, kwota). Na spisie powinna znaleźć się również informacja i potwierdzenie przyjęcia dokumentów przez Urząd.
