Zakończył się rok, a to oznacza, że księgowość powoli przygotowuje się do sporządzenia sprawozdania finansowego. Zanim Zarząd zatwierdzi sprawozdanie, powinien umieć zrobić trzy proste rzeczy: wychwycić techniczne czerwone flagi (czyli sprawdzić, czy sprawozdanie jest poprawne rachunkowo), zadać pytania, które pokażą, czy liczby opisują realną działalność organizacji, i dopiero wtedy spokojnie podjąć decyzję o zatwierdzeniu dokumentu.
Wstęp
W wielu organizacjach dzieje się coś pozornie niewinnego:
- sprawozdanie finansowe jest poprawne „rachunkowo” (system je wygenerował, plik się domyka, wszystko ma swoje miejsce),
- ale nie jest poprawne „merytorycznie” (czyli nie pokazuje tego, co faktycznie robicie i jak działacie – bo brakuje informacji od zespołu i Zarząd nie ma narzędzi, żeby to zweryfikować).
A konsekwencje bywają bardzo praktyczne. Nawet jeśli sprawozdanie jest formalnie poprawne, może:
- zaniżyć Waszą „zdolność” w oczach grantodawców (np. gdy liczy się średnia przychodów z 3 lat),
- zaburzyć obraz skali działań statutowych (np. wygląda, jakbyście prawie nic nie robili, bo koszty wylądowały w „zarządzie”),
- utrwalić błędną strukturę na kolejne lata, bo kolejny rok porównuje się do poprzedniego.
Co więcej, błędne księgowania (nie rachunkowo, a merytorycznie, czyli błędne przypisanie przychodów i kosztów do rodzaju działalności) może znacząco wpłynąć na wysokość odprowadzanych podatków.
Dlatego warto umieć zrobić dwa szybkie testy przed złożeniem:
1) Poziom 1 – czy sprawozdanie jest poprawne rachunkowo (czy liczby „trzymają zasady”),
2) Poziom 2 – czy sprawozdanie jest poprawne merytorycznie (czy liczby opisują prawdziwą działalność fundacji/stowarzyszenia).
Poniżej przedstawiam 5 najczęstszych i najważniejszych punktów z każdego poziomu. To są przykłady – nie lista kompletna – ale opisuję je tak, aby było wiadomo dlaczego to ważne i jak rozpoznać błąd.
Poziom 1: 5 sygnałów, że coś może być nie tak rachunkowo
1) Bilans się nie równoważy: aktywa ≠ pasywa
Bilans zawsze musi się zamknąć. Każda różnica oznacza błąd w danych, zamknięciu roku albo mapowaniu do sprawozdania.
Jak rozpoznać:
Już w samym bilansie widać różnicę między sumą aktywów i pasywów – nawet minimalną. To nie jest drobiazg, tylko sygnał, że sprawozdanie jest technicznie wadliwe.
2) Rozliczenia międzyokresowe mają wartość ujemną lub nielogiczną
RMK często maskują błędne ujęcia kosztów i przychodów. Ujemna wartość lub brak jasnego uzasadnienia to typowy sygnał problemu.
Jak rozpoznać:
Nie da się szybko wyjaśnić z czego składa się kwota RMK albo pojawia się znak minus. To znak, że coś zostało przesunięte nie tam, gdzie powinno.
3) Wynik finansowy nie jest spójny między RZiS a bilansem
Wynik musi być identyczny w obu częściach sprawozdania. Różnice wskazują na niedomknięcie ksiąg lub błąd prezentacji.
Jak rozpoznać:
Kwota zysku/straty różni się między raportami albo nie pojawia się w funduszu własnym.
4) Koszty i przychody trafiły do niewłaściwego roku (cut-off)
To jeden z najczęstszych błędów zamknięcia – szczególnie w projektach na przełomie roku.
Jak rozpoznać:
Duże faktury z grudnia lub stycznia są ujęte w „złym” okresie albo intensywny projekt nagle nie ma kosztów w końcówce roku.
5) Informacja dodatkowa niczego nie wyjaśnia
To element, który powinien tłumaczyć liczby. Jeśli są duże zmiany lub nietypowe pozycje bez komentarza – sprawozdanie jest słabsze jakościowo.
Jak rozpoznać:
Po przeczytaniu informacji dodatkowej nadal nie wiesz, skąd biorą się duże różnice rok do roku.
Poziom 2: 5 sygnałów, że liczby nie opisują realnej działalności NGO
1) Mieszają się rodzaje działalności
Brak jasnej informacji, czy koszt lub przychód dotyczy działalności:
- statutowej nieodpłatnej,
- statutowej odpłatnej,
- gospodarczej.
Jak rozpoznać:
Największe dokumenty roku trudno przypisać do konkretnego rodzaju działalności albo księgowość nie potrafi wyjaśnić klasyfikacji.
2) Koszty zarządu są podejrzanie wysokie
To często efekt braku opisu projektowego dokumentów. Koszty trafiają do administracji „na wszelki wypadek”.
Jak rozpoznać:
Koszty zarządu rosną, mimo że organizacja realizowała wiele działań merytorycznych.
3) Projekty nie są widoczne w sprawozdaniu
Duży rok projektowy powinien być widoczny w przychodach i kosztach. Jeśli liczby tego nie pokazują – informacja projektowa nie trafiła do ksiąg.
Jak rozpoznać:
Porównujesz kalendarz działań z RZiS i skala pracy „znika” w liczbach.
4) Umowy usługowe wyglądają jak granty (albo odwrotnie)
Rachunkowo wszystko może być poprawne, ale merytorycznie struktura przychodów zaczyna zniekształcać obraz organizacji.
Jak rozpoznać:
Rosną przychody sprzedażowe, choć organizacja działa głównie grantowo albo odwrotnie.
5) Sprawozdanie zaniża obraz stabilności organizacji
Błędna klasyfikacja przychodów i kosztów wpływa na:
- średnią przychodów z kilku lat,
- ocenę grantodawców,
- wiarygodność partnerstw.
Jak rozpoznać:
Liczby „na papierze” nie pasują do realnej historii rozwoju organizacji.
Dlaczego te przykłady są tak ważne?
To najczęstsze sytuacje, które pojawiają się w NGO. Nie chodzi o to, żeby Zarząd "robił" księgowość.
Chodzi o to, żeby przed złożeniem sprawozdania umieć:
- zobaczyć techniczne czerwone flagi,
- zadać pytania o sens merytoryczny liczb,
- i dopiero wtedy spokojnie zatwierdzić dokument.
Źródło: B-Zone Beata Etmanowicz
