Publicystyka - ngo.pl

Nasza organizacja rozpoczęła działalność 24 listopada 2016 roku. W związku z tym do końca grudnia nie prowadziliśmy zbyt wielu działań. Zastanawiamy się, czy wobec tego musimy składać sprawozdanie finansowe za tak krótki okres?

Generalna zasada

Większość organizacji pozarządowych (czyli te, które przyjęły, że rok obrotowy jest równy kalendarzowemu) musi sporządzić sprawozdanie finansowe (potocznie nazywane bilansem) za rok 2016 do końca marca 2017 roku, następnie przyjąć to sprawozdanie, a na koniec złożyć je do urzędu skarbowego (a w przypadku części organizacji także do innych instytucji). Ostateczne terminy na złożenie sprawozdania finansowego to:

• 10 lipca na wysłanie sprawozdania do urzędu skarbowego, 
• 15 lipca, a w 2017 roku wyjątkowo 17 lipca (bo 15 wypada w sobotę), na wysłanie sprawozdania do KRS przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą, oraz
• 15 lipca, a w 2017 roku wyjątkowo 17 lipca (bo 15 wypada w sobotę), na umieszczenie sprawozdania w bazie sprawozdań OPP przez organizacje pożytku publicznego.

Zobacz: wszystkie ważne dla NGO terminy sprawozdawcze w 2017 roku.

Obowiązek składania sprawozdań finansowych dotyczy wszystkich zarejestrowanych stowarzyszeń i fundacji – nawet jeśli są bardzo małe, opierają się na pracy wolontariuszy i nie zatrudniają żadnych pracowników; nie mają żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponoszą też żadnych kosztów (czyli nie mają tzw. obrotów). Nawet w takiej sytuacji sporządza się bilans, rachunek zysków i strat i informację dodatkową (czyli wszystkie trzy części sprawozdania finansowego), wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe.

Nowo zarejestrowane organizacje

Nowe organizacje, które zarejestrowały się w drugiej połowie poprzedniego roku (tj. po 1 lipca 2016 włącznie), mają dwie możliwości:

1. Mogą sporządzić sprawozdanie finansowe za dłuższy niż rok okres sprawozdawczy, łącząc rok obrotowy 2016 z 2017. Konkretnie polega to na połączeniu zapisów ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego za okres drugiej połowy roku, w którym zostały zarejestrowane, z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W rezultacie organizacje te mogą złożyć w 2018 roku sprawozdanie finansowe za część roku 2016 plus za cały rok 2017. Tak więc w samym 2017 r. sprawozdania nie robią i nie składają go do urzędu.
    
2. Mogą sporządzić sprawozdanie finansowe za pierwszy, krótki okres swej działalności. Czyli jeśli np. powstały w listopadzie 2016 r., to zrobią sprawozdanie za okres listopad 2016 - grudzień 2016. Takie sprawozdanie składają do urzędu skarbowego jeszcze w 2017 r. (inaczej niż w p. 1).

Wybór musi zostać zapisany w polityce rachunkowości, w której wskazujemy początek i koniec pierwszego okresu sprawozdawczego. Jeśli organizacja w statucie nie określiła okresu sprawozdawczego innego niż kalendarzowy, to pierwszy okres sprawozdawczy rozpoczyna się w momencie zarejestrowania organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (czy w ewidencjach starosty, jak jest w przypadku stowarzyszeń zwykłych czy klubów sportowych), a kończy się albo 31 grudnia pierwszego roku kalendarzowego albo 31 grudnia kolejnego roku.

Organizacja, która powstała w drugiej połowie 2016 roku ma zatem możliwość przeniesienia obowiązku złożenia sprawozdawania za rok 2016 na rok następny (z roku 2017 na 2018). Może też sprawozdać się z tego krótkiego okresu działania (listopad 2016 – grudzień 2016) już w 2017 roku.

Pierwsza możliwość
Organizacja może przenieść obowiązek złożenia sprawozdania za rok 2016, czyli może złożyć w 2018 roku sprawozdanie za okres od listopada 2016 roku do końca grudnia 2016 plus za cały rok 2017.

Jeśli organizacja chce skorzystać z tej możliwości, REKOMENDUJEMY, aby w takiej sytuacji złożyła pisemne oświadczenie do swojego urzędu skarbowego (tj. właściwego ze względu na siedzibę) o podjętej przez nią decyzji, powołując się na przepisy, które dają jej takie prawo (podstawa prawna znajduje się na końcu tekstu). Przepisy nie narzucają takiego obowiązku, jednak warto poinformować o swojej decyzji urząd skarbowy, aby zapobiec ewentualnym zapytaniom urzędu w tej sprawie.

Druga możliwość
Organizacja sporządza sprawozdanie finansowe z działalności w 2016 roku według zasad obowiązujących inne organizacje (większość organizacji), i składa je do urzędu skarbowego najpóźniej do 10 lipca 2017 r. Nie ma tu znaczenia, czy rzeczywiście przez ten krótki okres (listopad-grudzień 2016) zdążyła podjąć jakieś działania i czy miały miejsce jakiekolwiek przepływy finansowe.

Chociaż prawo pozwala nowym organizacjom przesunąć termin złożenia sprawozdania, w praktyce lepiej jest, aby organizacja sporządziła i wysłała do urzędu skarbowego sprawozdanie z pierwszego, krótkiego okresu działalności. Dlaczego?

Po pierwsze jest to dobre ćwiczenie dla nowo powstałej organizacji – pozwala zastanowić się nad kondycją finansów NGO, i zderzyć z bardzo ważnym obowiązkiem.

Po drugie jest to też działanie mile widziane przez potencjalnych darczyńców, sponsorów, grantodawców, a także odbiorców działań organizacji.

Określenie przez organizację pozarządową okresu sprawozdawczego do sprawozdania finansowego jest ważne także dla sporządzanej przez nią deklaracji podatkowej CIT-8. Deklaracja CIT-8 musi być sporządzona za taki sam okres, jak sprawdzanie finansowe. Nie można CIT-8 sporządzić za okres krótszy (część 2016 roku), a sprawozdania za okres dłuższy (część 2016 roku połączona z 2017) - spełniając oba obowiązki musimy wziąć pod uwagę taki sam czas (ten sam okres).

zobacz też: W maju i czerwcu dzieje się w sprawozdaniach [infografika]

• ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047)

[Ilekroć w ustawie jest mowa o] roku obrotowym - rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

• ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1888 z późn. zm.)

W przypadku podjęcia po raz pierwszy działalności w drugiej połowie roku kalendarzowego i wybrania roku podatkowego pokrywającego się z rokiem kalendarzowym, pierwszy rok podatkowy może trwać od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym rozpoczęto działalność.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej?
Zadaj pytanie: http://poradnik.ngo.pl/zapytaj.