Kto „rządzi” w stowarzyszeniu? Kto „rządzi” w projekcie? Koordynator, dyrektor czy zarząd, a może walne zgromadzenie członków? Kto decyduje o wydawaniu pieniędzy z projektów? - pyta stowarzyszenie z Warszawy.
autor: http://www.sxc.hu/profile/marcello99
Dużo też zależy, czego dotyczy spór. Jeśli podejmowania decyzji – to w statucie (a jeśli tego tam nie ma, to w regulaminie zarządu) powinien być opisany sposób podejmowania decyzji przez zarząd i w jaki sposób organizacja może zaciągać zobowiązania prawne i finansowe (czy konieczna jest zgoda całego zarządu, czy dwojga członków, czy np. prezesa i skarbnika – w różnych organizacjach jest to różnie rozwiązane).
To zarząd zazwyczaj podpisuje umowy, decyduje o realizacji projektów, zatrudnianiu, a dyrektor czy koordynatorzy mają rolę pracowników, wykonujących zadania, uzgodnione z zarządem, nawet jeśli są to ich autorskie, twórcze pomysły. Możliwe jest oczywiście upoważnienie różnych osób w jakichś zakresach do podejmowania decyzji.
Warto przypomnieć, że zarząd nie tylko „zarządza”, ale i odpowiada za decyzje (a więc i ewentualne pomyłki) księgowego i koordynatorów projektów czy dyrektora. Dla własnego dobra powinien nadzorować ich prace. Stosowanym rozwiązaniem jest podzielenie się: każdy członek zarządu „pilnuje” jakiegoś projektu.
Przyczyną nieporozumień może być też niejasny dla osób z organizacji podział kompetencji: czyli mówiąc wprost, to, w jakim zakresie decyzje merytoryczne może podejmować koordynator (lub dyrektor), do jakich kwot mogą oni zaciągać zobowiązania finansowe, a powyżej jakich może to robić wyłącznie zarząd. Dobrze jest gdy te sprawy są dobrze zdefiniowane i spisane, aby w razie konfliktu łatwo można było rozstrzygnąć spór.
Inną sprawą, która wiąże się z kompetencjami, to obieg dokumentów finansowych –czyli „droga dokumentu”, np. umowy z wykonawcą: kto ją przygotowuje, kto podpisuje, kto akceptuje merytorycznie (np. czy koszt „mieści się” w projekcie) i rachunkowo (czy jest prawidłowy) i potem: kto dekretuje (czyli opisuje i wskazuje, z jakiej dotacji lub innego źródła finansowania ma być pokryty ten koszt). Na tej podstawie księgowy księguje wydatek.
Organizacje przyjmują różne modele – w zależności od liczby projektów, pracowników – i przede wszystkim możliwości finansowych. W średnich organizacjach sprawami finansowymi zajmuje się dyrektor, zazwyczaj jego decyzje akceptuje i sprawdza członek zarządu (składając podpis na dokumencie finansowym). Koordynatorzy włączają się w to lub nie – mają to określone w zakresie obowiązków. Często są odpowiedzialni za merytoryczną stronę realizacji projektów lub mogą dokonywać wydatków w niewielkim zakresie.
W małych organizacjach nie ma tak rozbudowanych struktur. Bez względu na nazwę stanowiska: członek zarządu, dyrektor czy koordynator kluczowe jest wybranie osoby, która ma ogląd całości i zazwyczaj kontaktuje się z księgowym. Jest to szczególnie ważne, jeśli organizacja realizuje kilka projektów i do każdego zazwyczaj musi mieć finansowy wkład własny. Ktoś musi to spinać, aby nie pogubić się w takiej układance. Ważna jest też koordynacja działań, właściwe rozłożenie obowiązków między pracowników czy wolontariuszy. Bardzo rekomendowanym rozwiązaniem jest tzw. „drugie oko” – czyli druga osoba, która sprawdza, czy nie popełniono błędu. Pomyłki zdarzają się każdemu, a o wiele łatwiej jest naprawić błędy, jeśli są ono wychwytywane na bieżąco.
Jeśli spory w zarządzie dotyczą kwestii „filozoficznych”, misyjnych, np. w jakim kierunku ma rozwijać się organizacja, czy nie powinna zmienić swych celów, statutu – to ich rozstrzygnięcia powinno dokonać walne zgromadzenie członków. To ono decyduje o fundamentalnych sprawach stowarzyszenia.
Wiele z opisanych wyżej zasad (np. to, jak wygląda obie dokumentów) powinno znaleźć się w obowiązkowym dokumencie o nazwie „polityka rachunkowości” zobacz: http://informatorium.ngo.pl/x/472456
Źródło: inf. własna (ngo.pl)
