Publicystyka - ngo.pl

Obserwując sposób funkcjonowania warszawskich komisji, łatwo zauważyć, że nie działają one według jednego, ustalonego schematu. Czasem wynika to z odmiennych pomysłów na funkcjonowanie komisji, czasem – z nieznajomości zasad, które ułatwiają uzyskanie pozytywnych efektów. Przyjrzyjmy się zatem głównym błędom popełnianym przez KDS i DKDS.

1. Brak planu spotkań

Plan spotkania to ważny dokument. Dzięki niemu osoby uczestniczące w obradach mogą się do nich właściwie przygotować – przemyśleć dyskutowane kwestie i sformułować argumenty. Sprawia to, że prezentowane stanowiska są rzetelne i odzwierciedlają idee reprezentowanych przez nas organizacji. Dodatkowo, jeśli komisja prześle taki dokument odpowiednio wcześnie, członkowie zyskają możliwość zgłaszania uwag i sugestii – te zaś wpłyną na lepszą organizację spotkania.

2. Dyskusje nie na temat

Jednym z nawyków, które negatywnie wpływają na efektywność działań komisji, jest odbieganie od tematu spotkania. Jeśli przebieg spotkania nie pokrywa się z przygotowanym wcześniej programem (zarówno pod kątem tematów, jak i czasu przeznaczonego na omówienie poszczególnych kwestii), trudniej jest zdefiniować jasne cele i zjednoczyć siły dla lepszej realizacji danego przedsięwzięcia.

Zdarza się też, że przedstawiciele organizacji poruszają tematy, na które komisja jako ciało dialogu nie ma realnego wpływu, lub które znajdują się w obszarze kompetencji innej komisji. Upewnijmy się, że nasze zamierzenia są właściwie sformułowane i pozwalają nam na podjęcie odpowiednich działań.

3. Brak liderów w składzie prezydium

Prezydium pełni bardzo ważną rolę w działaniu komisji, dlatego wyboru jego przedstawicieli należy dokonywać odpowiedzialnie i świadomie. Zaangażowany i kompetentny lider potrafi wyprowadzić komisję z kryzysu, ale także właściwie zarządzać jej sukcesami – tak, by skorzystać na nich w przyszłości.

4. Słaba współpraca z urzędem

Niesatysfakcjonująca współpraca z urzędem (lub brak jakiejkolwiek możliwości współpracy) sprawia, że osiągnięcie pozytywnych rezultatów dialogu staje się wręcz niemożliwe. Przedstawiciele komisji powinni oczekiwać, że w ich spotkaniach uczestniczyć będzie osoba przygotowana i kompetentna, która realnie reprezentuje urząd. Warunkuje to podjęcie tematów, na które – jako organizacje – nie mamy pełnego wpływu.

5. Małe zaangażowanie członków komisji

Choć udział w obradach komisji jest dobrowolny, część uczestników nie angażuje się w pełni w jej działanie. Warto zastanowić się, jak swoją funkcję spełnia osoba, która podczas takich spotkań reprezentuje naszą organizację. Czy podejmuje starania, by głos organizacji był słyszalny na forum komisji, czy też udział w jej pracach to dla niej jeden z wielu zawodowych obowiązków?

6. Niedogodny czas i miejsce spotkania

Wybierając termin i miejsce spotkania, upewnijmy się, że będą one dogodne dla jak największej liczby członków komisji. Pamiętajmy, że dla wielu osób uczestnictwo w KDS to zadanie dodatkowe, którego podejmują się niezależnie od pracy zawodowej – nie powinniśmy więc ustalać terminu spotkania bez wcześniejszych konsultacji.

7. Brak informacji o spotkaniach komisji

Informowanie za pośrednictwem strony www.um.warszawa.pl o terminach spotkań komisji, ich przebiegu oraz rezultatach jest istotne nie tylko z punktu widzenia członków komisji, ale również osób, które zastanawiają się nad dołączeniem do jej grona. Dostępność tych informacji znacznie ułatwia znalezienie partnerów do wspólnej realizacji ważnych społecznie celów, a członków komisji mobilizuje do regularnego uczestnictwa w obradach. Aby zwiększyć zasięg tworzonych przez nas treści, warto rozważyć ich promocję np. na Facebooku lub stronach WWW organizacji członkowskich.

Powyższa lista nie wyczerpuje problemów, z którymi borykają się przedstawiciele komisji – pokazuje jednak, jak wiele zależy od odpowiedniego przygotowania i konsekwencji w działaniu. Warto o tym pamiętać, by w nowym sezonie lepiej i sprawniej realizować założone cele.

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.

Oto rzeczy, o których warto pamiętać, by w nowym seonie lepiej i sprawniej realizować założone cele.