Publicystyka - ngo.pl

W sprawozdaniu znajdziemy odpowiedzi na pytania dotyczące:

– liczby spotkań i ich lokalizacji, głównych tematów,

– tego, ile organizacji w nich średnio uczestniczyło,

– liczby członków komisji na początku i na końcu roku,

– tego, czy obecny był przedstawiciel urzędu lub biura,

– czy obowiązywał regulamin,

– ile razy spotkało się prezydium,

– tego, czy w ramach komisji działały zespoły robocze, a jeśli tak, jak intensywnie i czym się zajmowały,

– czy komisja konsultowała konkursy i dokumenty, czy oceniała małe granty,

– czy komisja współpracowała z samorządem oraz czy podejmowała inne działania.

Mamy więc głównie miejsce na wstawienie cyferek i zaznaczenie tak/nie. Nic dziwnego, że jego uzupełnieniem zajmują się zazwyczaj przewodniczący czy też członkowie prezydiów, którzy mają dostęp do niezbędnych danych. Członkowie komisji dostają następnie sprawozdanie do akceptacji i niestety na tym najczęściej kończą się podsumowania w KDS-ach i DKDS-ach.

Sprawozdanie roczne może być jednak doskonałym pretekstem do porozmawiania z członkami komisji. Rozpoczynając od informacji, ile było spotkań, warto zapytać o to, czy to w skali działania KDS/DKDS dość, czy może warto by było spotykać się częściej? Może być też to pretekst do pytania, czy członkowie czują się obciążeni obowiązkami, a może mogliby wziąć na siebie więcej? Może też na zaangażowanie mogłoby wpłynąć rotacyjne miejsce spotkań i np. odwiedziny w siedzibach organizacji? Będzie to stosunkowo łatwe do wprowadzenia w przypadku komisji dzielnicowych. To też czas na rozmowę o liczbie aktywnych członków – zebranie pomysłów na zaktywizowanie pozostałych i myślenie o tym, jak trafić do tych, którzy jeszcze z komisją nie mieli styczności. Temat obecności urzędników na pewno wybrzmi przy podsumowaniu. Jeśli komisja czuje brak zaangażowania ze strony samorządu, można spróbować spisać postulaty.

Zwyczajni członkowie powinni mieć też możliwość wypowiedzenia się odnośnie tego, czy są zadowoleni z działania prezydium i zespołów roboczych – a członkowie tych ciał z kolei podzielenia się refleksjami. Postarajmy się ocenić zasadnicze działania KDS lub DKDS: konsultacje konkursów i dokumentów, udział w komisjach konkursowych i inne podejmowane inicjatywy. Merytoryczna działalność powinna w ogóle być omawiana na osobnym spotkaniu. W sytuacji idealnej byłyby to dwa warsztaty: jeden dotyczący technicznej strony działania komisji, drugi – merytorycznej.

Zagadnień jest wiele, do końca roku większości komisji zostały dwa spotkania i pewnie nie ma co się czarować, że uda się zrealizować dwa warsztatowe spotkania. Jak więc uzyskać odpowiedzi na powyższe pytania, a przy okazji jeszcze wypełnić druk sprawozdania?

Tematy można pogrupować, a uczestników spotkania podzielić na zespoły tak, aby każdy pracował nad jednym szerszym zagadnieniem. Praca nie może być zbyt długa, bo kluczowa będzie prezentacja jej efektów na forum grupy i przedyskutowanie ich. Przy założeniu, że pracujemy w trzech grupach, wykorzystując kartki do flipczarta i flamastry, 20 minut powinno wystarczyć, kolejne 40 minut zarezerwujmy na prezentację i dyskusję, pilnując, żeby zostało jeszcze 20 minut na podsumowanie. Zachowując dyscyplinę, powinniśmy mieć sensowny materiał, zamykając posiedzenie w 1,5 godziny.

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.

Sprawozdanie roczne może być doskonałym pretekstem do porozmawiania z członkami komisji.