Publicystyka - ngo.pl

Ewaluacja, odmieniana na wszelkie sposoby, może się wydać trudna, nudna i żmudna. Jakby jednak nie nazwać tego procesu jest on istotny z perspektywy projektowania bardziej sensowych, angażujących i przydadnych działań na przyszłość. Także w zespołach takich jak KDS-y.

Dlaczego warto to robić? Gdy pytamy ludzi o ich opinie oraz dajemy im wpływ na dezycje lub nawet drobne zmiany działa to angażująco. A na zaangażowaniu członków i członkiń komisji bardzo zależy prezydiom. Kolejnym argumentem jest to, że otwarta dyskusja o sukcesach i wyzwaniach jest doskonałą lekcją dialogu – formułowanie własnych opinii w sposób odnoszący się z szacunkiem do innych, proponowanie konstruktywnych rozwiązań dotyczących pracy komisji jest doskonałą okazją do ćwiczenia przydatnych przy konsultacjach społecznych kompetencji. Ponadto zbieranie informacji i opinii na temat mijającego roku jest bardzo użyteczne w kontekście określenia celów i planu działań komisji na następny rok.

Po pierwsze – odpowiednie nastawienie do tego procesu. Ewaluacja, aby spełniła swoją funkcję, powinna być osadzona w takich wartościach jak otwartość, partnerska rozmowa i nastawienie na zmianę. Celem ewaluacji w Komisji Dialogu Społecznego jest budowanie współodpowiedzialności i zwiększanie świadomości organizacji o tym, co wspiera dialog, a co go utrudnia. Po drugie – krótko i na tamat. Nie budujmy skomplikowanych i długich ankiet. Zebranie kluczowych czynników istotnych z perspektywy organizacji i urzędników może odbyć się sprawnie podczas spotkania lub za pośrednictwem zwięzłego narzędzia interenetowego. Dlatego trzeba chwilę zastanowić się, jakie tematy są dla komisji najwazniejsze z perspektywy jej funkcjonowania i nimi się zająć. Po trzecie – przedstawienie i wykorzystanie wyników i wniosków z ewaluacji. Warto wspólnie, na posiedzeniu komisji zastanowić się, jak wzmacniać mocne strony Komisji, jakie działania się sprawdziły, co warto rozwijać, a co zmienić.

Wydaje się, że naturalną sytuacją jest zainicjowanie ewaluacji przez przewodniczącego lub prezydium komisji. Mogą oni uzyskać wsparcie w przygotowaniu i/lub przeprowadzeniiu spotkania lub badania ankietowego w SCWO.

Ewaluacja może dotyczyć różnych ważnych zagadnień związanych z działaniem komisji. M.in. obszarów takich jak:

• Prowadzenie konsultacji projektów dokumentów. Przykładowe pytania, na które można szukać odpowiedzi to: Na ile sposób zbierania opinii jest angażujący dla wszystkich? Co pomagało zaangażować się w konsultacje? Jakie największe bariery udziału w konsultacjach widzą organizacje?

• Współpraca komisji z urzędem: Jakie efekty współpracy dostrzegamy w tym roku? Co miało wpływ na współpracę? Czego potrzebują urzędnicy od organizacji/prezydium, a czego organizacje od urzędników?

• Organizacja i prowadzenie posiedzeń komisji: Jakie czynniki zachęcały do udziału w posiedzeniach, a jakie zniechęcały? Co usprawnia pracę komisji? Co angażuje członków/członkinie?

• Współpraca/komunikacja między samymi organizacjami: Jak organizacje współpracowały ze sobą w ramach komisji w tym roku? Czy poziom współpracy jest satysfakcjonujacy? Co ułatwia komunikację? Co ma wpływ na atmosferę współpracy?

Możemy też pytać ogólnie o doświadczenia działania w komisji – co jest zdaniem organizacji i urzędników mocną stroną naszej komisji, a co jest problemem lub wyzwaniem, czego brakuje, co nie działa tak, jakbyśmy chcieli.

Podsumowaniem ewaluacji powinno być sformułowanie rekomendacji na przyszłość:

• Co powinniśmy kontynuować, jakie sprawdzone rozwiązania stosować, jakie czynniki wzmacniać?

• Co zacząć robić? Czy i jakie nowe rozwiązania wprowadzić?

• Z czego zrezygnować? Co nie działa i nie ma sensu tego ciągnąć?

Sposobów i metod prowadzenia ewaluacji jest wiele. Jeśli zależy nam na czasie, możemy przyjąć dwie strategie.

1. Przeprowadzenie spotkania ewaluacyjnego: Na 2-3 godzinnym spotkaniu jesteśmy w stanie podsumować mijający rok i sformułować rekomendacje na przyszłość. Metoda, którą możemy zastosować to np. Word cafe – Kawiarenka. Aranżujemy salę w taki sposób, aby stworzyć miejsca przy stolikach. Ich liczba odpowiada liczbie obszarów ewaluacyjnych lub pytań, które chcemy omówić. Ważne, by atmosfera spotkania była swobodna i zachęcająca do dyskusji. Poinformujmy uczestników i uczestniczki o celach spotkania ewaluacyjnego oraz zachęćmy do otwarości i uszanowania opini innych. Wszystkie głosy są ważne. Przy stolikach kilkuosobowe grupy (max 6 osób przy jednym stoliku) dyskutują - każda na inny temat - odpowiadając na pytania ewaluacyjne (np. jedna grupa dyskutuje o konsultacji dokumentów, inna o współpracy z urzędem, kolejna o organizacji i prowadzeniu spotkań, etc). Po ok. 25 min. dyskusji oraz notowania jej efektów na dużej płachcie papieru grupy zmieniają stoliki, a tym samym tematy. Zapoznają się ze spisanymi opiniami poprzedników, dyskutują i dopisują swoje uwagi. Uczestnicy zmieniają stoliki do momentu, gdy każda z grup będzie miała okazję zapoznać się i wypowiedziec na każdy temat. Dyskusję z grup podsumowujemy na forum, zastanawiając się wspólnie nad rekomendacjami na przyszłość w każdym z obszarów.

2. Zebranie informacji on-line: Ten sposób może być etapem przygotowującym do spotkania planującego nowy rok pracy komisji. Opinie dotyczące ważnych dla nas kwesii zbieramy za pośrednictwem elektronicznej ankietki np. dostępnego bezpłatnie formularza Google Drive (o wykorzystaniu nowych technologii w pracy komisji pisaliśmy więcej tutaj). Przygotowanie formularza dostosowanego do naszych potrzeb jest dość intuicyjne, nie wymaga posiadania konta na gmailu - wystarczy wejść na stronę www.google.pl i wybrać w rozwijanym menu ikonę Dysk, zarejestrować się, a następnie utworzyć nowy formularz google.

Warto jednak, aby konto było przypisane do e-maila komisji, zarządzanego przez aktualne prezydium tak, by uniknąć kłopotów z dostępnością. Funkcja ta jest bardzo użyteczna ze względu na możliwość wysłania linka do formularza i szybkiego wypełnienia ankiety on-line przez członków/członkinie komisji na każdym nośniku (komputerze lub telefonie typu smartfon). Program automatycznie podsumowuje dane w formie zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym (excell) oraz uproszczonego raportu z podsumowaniem wszystkich odpowiedzi. Przykładowa ankieta dot. ewaluacji jednego ze szkoleń, przygotowana w oparciu o formularz google, dostępna jest tutaj.

Dowiedz się, co ciekawego wydarzyło się w III sektorze. Śledź wydarzenia ważne dla NGO, przeczytaj wiadomości dla organizacji pozarządowych. Odwiedź serwis wiadomosci.ngo.pl.