Publicystyka - ngo.pl

Koordynator wolontariatu to zawód, który łączy w sobie wiele różnych ról. Jesteśmy po trochu liderami zespołów, menedżerami, strategami, logistykami, producentami wydarzeń, mówcami motywacyjnymi, fundraiserami…

Aby sprostać tym wszystkim wyzwaniom, potrzeba wielu zróżnicowanych kompetencji. Niektóre z nich można kształcić podczas grupowych form edukacji, takich jak szkolenia i warsztaty. Zauważmy jednak, że nawet najlepiej przygotowane szkolenie nie będzie w stanie w pełni odpowiedzieć na indywidualne potrzeby każdego z uczestników – program siłą rzeczy okaże się uśrednieniem.

Dodatkowo im bardziej zaawansowana grupa, tym trudniej przygotować atrakcyjną propozycję, ponieważ uczestnicy są już na takim poziomie kompetencji, na którym potrzeba wyspecjalizowanych informacji, dotyczących bardzo precyzyjnych wycinków rzeczywistości.

W takiej sytuacji znajdują się zazwyczaj koordynatorzy wolontariatu z dużym stażem w zawodzie, pracujący w organizacjach z długą tradycją programów wolontariackich. Aby się rozwijać, potrzebują oni form indywidualnych, nastawionych na analizę konkretnej sytuacji, w której się znajdują. Co więcej – ta analiza wcale nie musi dotyczyć aspektów związanych stricte z wolontariatem czy nawet działalnością społeczną. Czasem koordynator wolontariatu najbardziej potrzebuje porady od specjalisty z nieco innego świata zawodowego.

W takiej sytuacji warto sięgnąć po formy rozwojowe, które umożliwiają zarówno indywidualne podejście, jak i ożywczość wynikającą z kontaktu z odmienną branżą. Jedną z nich może być mentoring. Właśnie do takiego wniosku doszliśmy w Centrum Wolontariatu.

W 2020 roku szukaliśmy odpowiedzi na pytanie, jak dobrze wspierać koordynatorów wolontariatu, stale zwracających uwagę na potrzebę pogłębionej, systematycznej refleksji. Ich wyzwania dotyczyły przede wszystkim kompetencji menedżerskich, zarządzania sobą w czasie i wykorzystywania swoich mocnych stron w pracy. Postanowiliśmy, że wypróbujemy, czy mentoring – relacja oparta na tym, że mentor dzieli się swoim doświadczeniem – mógłby wypełnić lukę rozwojową.

Jako eksperci do spraw wolontariatu i przedstawiciele organizacji, która spaja środowisko wolontariackie, wiedzieliśmy, że możemy skutecznie rozpropagować ideę wśród koordynatorów. Potrzebowaliśmy jednak kogoś, kto wniósłby wiedzę o tym, jak modelowo poprowadzić program mentoringowy. Taką rolę w programie odegrało Polskie Stowarzyszenie Mentoringu, z którym nawiązaliśmy współpracę trwającą nieprzerwanie do dziś. Wiedza i doświadczenie Polskiego Stowarzyszenia Mentoringu gwarantuje, że mentoring spełnia najwyższe standardy profesjonalizmu, a status Centrum Wolontariatu w środowisku – że program trafia w potrzeby koordynatorów.

W lutym 2021 r. zainaugurowaliśmy pierwszą edycję programu mentoringowego dla koordynatorów wolontariatu, która trwała do stycznia 2022 r. Drugą odsłonę programu prowadziliśmy w okresie kwiecień 2022 r. – luty 2023 r. Trzecią edycję rozpoczęliśmy w kwietniu 2023 r. i planujemy ją skończyć w grudniu 2023 r.

Pierwszym etapem każdej edycji była rekrutacja mentees, czyli koordynatorów chcących skorzystać z mentoringu. W dwóch pierwszych odsłonach programu zdecydowaliśmy się na rekrutację zamkniętą – jako organizatorzy wysłaliśmy zaproszenia do wybranych przez nas osób z organizacji różnego typu: instytucji kultury, NGO-sów, ośrodków pomocy społecznej, szkół itp. Mentorami zostali zarówno doświadczeni koordynatorzy wolontariatu, jak i przedstawiciele innych środowisk zawodowych.

Nieco inny model rekrutacji przyjęliśmy podczas trzeciej edycji programu: mentees zgłaszali się sami i wypełniali ankiety, na podstawie których wyłoniliśmy grono uczestników. Mentorzy podobnie jak poprzednio pochodzili z różnych branż. Niektórzy z nich współpracowali z nami przy poprzednich edycjach, inni dołączyli do nas po raz pierwszy.

Pilotażowa edycja programu zgromadziła dziewięć par mentoringowych. W drugiej współpracę podjęły cztery pary. W trzeciej edycji – z otwartą rekrutacją – do programu dołączyło osiemnaście par, ale ostatecznie relację kontynuowało czternaście par.

Po rekrutacji mentees i mentorów program przebiega według konkretnego scenariusza.

1. Jako organizatorzy dobieramy w pary mentorów i mentees na podstawie ankiet, które dotyczą m.in. celów rozwojowych, doświadczenia zawodowego, preferencji co do stylu pracy.
2. Mentee i mentor spotykają się na sesji zerowej, podczas której rozmawiają o celach współpracy i wzajemnie sprawdzają, jak czują się jako członkowie tej pary mentoringowej. To okazja, aby zweryfikować, czy zaproponowane parowanie rokuje na przyszłość.
3. Jeśli obie strony chcą podjąć współpracę, spisują kontrakt mentoringowy. Mentee i mentor opisują w nim, nad jakimi celami rozwojowymi mentee będą pracować, w jaki sposób to zrobią, do jakich rezultatów i w jakim czasie chcą dojść. Ustalają także kwestie organizacyjne, takie jak m.in. forma i częstość spotkań.
4. Zaczyna się etap regularnych spotkań w parach. Mentee i mentor zwykle odbywają od sześciu do ośmiu sesji mentoringowych w trakcie trwania programu.
5. Równolegle jako organizatorzy monitorujemy przebieg programu: sprawdzamy, czy pary pracują, czy potrzebują naszego wsparcia, jakie elementy logistyczne możemy usprawnić.
6. Relacja mentoringowa kończy się sesją podsumowującą, podczas której mentee i mentor rozmawiają o tym, czy i w jakim stopniu mentee osiągnął wyznaczone cele. Takie spotkanie to też okazja, aby obie strony mogły dać sobie informację zwrotną i podziękować za współpracę.
7. Program kończy się spotkaniem w gronie wszystkich uczestników, podczas którego ewaluujemy edycję, świętujemy sukcesy i zbieramy wnioski na przyszłość.

Jak widać, sednem programu jest współpraca w parze między mentorem a mentee. To właśnie od niej zależy powodzenie projektu. Dobra organizacja programu ma przede wszystkim sprzyjać temu, aby pary były dobrze dobrane, miały o czym rozmawiać i pracowały regularnie.

Dotychczasowe edycje programu mentoringowego przyniosły koordynatorom wiele korzyści. Uczestnicy pisali w ankietach ewaluacyjnych między innymi o tym, że dzięki mentoringowi:

• spojrzeli na swoje kompetencje w innym świetle,
• wzrosło w nich poczucie sprawczości, pewności siebie i samoświadomości,
• zdobyli „brakujące elementy układanki”: znaleźli rozwiązania, których długo i bezskutecznie szukali w pojedynkę,
• zyskali większą pewność i świadomość działań, które podejmują, i procesów, w których uczestniczą,
• znaleźli źródło nowej motywacji do pracy, rozwoju i szukania rozwiązań,
• zyskali nie tylko teoretyczną wiedzę, lecz także na wskroś praktyczną perspektywę.

Nie tylko koordynatorzy wolontariatu zyskali na udziale w programie. Mentoring rozwija także mentorów. Relacjonowali oni, że dzięki mentoringowi:

• dostali szansę, aby podzielić się z kimś swoim doświadczeniem,
• nierzadko mogli sprawdzić się w nowej roli,
• mogli czerpać satysfakcję z tego, że wspierają kogoś w rozwoju,
• zaspokajali potrzeby – na przykład samorozwoju, wspólnoty, relacji,
• ćwiczyli kompetencje – na przykład słuchania, formułowania informacji zwrotnych, zadawania trafnych pytań,
• poszerzyli swoje horyzonty.

Widzimy również wiele korzyści środowiskowych. Dzięki programowi mentoringowemu na rynku pojawiła się nowa propozycja rozwojowa dla koordynatorów wolontariatu, w dobry sposób uzupełniająca już dostępne formy edukacji. Mentoring uruchomił wiele kontaktów między różnymi branżami, co pozwoliło zainspirować się wieloma przykładami „spoza naszej bańki”. To także kolejny krok do tego, aby zawód koordynatora wolontariatu rzeczywiście stał się zawodem – profesjonalnym, lecz niepozbawionym swoich cech charakterystycznych, do których z pewnością należą empatia, elastyczność i działanie na rzecz celów wyższego rzędu. Właśnie dlatego zamierzamy kontynuować program mentoringowy. Kolejną, czwartą już edycję planujemy rozpocząć wiosną 2024 r.

Autorką artykułu jest Katarzyna Osior-Szot, koordynatorka programu, mentorka, trenerka, ekspertka Stowarzyszenia Centrum Wolontariatu