Publicystyka - ngo.pl

Trudno wyobrazić sobie dobre i skuteczne zarządzanie bez rozmawiania i wymiany informacji. Komunikacja wewnętrzna pełni szczególnie istotną rolę w stowarzyszeniach i fundacjach, gdzie w dużej mierze zespoły tworzone są w oparciu o wolontariuszy i wolontariuszki. W zespole, który pracuje poza godzinami pracy zawodowej, często akcyjnie i bez wynagrodzenia finansowego, tym większe znaczenie ma komunikacja w kontekście budowania dobrych relacji i sprawnej wymiany informacji.

Na zarządzanie składa się kilka elementów, tj. planowanie i organizowanie działań, motywowanie zespołu, a także kontrolowanie.

Wciąż niedoceniane, a bardzo istotne w pracy organizacji pozarządowej jest planowanie. Organizacje często dają sobie pozwolenie na bycie spontanicznymi. Działacze i działaczki niekiedy w swojej kreatywności i zapale zapominają o tym, że zanim się rozpocznie kolejną akcję, warto ją zaplanować. W kontekście komunikacji oznacza to np. spotkać się w zespole i przedyskutować pomysł – za i przeciw, szanse i zagrożenia, ewentualny plan B do planu A. Bywa również, że pomysłodawcy w swojej chęci działania zapominają o skonsultowaniu pomysłu z resztą zespołu, co w późniejszym czasie może poskutkować jego niższym zaangażowaniem w nieswój pomysł.

Zatem główna zasadą, która wzmocni komunikowanie na etapie planowania jest znalezienie czasu i przestrzeni na ten proces. W codziennej pracy mogą być to po prostu spotkania zespołu, a przy tworzeniu długofalowych koncepcji wyjazdowe planowanie strategiczne.

Pomocne na etapie planowania tych krótko i długoterminowych działań mogą być następujące narzędzia:

• Dyskusje, burze mózgów, konsultacje pomysłów, tworzenie mapy myśli, czyli narzędzia pobudzające kreatywność wśród rozmawiających,
• Moderacja spotkań prowadzona przez zewnętrzną osobę, która zbiera pomysły i porządkuje dyskusję, spisuje pomysły.

Kiedy mamy określone cele naszych działań i stworzony plan, ważnym elementem jest jego wdrożenie, czyli organizowanie zasobów ludzkich, finansowych i technicznych niezbędnych do realizacji planu. Na tym etapie komunikacja pozwala na bieżące sprawdzanie postępów prac, reagowanie na zagrożenia, rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, reagowanie na zmianę. Pomocnymi w kontekście organizowania pracy mogą być następujące narzędzia:

• Regularne spotkania zespołu, podczas których można omówić bieżącą realizację zadań i ewentualne trudności z tym związane,
• Tworzenie i monitorowanie harmonogramów pracy z określeniem poszczególnych etapów, dla których opisane są konkretne rezultaty do osiągnięcia,
• Prowadzenie wspólnego kalendarza np. kalendarz w Google,
• Listy sprawdzające („check listy”) – spisane zadania, czynności, zakupy itd. do zrobienia i odhaczenia.

W celu budowania i podtrzymywania zaangażowania osób w działania organizacji, konieczne jest stałe motywowanie zespołu współpracowników. Organizacje pozarządowe często nie mają środków finansowych do przyznawanie premii, czy nagród. Tym bardziej ogromną rolę w motywowaniu odgrywa komunikacja, dzięki której można budować dobrą atmosferę i dobre relacje w organizacji, których nie zastąpi nawet największa premia finansowa.

Warto pamiętać o:

• Docenianiu, nagradzaniu, świętowaniu sukcesów poprzez głośne dziękowanie za wspólną pracę, szczególnie po udanym, wspólnym przedsięwzięciu,
• Podkreślaniu roli całego zespołu w osiąganiu sukcesu, fetowaniu udanych akcji, choćby poprzez wspólne wypicie kawy czy wyjście do kina,
• Tworzeniu przestrzeni do rozwiązywania konfliktów poprzez reagowanie na napięcia w zespole, omawianiu ich, próbie rozwiązywania zamiast ukrywania konfliktów, dawaniu poczucia bezpieczeństwa członkom zespołu,
• Tworzeniu przestrzeni do integrowania poprzez organizowanie spotkań i wyjazdów służących lepszemu poznawaniu się, budowania więzi,
• Tworzeniu przestrzeni do rozwoju poprzez ustalanie indywidualnych planów rozwoju poszczególnych pracowników/wolontariuszy, uwzględniających szkolenia, wyjazdy, kursy podnoszące kwalifikacje osób. Takie formy nagradzania pracowników często bywają bezpłatne. Możliwe jest również planowanie ich w ramach pisanych projektów.

Jednym z elementów zarządzania jest kontrolowanie osób odpowiedzialnych za wykonywanie danych zadań. Ten element bywa trudny dla członków zespołu, w którym często osoby nie biorą wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Tym bardziej niezbędne jest jawne rozmawianie o zobowiązaniach i jawne ustalanie zasad rozliczania się z nich. Ważnym elementem jest także oderwanie się od oceniania osób na rzecz rozliczania wykonanej pracy i osiągniętych rezultatów. Pomocnymi w procesie kontroli i wewnętrznego monitoringu mogą być następujące narzędzia:

• Konstruktywna informacja zwrotna, która pozwala na wyciągnięcie wniosków na przyszłość, zamiast wytykania błędów i potknięć. Jest ona ukierunkowana na zmianę ku lepszemu i wzmocnienie relacji między rozmawiającymi,
• Komunikat „ja” umożliwia mówienie o swoich uczuciach, emocjach i przekonaniach, w sposób nieobrażający, nieobciążający i nieoceniający odbiorcy/ów tego komunikatu,
• Mówienie o sytuacji a nie o osobie pozwala rozwiązywać trudności związane z daną sytuacją, a jednocześnie nie jest oceną drugiego człowieka,
• Wspólne określenie jasnych sposobów mierzenia osiąganych rezultatów – np. wszyscy w zespole wiedzą, że raz na kwartał sprawdzane są dokumenty potwierdzające realizację zadań lub każda z osób raz na miesiąc tworzy sprawozdanie z wykonanej pracy,
• Okresowa analiza pracy danej osoby, uwzględniająca jej mocne strony, sukcesy, ale także obszary do zmiany i poprawy.

Wymienione narzędzia na poszczególnych etapach zarządzania mogą być wskazówką w ulepszaniu wewnętrznej komunikacji w organizacji pozarządowej. Jednak warto pamiętać, że organizacja to nie tylko zespół pracowników i wolontariuszy, który spotyka się na co dzień, ale również ciała statutowe takie jak zarząd, czy członkowie stowarzyszenia.

W natłoku zadań bywa, że komunikacja na linii zarząd – członkowie/inie i przyjaciele organizacji sprowadza się do zaproszeń na walne zebranie członków. A przecież naczelną ideą organizacji, a w szczególności stowarzyszenia, jest aktywne ich zaangażowanie w funkcjonowanie organizacji. Warto pamiętać o zachęcaniu członków stowarzyszenia do częstszego kontaktu z organizacją, niż tylko do udziału w corocznym zebraniu.

W celu podtrzymania kontaktu warto pamiętać o:

• Stworzeniu i uaktualnianiu bazy danych teleadresowych członków/iń organizacji,
• Wysyłce informacji i/lub zaproszeń do członków/iń i przyjaciół organizacji o planowanych wydarzeniach tj. festyny, szkolenia, akcje, imprezy, zbiórki itp.,
• Stworzeniu grupy dyskusyjnej w formie forum internetowego dla członków/iń i przyjaciół organizacji,
• Organizowaniu stałych spotkań integracyjnych np. przy okazji świąt lub rocznicy powstania organizacji,
• Zachęcaniu członków/iń i przyjaciół organizacji do kontaktu,
• Wysyłki wewnętrznego newslettera dla członków/iń (np. raz na 2 miesiące),
• Prowadzeniu kroniki wydarzeń i życia organizacji, udostępnianej członkom i przyjaciołom organizacji.

Komunikacja to z jednej strony nadawanie komunikatów, ale również ich odbieranie. W tym kontekście niemożliwe jest skuteczne komunikowanie się, gdy nie słucha się tego, co mówią potencjalni odbiorcy naszych informacji. Zatem trzeba wiedzieć do kogo i jak mówić, ale także kogo i jak słuchać, by umiejętnie nawiązać dialog i wymienić się informacjami.

Komunikowanie się jest nierozłączną cechą zarządzania. W szczególności tam, gdzie ogromną rolę odgrywa czynnik ludzki, gdzie jest nastawienie na wsłuchiwanie się w potrzeby i oczekiwania. Niewiele organizacja działa niczym fabryka, gdzie każda czynność jest wystandaryzowana i wykonywana mechanicznie w ten sam sposób, o tej samej porze, z taką samą mocą, przy użyciu tych samych materiałów.

W organizacjach pracuje się z ludźmi o różnych potrzebach, zasobach, umiejętnościach i wiedzy. Tu nie wystarczy wcisnąć guzik, który uruchomi uniwersalną pomoc dla uniwersalnego odbiorcy.

Zatem dobra komunikacja w organizacji pozarządowej:

• Powinna uwzględniać chęć poznania swojego rozmówcy – jego nawyków, potrzeb, zwyczajów komunikacyjnych (jedna osoba woli rozmawiać w grupie, inna potrzebuje spisanych wniosków po spotkaniu, a dla jeszcze innej niezbędne będzie do podjęcia dyskusji zobaczenie zestawienia danych w postaci wykresów graficznych),
• Powinna być różnorodna, wychodzącą naprzeciw różnorodnym potrzebom, uwzględniająca narzędzia najbardziej adekwatne do potrzeb i predyspozycji danej osoby/grupy.

Podsumowując, warto rozmawiać, ale także słuchać, patrzeć, pytać oraz dawać sobie i innym przestrzeń do bycia ciekawym drugiej osoby, bez względu na pełnioną w organizacji pozarządowej funkcję. Wtedy komunikacja będzie naturalnym elementem wspierającym zarówno realizację zadań, tworzenie dobrych relacji pomiędzy osobami realizującymi te zadania jak i ich odbiorcami.

autorka: Marta Makuch

Artykuł na potrzeby projektu pn. „Akcelerator NGO”.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.