Każda zmiana, która zachodzi w stowarzyszeniu czy fundacji, powinna być w jakiś sposób udokumentowana, np. za pomocą protokołów, uchwał czy oświadczeń składanych przez właściwe osoby. Nie wszystkie zmiany muszą być zgłaszane do Krajowego Rejestru Sądowego – wyjaśnia ekspertka z serwisu poradnik.ngo.pl.
http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Krs4DSC_0273.JPG
KRS to sąd, w którym stowarzyszenia i fundacje uzyskują (poprzez rejestrację) osobowość prawną. Do sądu należy tez zgłaszać zmiany, które zaszły w stowarzyszeniu lub fundacji; ich zakres jest dość szeroki. Do najważniejszych należą:
- zmiana nazwy organizacji
- zmiana statutu (tj. zmiana jakichkolwiek zapisów w statucie)
- zmiana adresu siedziby
- zmiany osobowe w zarządzie i organie nadzoru (czyli najczęściej: komisji rewizyjnej lub w radzie fundacji) i zmiana sposobu reprezentacji (która jest zapisana w statucie)
- powołanie jednostek terenowych (oddziałów)
- rozpoczęcie lub zakończenie działalności gospodarczej
- likwidacja organizacji.
Zmiany, zgodnie z art.22 ustawy o krajowym rejestrze sądowym, należy zgłaszać w ciągu 7 dni od daty wydarzenia, które powoduje konieczność zgłoszenia zmiany.
Zarząd ten sam: zgłaszać do KRS?
W opisanej przez czytelniczkę ngo.pl sytuacji walne zebranie postanowiło przedłużyć kadencje wszystkim członkom dotychczasowego zarządu. Nie zaszła zmiana w składzie osobowym zarządu ani w sposobie reprezentacji. Dlatego nie ma konieczności złożenia wniosku do KRS.
Co najwyżej można złożyć dokumenty (uchwałę o przedłużeniu kadencji wraz z protokołem z walnego zebrania i listą obecności) przy okazji zgłaszania jakichś zmian do KRS. Będzie to dla sądu jasna informacja, że działający zarząd nadal jest prawomocny. Sąd umieści dokumenty w aktach rejestrowych organizacji, i będą one do wglądu dla potencjalnych zainteresowanych, zgodnie z zasadą jawności danych w KRS.
Warto pamiętać, że dokumenty, które składa się do KRS (takie jak uchwały, protokoły, listy obecności) powinny być oryginałami albo poświadczonymi urzędowo odpisami.
Natomiast trzeba upewnić się, czy jest możliwe, aby ci sami członkowie mogli pełnić swoje funkcje w zarządzie przez kolejną kadencję. Reguluje to statut stowarzyszenia.
UWAGA!
Dokumenty, które są świadectwem zmian – a więc protokoły, uchwały czy oświadczenia – powinny być oryginałami i należy je przechowywać zarówno na wypadek ewentualnej kontroli, jak i dla obecnych i przyszłych władz organizacji.
Podstawa prawna:
- Ustawa o krajowym rejestrze sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. (Dz. U. Nr 168, poz. 1186 z późn. zm)
Art. 9.
- Dla podmiotu wpisanego do Rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu.
- Jeżeli przepis szczególny nakazuje zgłoszenie określonych danych sądowi rejestrowemu lub wpisanie ich do Rejestru, a dane te nie podlegają według przepisów ustawy wpisowi do określonego działu Rejestru, dokumenty zawierające te dane oraz dokumenty wymienione w art. 47a ust. 2 składa się do akt rejestrowych.
Art. 22.
Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny tanowi inaczej.
Art. 49.
- Stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, zgodnie z przepisami rozdziału 2, jeżeli przepisy poniższe nie stanowią inaczej.
- Rozporządzenie ministra sprawiedliwości w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach z dnia 30 listopada 2011 r.
- Statut stowarzyszenia
Źródło: inf. własna (ngo.pl)
