Publicystyka - ngo.pl

Na początku przypomnijmy:

Dotyczy to sprzedaży towarów i usług w formie: 

• odpłatnej działalności pożytku publicznego
• działalności gospodarczej.

1. Sprzedaż dla osób prywatnych przekroczyła limit 20 tys. zł rocznie 

2. Sprzedaje towary lub świadczy usługi wymienione w §4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przykładowo: 

• Organizacja prowadzi usługi porad prawnych,
• Organizuje dyskoteki czy potańcówki na które sprzedaje bilety, 
• Sprzedaje komputer, aparat fotograficzny czy inny sprzęt elektroniczny który posiada, a który nie jest jej już potrzebny,
• Sprzedaje płyty CD zespołów działających przy organizacji.

Wiemy kiedy trzeba mieć kasę fiskalną w NGO. Zajmijmy się teraz praktyczną stroną jej wyboru i obsługi.

Kasy fiskalne z kopią papierowa, to takie które zapisywały kopie danych na rolce papierowej. Kas tych nie można już kupić, lecz jeśli ktoś taką posiada może z niej korzystać do wykorzystania pamięci fiskalnej. W przypadku poważniejszej awarii urządzenia, należy liczyć się z tym, że nie da się jej już naprawić. 

Kasy fiskalne z kopią elektroniczną, to urządzenia które zapisują wszystkie dane elektronicznie (najczęściej na karcie pamięci). Kasy te można było kupić do końca 2022 roku. Wymiana pamięci w tych kasach będzie możliwa do momentu oferowania tej opcji przez producentów urządzeń.

Kasy fiskalne on line - urządzenia które są połączone z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Kasy te mają stałe połączenie z internetem i przesyłają na bieżąco wszystkie dane do CRK. 

CRK gromadzi dane ze wszystkich kas fiskalnych on line oraz wirtualnych, są tam zapisywane wszystkie paragony fiskalne, faktury VAT uproszczone, raporty dobowe i inne dane fiskalne. 

Część tych kas posiada opcję przekazywania paragonów dla nabywców w formie elektronicznej. 

Kasy wirtualne – czyli kasy w formie oprogramowania, a nie sprzętu. Nie są one jednak dostępne dla wszystkich chętnych, mogą z nich korzystać tylko określone grupy podatników. Od 2023 roku są to między innymi:

• dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych
• dostaw towarów i świadczenia usług przez koła gospodyń wiejskich w rozumieniu Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o kołach gospodyń wiejskich

Czy żeby obsługiwać kasę muszę przejść specjalny kurs?
Na rynku edukacyjnym jest dużo ofert kursów obsługi kasy fiskalnej. Oferują certyfikaty i dyplomy, a niektóre nawet sugerują że bez kursu nie można obsługiwać kas fiskalnych. Prawda jest taka, że do obsługi kasy nie potrzebujemy żadnych specjalnych uprawnień, a wydatkowanie kwoty 200-800 zł za kurs można określić jako niegospodarność. 

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy na kasie fiskalnej powinien zapewnić mu przeszkolenie BHP oraz szkolenie z obsługi kasy fiskalnej, a także zapoznać osoby prowadzące ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej z zasadami prawidłowego wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego i skutkami ich nieprzestrzegania (zob. https://druki.gofin.pl/dzial/33/druk/1518/wersja/3250/informacja-o-zasadach-ewidencji-obejmujaca-podstawowe-zasady-prowadzenia-ewidencji-wystawiania-i-wydawania-paragonu-fiskalnego-oraz-skutki-ich-nieprzestrzegania ).

Czy kasę musimy koniecznie kupić? 
Nie, część producentów oferuje również wynajem, dzierżawę lub leasing. Wszystko zależy od naszego dostawcy i producenta urządzeń.

Jak obsługiwać kasę?
Nie ma tu uniwersalnego sposobu i jednej odpowiedzi. 

Niektóre podmiotu będą miały kilka pozycji na kasie i wystarczy im kilka kodów produktów, po których będą wyszukiwać produkty. Inne podmioty będą miały kilkaset, a nawet kilka tysięcy kodów i wtedy przyda się im wyszukiwanie produktów po kodach kreskowych (trzeba mieć podłączony czytnik kodów do urządzenia).

Wprowadzając kasę fiskalna w NGO ważną kwestią jest przemyślenie i omówienie procesu wprowadzania z osobą zajmującą się księgowością w Waszej organizacji. 

Poniżej podajemy przykład jak może wyglądać współpraca:

• praca on line (kasy papierowe oraz kasy z kopią elektroniczną nie mają takiego wymogu) - pracownicy powinni kontrolować czy kasa jest w trybie online, jest to istotne w przypadku sprzedaży na różnych stoiskach (w różnych miejscach). Jeśli będziecie pracować w miejscach gdzie nie ma możliwości zapewnienia dostępu do internetu, to musicie złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w określonych odstępach czasowych (zob. https://druki.gofin.pl/dzial/33/druk/1519/wersja/3231/wniosek-o-wyrazenie-zgody-na-przesylanie-danych-z-kasy-do-centralnego-repozytorium-kas-w-ustalonych-odstepach-czasowych ).

• codzienna obsługa kasy (sprzedaż) leży w gestii pracowników organizacji. 

  • Przypominamy, że z każdej transakcji jest obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego dla kupującego. Nie wydanie paragonu fiskalnego (pomimo nabicia go na kasie) może być traktowane jako wykroczenie skarbowe lub nawet przestępstwo skarbowe.
  • Kontrola poprawności pracy kasy, takiej jak np. czy poprawnie drukują się paragony, czy towary mają poprawne stawki podatku. W przypadku jakichkolwiek problemów zalecamy kontakt z serwisem. 

• archiwizacja danych w przypadku starszych kas (z kopią papierową lub elektroniczną). W przypadku nowszych kas online archiwizacja przeprowadzana jest w Centralnym Repozytorium Kas.

• na koniec każdego dnia sprzedażowego, pracownicy robią "raport dobowy" - specjalny fiskalny wydruk z kasy, który potwierdza sprzedaż.

• wszystkie raporty z całego miesiąca są zbierane (ułożone chronologicznie) i po zakończeniu miesiąca przekazywane do księgowości.

• na koniec miesiąca osoba odpowiedzialna wykonuje "raport miesięczny". 

• wszystkie zwroty (protokół zwrotu i paragon) układane są chronologicznie i przekazywane do księgowości. 

• osoba odpowiedzialna wykonuje Raport Okresowy (RO) - druk rozliczający sprzedaż z kas fiskalnych, na którym uwzględnia się wartość netto oraz poszczególne stawki VAT sprzedaży pomniejszone o zwroty.

W organizacji powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna za:

• pilnowanie stanu kasy (nie powinien przekraczać kwot określonych w dokumentach wewnętrznych NGO, np. instrukcji kasowej czy polityce rachunkowości, warto jest też sprawdzić zapisy w polisie ubezpieczeniowej)
• inwentaryzację gotówki i wartości pieniężnych 
• przeglądy kasy - tu należy pilnować tylko terminów (2 lata), przegląd musi zostać wykonany przez autoryzowanego serwisanta 
• dokumentację kasy fiskalnej, w tym przechowywanie książki serwisowej kasy fiskalnej. 

Warto jest mieć firmę, która będzie zajmowała się serwisem kasy fiskalnej. Polecam wybrać firmę, która może nam świadczyć kompletne usługi, tj. sprzedaż urządzenia, przeszkolenie z obsługi oraz będzie świadczyć usługi serwisu i napraw bieżących. W internecie na różnych portalach możemy znaleźć oferty urządzeń o kilka złotych tańsze niż u lokalnych sprzedawców, 

Uprawnienia serwisanta można sprawdzić na stronie https://www.podatki.gov.pl/wyszukiwarka-uprawnien-serwisantow/ 

Rozwiązania odnośnie współpracy i obsługi kas fiskalnych, które tu podajemy nie są unormowane prawnie, są to dobre praktyki które zostały wypracowane, wdrożone i stosowane przez różne organizacje używające tych urządzeń. Jak będzie wyglądała Wasza współpraca zależy od wielu czynników, np. czy księgowość jest wewnętrzna czy zewnętrzna, czy urządzenia fiskalne są używane przez różne osoby czy przez stały zespół pracowników.

Organizacje, tak jak napisałem we wstępie, często “boją” się kasy fiskalnej, unikają jej, uważają, że nie muszą jej stosować. Na koniec kilka zebranych pytań, dylematów, z którymi spotykam się w doradztwie. 

Nie przyjmujemy płatności gotówkowych, a opłaty można wnosić u nas tylko bezgotówkowo
To chyba najczęstszy argument, który używają organizacje, aby uniknąć wprowadzania urządzeń fiskalnych. Niestety, jeśli ktoś chce nam zapłacić gotówką, to bardzo rzadko możemy odmówić takiej płatności. Mówi o tym ustawa o usługach płatniczych w art. 59ea.

“Akceptant nie może uzależniać zawarcia z konsumentem umowy o świadczenie usługi lub umowy sprzedaży towaru od dokonania zapłaty w formie bezgotówkowej ani odmówić przyjęcia zapłaty od konsumenta znakami pieniężnymi emitowanymi przez NBP.”

Czy mając kasę fiskalną musimy być czynnym podatnikiem VAT?
Jest to chyba jedna z najczęstszych pytań które pojawia się ze strony organizacji.

Zwolnienie z VAT oraz zwolnienie z prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej, to dwa różne przepisy. Możemy mieć obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i nie być czynnym płatnikiem podatku VAT. 

Czego nie rejestrujemy na kasie fiskalnej?

• darowizn !!! 
• zbiórek publicznych
• składek członkowskich
  ponieważ nie jest to sprzedaż towarów i usług (we wszystkich trzech wymienionych wyżej przypadkach)
• sprzedaży fakturowej na rzecz osób prawnych powyżej kwoty 450 zł (poniżej tej kwoty możemy stosować tzw. fakturę uproszczoną, tj. paragon fiskalny z NIP nabywcy).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002605 

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000965

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania 
https://dziennikustaw.gov.pl/D2023000169801.pdf 

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190000816