Publicystyka - ngo.pl

Tematyka wszystkich konkursów skierowanych do organizacji pozarządowych (i innych podmiotów wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) ogłaszanych w Warszawie musi być związana z dokumentami strategicznymi Urzędu m.st. Warszawy. Tematy konkretnych zadań, które są wpisywane do ogłoszeń konkursowych oraz szczegółowe warunki ich realizacji przygotowywane są przez odpowiednie merytorycznie Biura Urzędu m.st. Warszawy a następnie przedstawiane do konsultacji właściwym KDS-om. Po konsultacjach zaparafowany pod względem formalno-prawnym projekt zarządzenia w sprawie ogłoszenia konkursu ofert, przekazywany jest do akceptacji pod względem merytorycznym Pełnomocnikowi ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Pełnomocnik z kolei przekazuje projekt zarządzenia do podpisu Prezydenta.

Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ogłoszenia konkursu ofert zamieszczane jest:

1. przez Gabinet Prezydenta – w BIP-ie;
2. przez biuro – na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura;
3. przez Pełnomocnika – na stronie internetowej Miasta

Konkursy ofert na realizację zadań publicznych w 2013 roku będą ogłaszane w następujących terminach:

1. do 23 listopada 2012 roku dla zadań realizowanych w trakcie całego 2013 roku lub w pierwszej jego połowie,
2. do 28 lutego 2013 roku dla zadań dotyczących wypoczynku dzieci i młodzieży podczas ferii letnich,
3. do 31 marca 2013 roku dla zadań realizowanych w drugiej połowie roku

Oferty wraz z załącznikami, przyjmowane są w miejscu i terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie ofert i rejestrowane w systemie kancelaryjnym.

Każda oferta, która zostanie zarejestrowana, jest następnie oceniana formalnie przez pracowników biura. W przypadku konkursów, gdzie w zarządzeniu zostaje wskazana możliwość przeprowadzenia przez pracownika biura oceny formalnej oferty przed jej złożeniem, pracownik poświadcza kompletność oferty na jej ostatniej stronie w części oznaczonej jako: „Poświadczenie złożenia oferty” poprzez wpisanie oświadczenia o następującej treści: „Poświadczam prawidłowość oferty pod względem formalnym”. Oczywiście po takim sprawdzeniu oferta musi zostać już w biurze.

Merytorycznej oceny ofert dokonują komisje konkursowe, które powołuje w drodze zarządzenia Prezydent (lista tych osób również dostępna jest publicznie i znajduje się na wymienionej wyżej stronie). Komisje te składają się z co najmniej dwóch przedstawicieli Prezydenta oraz co najmniej dwóch przedstawicieli organizacji wskazanych przez właściwe KDS-y. Jeżeli KDS w przeciągu 14 dni nie wskaże swoich przedstawicieli, komisja konkursowa działa bez przedstawicieli organizacji. Oferty są udostępniane członkom komisji konkursowej przed posiedzeniem tej komisji, w terminie umożliwiającym rzetelne zapoznanie się z nimi (w zarządzeniu nie określono ilości dni). Członkowie komisji konkursowej informowani są o posiedzeniu komisji z co najmniej siedmiodniowym wyprzedzeniem. Komisja pracuje na posiedzeniach w składzie co najmniej 1/2 pełnego składu osobowego, przy obecności minimum jednego przedstawiciela Prezydenta i jednego przedstawiciela organizacji, za wyjątkiem przypadku, w którym KDS nie wskaże swoich przedstawicieli do komisji konkursowej. Wydaje ona opinie zwykłą większością głosów w głosowaniu jawnym. W przypadku równej liczby głosów „za przyznaniem” i „przeciw przyznaniu” dotacji, głos decydujący ma przewodniczący lub osoba upoważniona do kierowania pracami komisji konkursowej. Decyzje komisji są jedynie propozycjami – ostateczny głos należy do Prezydenta Miasta.

Rozstrzygnięcie konkursu ofert następuje nie później niż w ciągu 60 dni od terminu zakończenia składania ofert. Na podstawie protokołu zbiorczego pracownik biura przygotowuje projekt zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert. Projekt ten trafia do zaparafowania względem formalno-prawnym oraz kontrasygnaty przez Skarbnika Następnie przekazywany jest przez biuro do akceptacji Pełnomocnika i właściwego zastępcy Prezydenta Dopiero Pełnomocnik przekazuje projekt zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert wraz z kopią protokołu zbiorczego do podpisu Prezydenta.

Zarządzenie Prezydenta m.st. Warszawy o ogłoszeniu wyników konkursu ofert zamieszczane jest:

1. przez Gabinet Prezydenta – w BIP-ie;
2. przez biuro – na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura;
3. przez Pełnomocnika – na stronie internetowej Miasta

Każda organizacja, która otrzyma informację o otrzymaniu dotacji musi w ciągu 14 dni roboczych przesłać do właściwego biura w formie elektronicznej lub papierowej oświadczenie o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji wraz z podaniem terminu przesłania dokumentów niezbędnych do przygotowania projektu umowy o wsparcie/powierzenie realizacji zadania publicznego. Nieprzesłanie oświadczenia oraz dokumentów, tożsame jest z nieprzyjęciem dotacji przez organizację. Po przedstawieniu przez oferentów dokumentów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie ofert a koniecznych do podpisania umowy biuro przygotowuje jej projekt. Następnie, najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu, jest on przedstawiany do podpisu osobom upoważnionym przez organizację. Termin ten uważa się za zachowany, nawet w przypadku przekroczenia 60 dni, w sytuacji, gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż przywołane 60 dni.

Każdy projekt umowy wymaga akceptacji pod względem formalno-prawnym i kontrasygnaty Skarbnika. Umowę podpisuje Prezydent lub upoważniona przez niego osoba (osoby) oraz osoba (osoby) upoważnione przez organizację. Po podpisaniu umowy biuro kieruje do Biura Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy, zgodny z zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m.st. Warszawy

Po ogłoszeniu wyników danego konkursu ofert biuro planuje kontrolę realizacji zadań publicznych, na które przyznane zostały dotacje. Kontrolę realizacji zadania publicznego przeprowadzają osoby upoważnione przez Prezydenta. Kontrolę (merytoryczną lub finansową) zadania publicznego, przeprowadza się przynajmniej raz w odniesieniu do każdego zadania (w trakcie trwania zadania lub po jego zakończeniu). Kontrolowany powiadamiany jest o planowanym terminie i zakresie kontroli finansowej przynajmniej 7 dni kalendarzowych przed dniem jej rozpoczęcia. Kontrola merytoryczna zadania publicznego nie wymaga wcześniejszego powiadamiania kontrolowanego.

Z każdej kontroli musi zostać sporządzony protokół. W dniu przeprowadzania kontroli protokół z kontroli podpisany zostaje przez osobę obecną przy kontroli z organizacji oraz przez urzędnika kontrolującego. Kopia protokołu z kontroli przekazana zostaje organizacji w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Osoby z organizacji każdorazowo podpisują protokół z kontroli, przy czym jeśli nie były obecne przy kontroli, czynią to w terminie późniejszym, po otrzymaniu kopii protokołu.

Organizacje przedstawiają rozliczenia projektów w terminach określonych w umowie – rozliczenia mogą być częściowe lub końcowe. Sprawozdania podlegają analizie zarówno część merytoryczna jak i finansowa. Po uznaniu ich prawidłowości oraz przeanalizowaniu protokołów z kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji zadania, dyrektor biura podejmuje decyzję o akceptacji wykonania umowy. Informacja ta przekazywana jest do Skarbnika oraz do organizacji, która realizowała zadanie.

W ciągu 30 dni od dnia zakończenia rozliczeń wszystkich dotacji z danego konkursu lub w odniesieniu do konkursów wieloletnich w ciągu 30 dni od dnia zakończenia rozliczeń dotacji za dany rok, biuro przekazuje do Pełnomocnika zbiorczą informację o rozliczeniu wszystkich dotacji.