Publicystyka - ngo.pl

Piotr Frączak

Agata Wiśniewska

Podręcznik powołania grupy roboczej przy komitetach monitorujących programy operacyjne 2007-2013

Poszukiwanie odpowiedzi na pytanie, jak wykorzystać szansę
udziału przedstawicieli organizacji pozarządowych (a nawet szerzej

• przedstawicieli wszystkich partnerów społeczno-ekonomicznych) w
  komitetach monitorujących jest jednym z podstawowych zadań, jakie
  przed nami stoją. Uzyskaliśmy możliwość bycia reprezentowanym,
  dokonaliśmy wyboru przedstawicieli i byłoby czymś niepokojącym,
  gdyby te wszystkie działania okazały się jedynie formalnością,
  która nie ma żadnego znaczenia, której nie wykorzystujemy.

Ci, którzy mieli okazję wziąć udział w posiedzeniu komitetu
monitorującego wiedzą, jak męczące i frustrujące jest to zajęcie. W
ciągu paru godzin na sali, gdzie siedzi kilkanaście, a czasem
kilkadziesiąt osób, dyskutuje się wiele spraw, z których o
większości ma się niewielkie pojęcie. Tym bardziej, że w dyskusji w
dużym stopniu udział biorą osoby, które zawodowo, na co dzień
zajmują się omawianymi tematami, czyli przedstawiciele
administracji publicznej. A dodajmy, że spotkanie komitetu odbywa
się zwykle raz na pół roku i spraw, które administracja ma do
przegłosowania, jest wiele. Tym bardziej, że niejednokrotnie cel i
argumentacja reprezentantów samorządu terytorialnego różni się od
interesów administracji rządowej.

Jednym ze sposobów, który może umożliwić przedstawicielom
partnerów społeczno-ekonomicznych (a więc również organizacjom
pozarządowym) aktywny i merytoryczny udział w pracach komitetów, są
grupy robocze lub zespoły tematyczne. Ich zaletą jest:

• zajmowanie się jednym z wycinków tematycznych, co pozwala na dogłębne zapoznanie się, a co za tym idzie merytoryczny udział w dyskusji,
• mniejsza liczebność niż całego komitetu, co oznacza większą szansę bezpośredniego i efektywnego wpływu na decyzje,
• większa częstotliwość posiedzeń, niż komitetu monitorującego, co pozwala na systematyczną i skuteczną pracę.

Oczywiście, samo powołanie grupy roboczej nie rozwiązuje
problemu, a jedynie umożliwia pracę nad jego rozwiązaniem. Dlatego
ważne jest, jak grupa zostanie zorganizowana i jak zorganizowane
zostaną jej działania.

Możliwości powoływania grup zapisane są w dwóch rodzajach
dokumentów: aktów prawnych normatywnych oraz regulaminach prac
poszczególnych komitetów.

Do pierwszego rodzaju należy Ustawa o zasadach prowadzenia
polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 16, z późn. zm.), chociaż nie
mówi wiele o szczegółowym trybie pracy komitetów, który powinien
określać regulamin. Jednakże nadaje ogólne ramy prawne systemowi
wdrażania Funduszy Europejskich, wprowadza definicje takich pojęć,
jak np. instytucja zarządzająca, instytucja pośrednicząca. W
kontekście powoływania grup roboczych istotnym dokumentem są
Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego nr 3 dotyczące komitetów
monitorujących z 7 września 2007 r. Należy również wziąć pod uwagę
zarządzenia powołujące poszczególne komitety, wydawane przez
instytucję zarządzającą danym programem, czyli właściwych ministrów
w przypadku programów sektorowych oraz uchwały zarządów województw
w przypadku programów regionalnych.

Oczywiście może się zdarzyć, że takiego zapisu nie ma lub że nie
pasuje on do naszych planów. Właściwym krokiem w takiej sytuacji
jest przyjrzenie się, w jaki sposób w regulaminie pracy komitetu
określona jest możliwość zmian w regulaminie. W dalszej kolejności
należy podjąć działania zmierzające do przeprowadzenia tej zmiany
(np. zredagować propozycje zmian, zatroszczyć się o poparcie innych
członków komitetu – np. rozsyłając im projekt wraz uzasadnieniem
przed oficjalnym głosowaniem, spotkać się i wytłumaczyć ideę,
najlepiej mając już skonkretyzowany pomysł na grupę lub zespół;
efektywne jest nawiązanie kontaktu po pierwsze z innymi
organizacjami w komitecie, a w dalszej kolejności z tymi członkami
komitetu, których chcemy zaprosić do pracy w grupie). Jest to o
tyle istotne, że komitety mają możliwość podejmowania uchwał w
trybie obiegowym, nie trzeba więc czekać pół roku do posiedzenia,
lecz (tak jest w przypadku Komitetu Koordynacyjnego Narodowe
Strategiczne Ramy odniesienia/Narodową Strategię Spójności) uchwały
te (drogą obiegową) są podejmowane tylko jednomyślnie. Tak więc
veto nawet jednego członka komitetu może zniweczyć naszą pracę i
trzeba będzie czekać do posiedzenia komitetu. Wówczas należy
jeszcze pamiętać o odpowiednio wcześniejszym zgłoszeniu do
sekretariatu komitetu punktu do porządku obrad – zanim jeszcze plan
posiedzenia zostanie rozesłany.

Jeżeli jednak zapisy w regulaminie pracy komitetu są
wystarczające, jak w przypadku KK NSRO: 

§ 7.

Grupy i zespoły robocze

1. Komitet może powoływać grupy i
   zespoły robocze.

2. W grupach i zespołach roboczych
   mogą uczestniczyć osoby powoływane spoza grona członków
   Komitetu.

3. Szczegółowy skład osobowy i
   liczbę członków oraz tryb pracy poszczególnych grup i zespołów
   roboczych ustala Komitet.

4. Grupy i zespoły robocze są
   powoływane z inicjatywy Przewodniczącego lub członków
   Komitetu.

wystarczy w odpowiedni sposób (znowu – zgodny z regulaminem)
zgłosić propozycję powołania grupy.

Truizmem jest stwierdzenie, że cele działania grupy muszą
odpowiadać zakresowi zadań komitetu, lecz należy zwrócić na to
uwagę uzasadniając potrzebę powołania grupy, jej cele i skład.
Ponadto wiele zależy od przyszłych członków grupy, jakim obszarem i
w jakim kontekście chcą się zająć. Planując tematykę, w zakresie
której będzie pracować grupa, należy pamiętać, że będzie ona
musiała:

• uzyskać zgodę komitetu monitorującego na działanie w postaci uchwały powołującej grupę,
• zrekrutować członków, od których aktywności zależeć będzie efektywność prac – dobrze jest rozmawiać z potencjalnymi partnerami przed oficjalnym złożeniem propozycji powołania grupy. Pozwoli to na zinternalizowanie idei, wyjaśnienie ew. kwestii spornych, w tym uwspólnienie zadań grupy, dobór osób i instytucji rzeczywiście zainteresowanych danym obszarem, wreszcie – skrócenie procedury powoływania grupy (minimalizację zagrożenia oprotestowania).

Równocześnie trzeba pamiętać, iż grupa musi:

• określić wewnętrzne zasady pracy (popularnym, a zarazem wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie przez komitet w uchwale powołującej grupę, że będzie ona działała na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu prac) – nie ma jednolitego wzorca. Istnieją grupy, w których obowiązują ścisłe zasady podejmowania decyzji w formie uchwał, są też grupy, w których obowiązują zasady miękkie, deliberatywne, oparte na wypracowywaniu konsensusu, bez procedury głosowania;
• posiadać przewodniczącego (ew. wiceprzewodniczącego), który zapewni sprawność organizacyjną grupy, będzie odpowiadał za zgodność pracy grupy z uchwałą ją powołującą, regulaminem i itp.;
• posiadać zaplecze organizacyjne, które usprawni działanie grupy poprzez organizację posiedzeń, rozsyłanie dokumentów, organizację forum dyskusyjnego, obieg informacji, kontakt z ekspertami itp. Takim zapleczem może być sekretariat KM-u, ale może też być instytucja (np. organizacja pozarządowa), która przejmie samodzielnie lub we współpracy z sekretariatem obsługę grupy (por. załączony przykład umowy). Zwykle przyjmuje się rozwiązanie, że obsługę grupy zapewnia instytucja, z której wywodzi się przewodniczący. Sekretariat komitetu, szczególnie tych komitetów, przy których działa dużo grup lub zespołów, może nie poradzić sobie organizacyjnie z obsługą wszystkich, tym bardziej, że niejednokrotnie sekretariaty są jednoosobowe;
• plan pracy grupy, który zapewne powstanie na jej pierwszym spotkaniu. Przyjęcie planu działania ukonkretnia zapisy uchwały powołującej grupę, dotyczące jej celów, pomaga racjonalnie rozłożyć dostępne zasoby, w tym środki finansowe, które pochodzą z priorytetów Pomoc Techniczna w poszczególnych programach operacyjnych, a więc pozostają w dyspozycji instytucji zarządzającej danym programem, co wiąże się z koniecznością odpowiednio wczesnego zgłoszenia potrzeb.
   

Generalnie grupy lub zespoły mają charakter opiniodawczy,
doradczy, ekspercki. Z tego powodu decyzje podejmowane przez grupę,
nawet w formie uchwał, nie mają mocy sprawczej. Grupa może
przygotowywać rekomendacje dla komitetu, przy którym działa lub dla
instytucji zarządzającej danym programem (jak dzieje się w
przypadku grup powołanych przy Komitecie Monitorującym Kapitał
Ludzki, których działanie ma wspomóc efektywność zarządzania
programem tak przez KM, jaki przez IZ), m.in. w oparciu o zamówione
ekspertyzy, badania, czy opinie specjalistów. Rekomendacje te mogą
mieć formę projektów uchwał danego komitetu, ale również np.
zaleceń dotyczących obszaru, w jakim działa grupa. Ważne jest, aby
KM mógł w oparciu o najlepszą wiedzę podejmować decyzje,
respektujące interesy wszystkich środowisk, wypracowane z udziałem
przedstawicieli wszystkich zainteresowanych stron. W szczególności
grupa może:

• zbierać materiały dotyczące obszaru, którym się zajmuje, w tym zlecać badania, organizować spotkania, dyskusje, seminaria z udziałem ekspertów, mające na celu zebranie tych danych,
• przygotowywać lub zlecać analizy, które mogą pomóc w wyrobieniu sobie zdania w obszarach będących przedmiotem pracy grupy, również z uwzględnieniem perspektywy międzynarodowej,
• przygotowywać projekty uchwał do przyjęcia przez KM.

Rekomendacje wypracowane przez grupę powinny zawierać
uzasadnienie. Istotne jest również prezentowanie efektów prac grupy
podczas posiedzeń KM. Doświadczenie uczy, że istnieje
niebezpieczeństwo, że dokumenty wysyłane drogą obiegową mogą nie
zostać przeczytane, tonąc w powodzi innej korespondencji.

Warto także stosować praktykę informowania o pracach grupy
innych zainteresowanych, w przypadku reprezentantów III sektora
przede wszystkim organizacje pozarządowe (szczególnie z własnego
województwa – ta uwaga dotyczy głównie członków komitetów
monitorujących regionalne programy operacyjne oraz podkomitetów
monitorujących priorytety z PO KL wdrażane na poziomie województw).
Można do tego wykorzystywać własne strony internetowe, biuletyny
informacyjne, wreszcie – portal ngo.pl, ale również np. lokalną
prasę czy strony internetowe instytucji zarządzających i
pośredniczących.

Język funduszy strukturalnych jest hermetyczny, w związku z czym
wzbudzenie zainteresowania potencjalnych czytelników może być
trudne. Jako przedstawiciele sektora pozarządowego w komitetach (a
nie tylko organizacji macierzystej) powinniśmy dbać przede
wszystkim o interesy NGOs, co wiąże się z utrzymywaniem kontaktów z
organizacjami, wsłuchiwanie się w ich potrzeby, problemy,
prezentowanie ich argumentów w komitetach. Ten kontakt powinien
przebiegać w dwóch kierunkach: z jednej strony od organizacji do
komitetu, z drugiej zaś – z komitetu do organizacji. Przystępne
informowanie przyczynia się nie tylko do popularyzacji tematyki,
którą grupa (ale i cały komitet) się zajmuje, ale również na
generalny wzrost wiedzy dotyczący systemu wdrażania Funduszy
Europejskich, a co za tym idzie – na sprawniejsze poruszanie się w
procedurach, ich rozumienie, powszechniejszy udział w konsultacjach
dokumentów programowych, ostatecznie – lepsze przygotowywanie
wniosków projektowych i wzrost absorpcji funduszy.

Finansowanie działalności grupy obejmować powinno następujące
koszty:

• prowadzenia sekretariatu,
• uczestniczenia członków w spotkaniach (a także, o ile regulamin na to pozwala, ekspertów), w tym koszty przejazdu, zakwaterowania, wyżywienia. Wynagrodzenie za pracę w grupie może przysługiwać wyłącznie ekspertom. Członkowie grupy rekrutują się bowiem z komitetu monitorującego i nawet, jeśli w grupie w ich miejsce uczestniczy inna osoba (posiadająca pisemne upoważnienie), dotyczą ich ogólne zasady pracy w KM,
• zlecanych na zewnątrz analiz i ekspertyz,
• organizacji spotkań, konferencji,
• kursów i szkoleń zarówno dla członków KM, jak i np. urzędników odpowiedzialnych za wdrażanie poszczególnych priorytetów. 

Głównymi źródłami finansowania wymienionych działań mogą
być:

• środki z priorytetu Pomoc Techniczna w ramach każdego programu operacyjnego,
• Program Operacyjny Pomoc Techniczna,
• środki własne instytucji delegujących swoich przedstawicieli do KM,
• środki z innych programów finansowanych z Funduszy Europejskich, o ile ich działanie (np. badania czy ekspertyzy) mogą przyczynić się do lepszego zapewnienia wiedzy i kompetencji pracy KM. 

• Regulamin Grupy roboczej ds. horyzontalnych, działającej przy Komitecie Monitorującym Program Operacyjny Kapitał Ludzki (KM PO KL),
• Regulamin KK NSRO.

Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych jest jedynym w Polsce ponadbranżowym zrzeszeniem NGO, skupiającym 80 organizacji z całej Polski, niezależnie od ich zasięgu działania, wielkości i przedmiotu działalności. Ponieważ członkami stowarzyszenia są m.in. regionalne i branżowe związki stowarzyszeń, na poziomie podstawowym, tj. uwzględniającym członków naszych organizacji członkowskich, jest to kilkaset organizacji.

OFOP jest niezależną i stabilną platformą dyskusji, uzgadniania i upowszechniania stanowisk szerokiego grona organizacji pozarządowych.

Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych

poniedziałek - piątek 9:00 - 18.00

fax. (22) 828 91 29

ul. Szpitalna 5/5

00-031 Warszawa

Tekst powstał w ramach projektu „Monitoring działalności pozarządowych członków Komitetów Monitorujących w okresie programowania 2007-2013”, finansowanego z grantu z Fundacji im. Stefana Batorego ze środków Programu „Działania Strażnicze”

oraz

w ramach finansowania ze środków Programu „Wspieranie organizacji Pozarządowych 2008 – ścieżka EURO-NGO+” Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności.