Publicystyka - ngo.pl

Imprez plenerowych przygotowywanych dla mieszkańców miasta przez organizacje pozarządowe jest w Warszawie w sezonie wiosenno-jesiennym mnóstwo. Korzystając z tej bogatej oferty, rzadko zastanawiamy się, jaki wysiłek organizacyjny stoi za tymi wydarzeniami. Zamówienie stolików, krzeseł, namiotów, podestów, scen, oświetlenia, nagłośnienia i dopilnowanie, aby wszystko to w odpowiednim czasie znalazło się w odpowiednim miejscu – to tylko mała i zazwyczaj bardziej przewidywalna część tej pracy. Równocześnie bowiem trzeba się zmierzyć z długą procedurą biurokratyczną związaną z rezerwacją miejsca. Wynik tych zabiegów do ostatnich godzin przed imprezą może być niewiadomy…

Każdy organizator chce, aby jego impreza ściągnęła jak najwięcej uczestników. Przy wydarzeniach odbywających się w przestrzeni publicznej – oprócz ciekawego programu – nie bez znaczenia jest wybór miejsca, np. chętnie odwiedzanego przez osoby, do których szczególnie chcemy trafić z przesłaniem naszego pikniku czy festynu.

– Zdecydowaliśmy się na Krakowskie Przedmieście, ponieważ chcieliśmy, aby na Pikniku pojawili się ludzie, którzy albo w ogóle nie wiedzą, co to są organizacje pozarządowe, albo nie mają z nimi do czynienia na co dzień. Zależało nam na turystach i przypadkowych przechodniach – opowiadają Anna Biernat i Maria Perchuć, organizatorki tegorocznego Pikniku Organizacji Pozarządowych podczas VI Ogólnopolskiego Forum Inicjatyw Pozarządowych. Piknik był sporym sukcesem, ofertą przygotowaną przez organizacje rzeczywiście zainteresowało się wielu warszawiaków. Prace nad przygotowaniem całej imprezy trwały od kwietnia. To wtedy zapadła decyzja, że odbędzie się na Krakowskim Przedmieściu.

– Początkowo planowałyśmy zrobić Piknik bliżej bramy uniwersyteckiej, ale okazało się, że z powodu budowy metra i zamkniętej Świętokrzyskiej jest to niemożliwe. Musiałyśmy zatem znaleźć nowe miejsce, nieco dalej – wspomina Maria Perchuć.

Organizatorki OFIP-owego Pikniku miały niebagatelne wsparcie: miejskie Centrum Komunikacji Społecznej, jako współorganizator całego wydarzenia, wzięło na siebie kwestię załatwienia formalności związanych z zarezerwowaniem miejsca. Pracownica CKS, Karolina Nałęcz-Prus razem z Marią Perchuć chodziła po Krakowskim Przedmieściu w okolicach skrzyżowania z ul. Karową i wspólnie odmierzały teren, na którym miały stanąć piknikowe namioty. A potem już sama przebijała się przez wszelkie niezbędne formalności.

– Czy było łatwiej z racji tego, że reprezentowałam Urząd Miasta? Pewne rzeczy udało nam się załatwić dzięki temu za darmo, ale procedurę musiałam przejść taką samą – mówi Karolina Nałęcz-Prus.

– Jeśli miasto jest współorganizatorem wydarzenia, to znacznie łatwiej uzyskać wszelkie niezbędne pozwolenia – mówi z kolei Anna Tomaszewska z Fundacji Inna Przestrzeń i portalu Kontynent Warszawa, organizatorka wielu imprez plenerowych w mieście. – Raz Biuro Edukacji wydało nam zaświadczenie, że jest współorganizatorem jednej z naszych imprez i wszystkie drzwi otwierały się przed nami, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Ale tak było tylko raz. Normalnie to jest horror.

Spróbujmy więc prześledzić, co musi zrobić organizacja, aby zarezerwować miejsce, w którym chce zorganizować wydarzenie plenerowe.

Gdy już wybierze sobie teren odpowiedni do swoich potrzeb i zasobów, musi ustalić, kto jest jego właścicielem i uzyskać od niego pozwolenie na zorganizowanie tam imprezy. Jeśli – tak, jak Piknik podczas OFIP-u – chcemy, aby wydarzenie odbyło się na Krakowskim Przedmieściu – mamy nieco ułatwione zadanie. Od kilu lat bowiem w stolicy działa urząd Pełnomocnika ds. Traktu Królewskiego, którego zadaniem jest m.in. koordynacja imprez odbywających się w tej atrakcyjnej części miasta. To jeden z licznych urzędów, które należy powiadomić o naszych planach. Ma jednak swoje plusy: możemy się tu np. dowiedzieć, czy w wybranym przez nas terminie w tym samym miejscu nie odbywa się inna, konkurencyjna impreza.

– Zanim ten urząd powstał zdarzyło nam się, że na dzień przed Festiwalem Transkaukazja okazało się, że w tym samym miejscu na Krakowskim Przedmieściu odbywać się będzie pokaz mody. Co prawda dzień później niż nasza impreza, ale wybieg dla modelek musiał stanąć wcześniej. To zakłóciło ustawienie miasteczka namiotowego, całkowicie zmieniając jego koncepcję przestrzenną, namioty ostatecznie były rozlokowane w dużych odległościach od siebie, bezładnie rozrzucone "tam, gdzie było miejsce". Podczas innych naszych imprez, głównie kolejnych edycjach Street Party, bywało nieraz, że w tym samym miejscu miały się odbyć jednocześnie różne wydarzenia, np. happening czy jakiś dzień zdjęciowy do filmu albo nasza parada miała przechodzić przez czyjś festyn czy piknik – opowiada Anna Tomaszewska. Jej zdaniem jednak funkcjonowanie Pełnomocnika pozostawia wiele do życzenia. – Pani Pełnomocnik nie odpowiada na e-maile, nie oddzwania, jest z nią bardzo utrudniony kontakt. Zdarzyło nam się też, że wystawiła nam opinię na zły teren i tylko na część wydarzenia.

Pełnomocnik wydaje nam opinię, a także informuje, kto jest właścicielem terenu i do kogo należy się zwrócić w dalszej kolejności. Jeśli imprezę planujemy w innej niż Starówka czy Trakt Królewski części miasta – musimy to ustalić sami.

Jest duże prawdopodobieństwo, że za wybrany przez nas teren publiczny odpowiada Zarząd Terenów Publicznych (ZTP). Tam więc należy złożyć pismo informujące, że chcemy w określonym terminie zorganizować w danym miejscu imprezę. Podobne pismo równocześnie trzeba złożyć w Zarządzie Dróg Miejskich (ZDM). Obie instytucje mają 14 dni, aby nam odpowiedzieć i poinformować, co dalej powinniśmy robić. Jednak doświadczenia organizatorów różnych wydarzeń wskazują, że lepiej nie czekać.

– Trzeba dzwonić i pytać, co się dzieje w naszej sprawie. Na każdym etapie – mówi Justyna Tymicka, która w CKS-ie wraz z Karoliną Nałęcz-Prus zajmowała się rezerwacją Krakowskiego Przedmieścia na potrzeby Pikniku Organizacji Pozarządowych.

Oczywiście na jednym piśmie do ZTP i ZDM się nie kończy. W zależności od tego, czy organizatorzy chcą zająć tylko chodnik, czy także ulicę – muszą złożyć dodatkowo wiele innych dokumentów, np. wniosek o zajęcie pasa drogowego. Trzeba także sporządzić plan sytuacyjny, na którym jest pokazane, co i gdzie będzie stało, gdzie przewidujemy zamknąć ruch samochodowy (jeśli jest taka potrzeba) itd. Plan powinien być sporządzony na profesjonalnych mapach, które można zamówić np. w Biurze Geodezji i Katastru - Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej już za cenę ok. 60 – 80 zł. Sporządzenie samego  planu – szczególnie przy dużych wydarzeniach, takich jak np. Piknik podczas OFIP-u – warto powierzyć profesjonaliście zajmującemu się projektowaniem przestrzeni. Plan taki wysyła się do ZTP, który na tej podstawie wystawia tzw. promesę do niego – czyli dokument stanowiący swego rodzaju specyfikację naszej imprezy: są tam opisane najważniejsze dane techniczne i organizacyjne związane z zajmowanym terenem. Plan powinien być sporządzony na 60 dni przed planowanym wydarzeniem.

– Niezwykle istotne jest, aby potem już nie zmieniać ustaleń, ponieważ każda zmiana powoduje, że cały obieg dokumentów się powtarza, co wydłuża czas oczekiwania na ostateczne pozwolenie. A cała niezbędna dokumentacja powinna być gotowa najpóźniej na 30 dni przed imprezą – przestrzega Karolina Nałęcz-Prus.

Jeśli się zdarzy, że teren, na którym chcemy zorganizować naszą imprezę należy do właściciela prywatnego – wówczas z nim musimy negocjować warunki, na jakich możemy z tego miejsca skorzystać.

– Mamy szczęście, jeśli jest to atrakcyjny teren, często wykorzystywany na różne imprezy. Wówczas właściciel już ma zazwyczaj opracowaną jakąś własną procedurę, własne wymogi. Rozmowa jest łatwiejsza. Gorzej, jeżeli nie miał wcześniej takich doświadczeń – wtedy wszystko jest możliwe – mówi Anna Tomaszewska.

Gdy już uzyskamy zgodę właściciela na zorganizowanie imprezy na zarządzanym przez niego terenie, wówczas wysyłamy informację do kolejnego urzędu – Inżyniera Ruchu. Należy tam również przedstawić projekt organizacji ruchu, który musi zostać zatwierdzony. Projekty takie wykonuje kilka firm w stolicy. Oczywiście odpłatnie.

Projekt organizacji ruchu musi zaopiniować także policja. Fakt organizowania imprezy należy także zgłosić do Konserwatora Zabytków (jeśli teren objęty jest ochroną konserwatorską), Biura Zarządzania Kryzysowego, Biura Administracji i Spraw Obywatelskich, do Zarządu Oczyszczania Miasta, Straży Pożarnej i na pogotowie (szczególnie jeśli – zgodnie z przepisami – jest to impreza masowa). I uzyskać od tych instytucji stosowane opinie.

Warto także dodać, że wynajęcie miejsca publicznego na organizację imprezy nie jest bezpłatne – bez względu na to, czy jest to teren prywatny, czy miejski. I bez względu na to, czy impreza jest organizowana z dotacji miasta, czy nie. Stawka miejska – wynosi ok. 2 zł za metr kwadratowy. Z właścicielami prywatnymi trzeba negocjować.

Na każdym etapie załatwiania zgody, można, a nawet trzeba się liczyć z tym, że konieczne będzie uzupełnienie czegoś, wyjaśnienie, dosłanie.

– Jest w tym bardzo dużo biurokracji – narzeka Justyna Tymicka. – Przepisy są skomplikowane, słowa mogą być inaczej interpretowane przez poszczególne urzędy i nagle się okazuje, że pismo nie zawiera informacji, która jest istotna dla całej sprawy.

Urzędnicy niekiedy sami się gubią w przepisach.

– Zrobiliśmy kiedyś taki eksperyment: jednego dnia trzej moi współpracownicy dzwonili do Zarządu Terenów Publicznych i zadawali jedno i to samo pytanie. Za każdym razem dostawali inną odpowiedź – opowiada Anna Tomaszewska. Podobne historie zdarzały się z różnymi wydziałami ZDM.

Oprócz tego, że organizatorzy wysyłają co chwilę różne pisma , opinie i wnioski do poszczególnych urzędów, same te instytucje również prowadzą między sobą korespondencję – niejednokrotnie ją powielając.

– Zorganizowałam wiele imprez w różnych miejscach publicznych i muszę powiedzieć, że na każdym terenie spotykałam się z innymi urzędami. Nigdy nie wiadomo, czego się spodziewać. Problemy pojawiają się różne i za każdym razem inne. Wiedzę buduję ze zlepków informacji. Rozbijam się po urzędach, myślę sobie – już wiem wszystko, w przyszłości będę mądrzejsza, a po roku urząd mówi mi w tej samej sprawie coś innego – podsumowuje Anna Tomaszewska. I dodaje: – I nigdy jeszcze nie zdarzyło mi się, abym ostateczną zgodę na imprezę odbywająca się w weekend otrzymała wcześniej niż w piątek, nieważne jak wcześnie zaczęłam się o nią ubiegać.

A co by się stało, gdyby zezwolenia nie było?

– Zdarzyło się, że nie dostałam wszystkich potrzebnych zezwoleń na czas, ale wydarzenie się odbyło. Miałam je odwołać? Dostałam na nie dotację z miasta, wszystko już było załatwione, wypromowane, więc jak miałam postąpić? Gdyby się nie odbyło, to moja organizacja byłaby postrzegana jako zły organizator i nieodpowiedzialny grantobiorca – mówi A. Tomaszewska. – Za brak zezwoleń nie spotkały nas żadne konsekwencje.

Zdaniem organizatorów imprez nie ma przełożenia między wspieraniem ich przez miasto a traktowaniem przez urzędy odpowiedzialne za zarządzanie terenami publicznymi.

– Jeśli dostajemy dotację od miasta na organizację imprezy, to zakładam, że władze samorządowe uznały to wydarzenie za potrzebne miastu. Jednak nie ma to żadnego znaczenia w kontaktach z innymi miejskimi instytucjami – mówi Anna Tomaszewska.

Jej zdaniem najlepszym rozwiązaniem byłoby powołanie jednego zespołu ds. wydarzeń plenerowych, który by koordynował wymagane procedury i w którym można by się dowiedzieć, kto administruje danym terenem, kogo i w jakim trybie należy powiadomić o swoich planach i jakie dokumenty należy przygotować.

– Obawiam się, że aż taka centralizacja nie jest możliwa, ale podejmiemy ten temat na naszych spotkaniach – mów Anna Gierałtowska, wiceprzewodnicząca Warszawskiej Rady Pożytku Publicznego.

– Takie rozwiązanie wymagałoby rozmów z tymi wszystkimi jednostkami odpowiedzialnymi za zarządzanie terenami publicznymi – mówi Martyna Leciak z Centrum Komunikacji Społecznej. – Nie będzie to łatwe, ale możemy się zastanowić.

Na razie zapowiada, że CKS postara się zebrać wszystkie informacje i stworzyć rodzaj przewodnika po wymaganych formalnościach, a potem opublikować go na stronie internetowej miasta. Być może uda się to zrobić do końca tego roku.