Publicystyka - ngo.pl

Organizacja, jeśli chce się rozwijać, powinna przyjąć rolę „refleksyjnego praktyka”, a więc połączyć swoją codzienną działalność ze świadomą i systematyczną refleksją nad tą działalnością. Dopiero analiza błędów i sukcesów pozwoli na osiągnięcie pełniejszej kontroli nad własnym działaniem i rozwojem. Powinna dokonywać samoewaluacji.

Samoewaluacja to proces nabywania samoświadomości co do struktury organizacyjnej, celów, strategii, działań, konsekwencji możliwych rozwiązań, tak, aby dokonywać świadomych wyborów.

Aby efektywnie przeprowadzić ten proces i zastosować wyniki ewaluacji, ludzie w organizacji muszą czuć, że wnioski z ewaluacji to „ich” wnioski. Powinni sami je sformułować, przez co zrozumieją, skąd się wzięły, a zrozumienie zmniejszy lęk przed wprowadzeniem zaleceń i rekomendacji, a więc przed czekającą ich zmianą.

Każda organizacja jest inna, każda społeczność jest inna, każda sytuacja jest inna. Autoewaluacja nie jest badaniem porównawczym. Buduje własną drogę rozwoju każdej organizacji. Nie buduje hierarchii dobrych i złych organizacji. Jej indywidualizm polega także na tym, że rekomendacje i wnioski powstają w oparciu o przyjęte w danej organizacji standardy i kryteria. Autoewaluacja ma przede wszystkim wymiar edukacyjny.

W celu ułatwienia tego procesu samooceny zostało opracowane specjalne narzędzie do samoewaluacji organizacji (dostępne na stronie www.ewaluacja.org.pl).

Narzędzie jest podzielone na cztery główne części:
• MATRYCĘ OGÓLNĄ – czyli serce narzędzia. Zawiera obszerny opis funkcjonowania organizacji i daje podstawę do grupowej dyskusji nad tym, gdzie w konkretnym aspekcie rozwoju instytucjonalnego dana organizacja się znajduje.
• MATRYCĘ SZCZEGÓŁOWĄ - Zawiera ona pogłębiony opis każdego z obszarów. Pozwala przyjrzeć się danemu obszarowi „przez szkło powiększające”.
• ARKUSZ OCENY – tabela, w której wpisywane są punkty przyznawane sobie samodzielnie przez organizację w każdym obszarze. Jest to podstawa do narysowania profilu organizacji określającego w jakiej fazie rozwoju znajduje się w danym momencie organizacja.
• ARKUSZ PLANU NAPRAWCZEGO – to ostatni etap oceny – wyznaczenie priorytetów zmiany, czyli kluczowych obszarów/u do zmiany, ale nie więcej niż trzech.

PODCZAS PROCESU SAMOOCENY ORGANIZACJA ANALIZUJE 5 OBSZARÓW:
1. ZARZĄDZANIA STRATEGICZNEGO
2. ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI
3. ZARZĄDZANIA PROMOCJĄ I RELACJAMI Z OTOCZENIEM
4. ZARZĄDZANIA OPERACYJNEGO
5. ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO

DLACZEGO WARTO ZASTOSOWAĆ NARZĘDZIE SAMOOCENY?
• pozwala spojrzeć na organizację jako całość z całą jej złożonością i kompleksowością;
• daje możliwość pogłębionej refleksji z wszystkimi kluczowymi osobami w organizacji;
• daje ogląd i możliwość analizy poszczególnych aspektów działania organizacji w długiej perspektywie czasowej;
• daje możliwość zdiagnozowania mocnych i słabych stron organizacji;
• pomaga organizacjom wykreślić swoją własną ścieżkę rozwoju instytucjonalnego;
• umożliwia wyznaczenie priorytetów zmiany i wdrożenia planu naprawczego;
• daje szansę poprawienia długofalowego oddziaływania organizacji na społeczność.

NARZĘDZIE SAMOOCENY
• Jest elastycznie dostosowywane do każdej organizacji
• Nie jest narzędziem porównawczym
• Ma charakter partycypacyjny, przez co buduje poczucie zaangażowania i wpływu wszystkich osób działających w organizacji

Sprecyzować, czego się po danym procesie spodziewamy:
• Wiedzieć, co chcemy osiągnąć. Ustalić zakres zadań, jaki decydujemy się przeprowadzić.

Przemyśleć, kto powinien brać udział w naszej analizie, np.
• członkowie zespołu, zarządu, nasi ważni „interesariusze”, beneficjenci, wolontariusze.

Ustalić zasady wspólnej pracy, tzn.:
• Jak dużo czasu nam to zajmie? Jak często się spotykamy?

Sprecyzować, jakiego typu informacje są potrzebne do przeprowadzenia samooceny.
• Analiza statutu, rozmowa z członkami zespołu, zapoznanie się z raportami, przejrzenie planów organizacyjnych i strategicznych, przyjrzenie się strukturze organizacyjnej.

Przeprowadzić proces samooceny przy pomocy Matrycy ogólnej.
• Przeprowadzenie procesu oceny w toku dyskusji grupowej i przeanalizowanie wyników.

Przeprowadzić analizę priorytetowych obszarów za pomocą Matrycy Szczegółowej.

Zaplanować i wdrożyć wyznaczone zmiany.

Narzędzie samooceny nie ma charakteru ankiety i prostego zaznaczania krzyżykiem poszczególnych punktów. Jego wartość leży w dyskusji i zebraniu opinii, różnych punktów widzenia. Każde urządzenie potrzebuje po pewnym czasie przeglądu, naprawy i regeneracji. Każdy organizm potrzebuje chwili odpoczynku i refleksji, aby skutecznie realizować swoje dalsze działanie.

Autorka: Katarzyna Sekutowicz

Tekst powstał w ramach projektu "Samoregulacja kluczem do rozwoju", realizowanego przy wsparciu udzielonym przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz budżetu Rzeczypospolitej Polskiej w ramach Funduszu dla Organizacji Pozarządowych.