Publicystyka - ngo.pl

Powodów nieobecności koordynatora wolontariatu w spisie zawodów zapewne jest co najmniej kilka, jednak moim zdaniem dużą rolę odgrywa specyfika tego zajęcia, która wykracza poza przyjęte ramy oraz łączy w sobie różne zawody i role. Funkcję koordynatora wolontariatu kojarzymy przede wszystkim z empatią i otwartością na drugiego człowieka, ale warto dostrzec też drugą, mniej znaną stronę medalu – tę organizacyjną i administracyjną. Porozmawiajmy o tym, jakie elementy się na nią składają.

To nie żadna pomyłka. Kiedy pisałam pracę dyplomową o koordynacji wolontariatu jako przykładzie zarządzania kapitałem ludzkim, takie połączenie nie było oczywiste nawet dla mojego promotora. Jak się jednak szybko okazało, HR i prowadzenie wolontariatu wbrew pozorom mają ze sobą sporo wspólnego.

Zanim zaczniemy współpracę z wolontariuszami, powinniśmy najpierw zidentyfikować potrzeby naszej organizacji, zastanowić się, w jaki sposób chcemy współpracować z ochotnikami, i przede wszystkim przygotować profesjonalną ofertę. A to dopiero początek. Potem rozpoczyna się cały proces rekrutacyjny: przygotowanie ogłoszeń, selekcja zgłoszeń i niezliczone rozmowy rekrutacyjne. Koordynatorzy dużych centrów wolontariatu mają ich na koncie tysiące (tak, tysiące!).

Kiedy już wyłonimy odpowiednich kandydatów, należy ich przygotować, co dla koordynatorów wolontariatu wiąże się z organizowaniem różnego rodzaju szkoleń i warsztatów, które potem najczęściej sami przeprowadzają. Później zostaje już „tylko” wdrożenie kandydatów do zadań, motywowanie ich i na koniec – ewaluacja działań.

Powinniśmy również pamiętać o formalnej stronie wolontariatu, czyli porozumieniach, ubezpieczeniu, standardach i regulaminie. Czyż nie są to elementy zarządzania kapitałem ludzkim?

Pamiętacie te godziny spędzone nad grafikami, poświęcone temu, aby odpowiednio dopasować zadania do wolontariuszy? Przydzielanie pracy to chleb powszedni każdego koordynatora. Dobry wolontariat to zaplanowany wolontariat, dlatego koordynatorzy powinni nie tylko umieć zaangażować odpowiednich ludzi, lecz także precyzyjnie zorganizować im zadania. Nie wydaje się to bardzo trudne, kiedy współpracujemy z kilkoma wolontariuszami, ale znacznie się komplikuje, gdy przygotowujemy np. dużą akcję społeczną, w której uczestniczy kilkuset wolontariuszy. Wówczas umiejętności organizacyjne i dobra logistyka to podstawa.

Kiedy koordynator upora się już z tabelkami i harmonogramami, przychodzi pora, aby zakasał rękawy i przystąpił do współpracy z wolontariuszami. Niebagatelną rolę odgrywają wówczas umiejętności liderskie, bez których jakże trudno jest przewodzić grupie i zachęcić jej członków do wykonania niektórych prac. Do bardzo ważnych zadań koordynatora należy nadzorowanie działań wolontariuszy i kontrolowanie postępów. Nie powinniśmy jednocześnie zapominać o ciągłym motywowaniu ochotników i odpowiadaniu na ich potrzeby. Szalenie istotne jest również udzielanie informacji zwrotnej (nie zawsze łatwej). Zarządzanie w czystej postaci, prawda?

Współpraca z wolontariuszami opiera się przede wszystkim na relacjach, a ich nie buduje się w ciągu miesiąca. To długotrwały proces, w dużej mierze uzależniony od kompetencji miękkich koordynatora. Jeśli chcemy zbudować zaangażowany zespół ochotników, powinniśmy zasłużyć na ich zaufanie i stworzyć pozytywną atmosferę. Ważne, aby wolontariusz miał poczucie, że jest częścią zespołu, a organizacja docenia jego pracę.

Często wolontariusze tak dobrze czują się w instytucji i towarzystwie koordynatora, że zaczynają zacierać się granice między relacjami zawodowymi a prywatnymi. Pewnie każdy koordynator choć raz w życiu doświadczył tego, że wolontariusz podzielił się z nim swoim problemami – często bardzo osobistymi. Nie są to łatwe sytuacje, ponieważ wymagają dużego wyczucia i empatii. Nie zawsze wiadomo, co zrobić lub powiedzieć. Zazwyczaj wystarczy po prostu pobyć z wolontariuszem albo zapytać, jak się czuje. Najważniejsze to wiedzieć, gdzie kończy się rola koordynatora, a zaczyna kompetencja terapeuty.

Można by pewnie wymienić jeszcze kilka ról, w których musi odnaleźć się koordynator wolontariatu, jednak teraz chodzi mi przede wszystkim o to, aby pokazać nieco inne oblicze tego zawodu – bardziej menadżerskie. O ile w pracy koordynatora wolontariatu wyraźnie podkreślane i wymagane są kompetencje miękkie, duże pokłady empatii i pozytywne nastawienie do ludzi, o tyle równie często zapomina się o wysoko rozwiniętych umiejętnościach organizacyjnych, bez których nie sposób koordynować pracę ochotników.

🔶Z radością ogłaszamy informację o konkursie na „Koordynatora Roku” - najlepszego koordynatora wolontariatu w Warszawie!

🔶Zgłoszenia (do 28.11): koordynator może być zgłoszony przez współpracowników lub wolontariuszy. Może także zgłosić się sam! Zgłoszenia przez formularz: https://forms.gle/Dwdwuync3j3Mg8y16

🔶Szczegóły na naszej stronie: https://wolontariat.waw.pl/dzien-koordynatora/

🔶Podziękujmy naszym koordynatorom za ich pracę na rzecz wolontariatu!

Wydarzenie jest realizowane we współpracy Miasto Stołeczne Warszawa i Stowarzyszenia Centrum Wolontariatu, jako część działania „Wsparcie organizatorów wolontariatu”, realizowanego w ramach miejskiego projektu OCHOTNICY WARSZAWSCY.