Publicystyka - ngo.pl

Omawiany nowy wzór umowy dotacyjnej dotyczy realizacji zadań, które zostały wybrane w otwartym konkursie ofert oraz w trybie bezkonkursowym, wynikającym z art. 19a (tzw. trybie małych grantów).

W nowym wzorze umowy dotacyjnej pojawiło się kilka istotnych zmian. Warto przy tym podkreślić, że wzór umowy jest jedynie ramą dla urzędów samorządowych – oznacza to, że mogą one modyfikować zapisy z umowy oraz dodawać nowe. Z tego względu numeracja paragrafów, którą posługujemy się w tym artykule, może się różnić w stosunku do tej, która stosują poszczególne urzędy.

W pierwszej części umowy zapisywane są standardowe informacje, dotyczące stron umowy – czyli organu administracji publicznej, który udziela dotacji, oraz organizacji, przyjmującej dotację na realizację zadania.

W imieniu organizacji do umowy przystępują osoby, które są formalnie upoważnione do jej reprezentowania, czyli wyrażania woli i zaciągania zobowiązań w imieniu organizacji. Nazwiska i funkcje osób upoważnionych do podpisywania umowy ze strony NGO powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami, wynikającymi zwykle ze statutu i potwierdzonymi odpowiednim dokumentem rejestrowym (np. odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji, do którego wpisana jest organizacja). Dokumenty, potwierdzające uprawomocnienie osób do reprezentacji organizacji, załącza się do umowy.

Umowę w imieniu NGO może również podpisać osoba mająca odpowiednie pełnomocnictwo.

W umowie zapisywane jest imię i nazwisko reprezentanta (lub reprezentantów) oraz numer PESEL.

W przypadku oferty wspólnej, składanej przez co najmniej dwie organizacje, w umowie zawierane są informacje o każdej z tych organizacji i jej reprezentantach oddzielnie.

W § 1 zapisywany jest tytuł zadania publicznego (zgodnie z wnioskiem, czyli ofertą) oraz datą złożenia oferty (wniosku o dotację). Złożony i wypełniony (oryginalny) wniosek o dotację stanowi załącznik do umowy.

W dalszej części umowa dotacyjna oznaczana jest jako umowa powierzenia lub o wsparcie realizacji zadania publicznego. Umowa jest umową powierzenia w przypadku, gdy organizacja nie wnosi wkładu własnego do realizacji zadania. Jeżeli organizacja wnosi wkład własny – umowa jest umową o wsparcie realizacji zadania publicznego. Wg interpretacji DPP ustawodawca miał tu na myśli finansowy wkład własny – czyli wkład rzeczowy i osobowy może być wykazywany w umowie powierzenia. Taką interpretację stosuje samorząd warszawski.

W umowie dotacyjnej zawarte są informacje o osobach do kontaktów roboczych w sprawie realizacji przedmiotu umowy – zarówno ze strony urzędu, jak i organizacji. W umowie zawiera się imię, nazwisko, telefon oraz adres e-mail osób do kontaktów roboczych.

Zdarza się, że pierwotna oferta realizacji zadania, złożona w konkursie, zostaje zmieniona. Dzieje się tak np. wtedy, gdy komisja konkursowa przyznała mniejszą dotację niż ta, o którą ubiegał się wnioskodawca (oferent) lub gdy termin rozstrzygnięcia konkursu się opóźnił. Komisja konkursowa może też sugerować zmianę terminów czy jakichś działań z innych przyczyn.

Warto podkreślić, że oferent (wnioskodawca) nie ma obowiązku dostosowywać zapisów oferty (wniosku) do sugestii urzędu. Organizacja może podjąć próbę negocjacji z urzędem ostatecznego kształtu opisu działań, harmonogramu i kosztorysu. Ostatecznie to obydwie strony podejmują decyzję, czy chcą współpracować przy realizacji zadania na warunkach proponowanych przez drugą stroną.

W § 2 ust. 1 - 2 umowy dotacyjnej określane są:

• termin realizacji zadania (tj. do kiedy należy koniecznie zakończyć realizację projektu)
• termin ponoszenia wydatków w ramach umowy (ostateczna data, do której powinny być dokonane wydatki).

Termin ponoszenia jest ustalany oddzielnie dla środków pochodzących z dotacji oraz dla środków pochodzących z innych źródeł, tzw. finansowego wkładu własnego – np. własnych środków organizacji, wpłat odbiorców zadania, czy środków uzyskanych w ramach innych dotacji).

W przypadku, gdy w związku z realizacją zadania organizacja osiągnie przychody nieprzewidziane w ofercie i w umowie (np. odsetki bankowe) możliwe jest ich wykorzystanie na realizację zadania. Jeżeli środki takie nie zostaną wykorzystane na realizację zadania organizacja będzie musiała je zwrócić (§ 2 ust. 4).

W § 3 ust. 1 – 4 umowy dotacyjnej określona jest wysokość dotacji, termin przekazania dotacji oraz rachunek bankowy organizacji, na który przelane zostaną środki.

W przypadku oferty wspólnej w umowie podaje się rachunki każdej partnerskiej organizacji osobno.

Zgodnie ze wzorem umowy środki mogą być przekazane:

• na zadania tzw. „roczne”, tj. takie, których realizacja obejmuje jeden rok budżetowy (między 1 stycznia a 31 grudnia jednego roku kalendarzowego): w terminie 30 dni od daty podpisania umowy lub w transzach,
• na zadania tzw. „wieloletnie”, których realizacja wykracza poza jeden rok budżetowy: dotacja na pierwszy rok przekazywana jest w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy, a na kolejne lata daty określa się w umowie.

• złożeniem lub zaakceptowaniem sprawozdania częściowego (§ 3 ust. 14),
• wydatkowaniem określonego procentu już otrzymanych przez organizację środków (par 3. ust. 15).

W przypadku umów wieloletnich przekazanie środków na kolejny rok może (ale nie musi) być uzależnione od złożenia lub zaakceptowania sprawozdania za rok poprzedni (§ 3 ust. 13).

W odniesieniu do zadań wieloletnich we wzorze umowy dotacyjnej zamieszczono zapis, że wysokość środków w kolejnych latach zależeć będzie od wysokości budżetu przyznanego na dany rok na realizację zadań przez organizacje pozarządowe. Jest to zapis, który zabezpiecza na przyszłość organ administracji publicznej na wypadek, gdyby zmniejszono ogólny budżet na realizację zadań publicznych, co będzie skutkowało tym, że nie będzie możliwości przekazania dotacji w pełnej przyznanej wcześniej kwocie. W takiej sytuacji może dojść do propozycji zmiany umowy i dostosowania jej do możliwości finansowych urzędu, który zawarł umowę z NGO.

W § 3. ust. 5 umowy dotacyjnej NGO umowie zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego. We wzorze umowy podane są dwa warianty ustępu 5. Pierwszy wariant odnosi się do  umów zawieranych na zadania wyłonione w otwartym konkursie ofert. Drugi wariant ustępu 5 odnosi się do zadań realizowanych w wyniku naboru w trybie tzw. małych grantów.

W przypadku projektu (oferty) realizowanego w trybie tzw. małych grantów podaje się wyłącznie wysokość wkładu własnego (finansowego, osobowego i rzeczowego) – bez podziału na jego rodzaj.

W przypadku umów odnoszących się do zdań wyłonionych w otwartym konkursie ofert oferent jest zobowiązany do podania szczegółowych kwot – wkładu finansowego, rzeczowego i osobowego. Ponadto wkład finansowy podawany jest w podziale na:

• własne środki organizacji,
• środki pochodzące od odbiorców zadania (np. opłata za udział w szkoleniu),
• środki pochodzące z innych źródeł publicznych (np. od innych urzędów – wraz z podaniem ich nazwy),
• pozostałe środki.

Kwoty te – o ile nie została zrobiona aktualizacja – powinny być takie same, jak te podane w formularzu oferty (wniosku o dotację). Dla ofert wieloletnich podział wkładu podawany jest dla każdego roku oddzielnie.

Całkowity koszt realizacji zadania (projektu) jest określony w § 3 ust. 6.  Całkowity koszt realizacji zadania to suma dotacji i wkładu własnego. Dla zadań wieloletnich koszt realizacji zadania podaje się również w rozbiciu na poszczególne lata realizacji zadania.

W § 3 ust. 7 wzoru umowy określa się:

• procentowy udział całego wkładu własnego w stosunku do dotacji – w przypadku tzw. małych grantów, przy czym procentowy udział wkładu własnego nie może być niższy niż  wskazany w umowie
• procentowy udział środków finansowych w stosunku do dotacji – w przypadku „zwykłych” zadań – tj. wyłonionych w otwartym konkursie ofert. Udział ten nie może być niższy niż wskazany w umowie, choć wysokość finansowego poszczególnych rodzajów wkładu własnego może się zmieniać (§ 3 ust. 8).

Podobnie we  wzorze umowy dotacyjnej zapisano udział sumy wkładu własnego i osobowego w stosunku do dotacji. Nie może być on mniejszy niż wskazany w umowie, ale może zmieniać się wysokość poszczególnych rodzajów wkładów (§ 3 ust. 9 - 10).

W § 3 ust.  11 zapisano, że jeśli zleceniobiorca nie dostosuje się do zapisów umowy dotacyjnej, dotyczących wkładu własnego i np. wykaże mniejszy wkład finansowy lub sumę wkładu osobowego i rzeczowego, to będzie zobowiązany do zwrotu odpowiedniej części dotacji, gdyż jest to traktowane za „pobranie dotacji w nadmiernej wysokości”.

PRZYKŁAD

Organizacja otrzymała 10 000 zł dotacji. Zadeklarowała 5 000 zł wkładu finansowego. Procentowy udział wkładu finansowego w dotacji wynosi zatem 50%. W sprawozdaniu organizacja wykazała, że jej wkład finansowy wyniósł ostatecznie 3 000 zł. Organizacja pomniejszyła wkład finansowy niezgodnie z umową do 30%. Oznacza to, że dotacja została pobrana w nadmiernej wysokości. Aby zachować proporcje procentowe wkładu własnego i dotacji, to przy 3 000 zł wkładu własnego dotacja powinna wynosić 6 000 zł (3 000 zł/6 000 zł * 100% = 50%). Urząd zwróci się zatem do organizacji o zwrot nienależnie pobranej kwoty w wysokości 4 000 zł.

Dodatkowo w § 5 określa się maksymalny procentowy udział kosztów dotacji w całkowitych kosztach realizacji zadania (projektu). Oznacza to, ze wspomniane wyżej zapisy, dotyczące wysokości wkładu własnego uważa się za zachowane, jeśli procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego nie zwiększy się o więcej niż wskazany w umowie próg procentowy. Inaczej mówiąc, w  nowym wzorze umowy dotacyjnej zapisano  możliwość wprowadzenia procentowego progu podwyższenia udziału dotacji w kosztach o określony procent (czyli pomniejszenia wkładu własnego organizacji).

Nowy wzór umowy przewiduje możliwość zwiększania kwot pobieranych od odbiorców (czyli tzw. świadczeń od adresatów zadania), jednakże w § 3 ust. 5, pkt 11 zapisano procentowy limit zwiększenia odpłatności od pojedynczego odbiorcy.

We wzorze umowy zawarto trzy warianty  § 6 ust. 1, który dotyczy możliwości przesunięć między wydatkami w kosztorysie (tzw. pozycjami w budżecie). W umowie zamieszcza się jeden z wariantów. Urząd i organizacją mają możliwość , by ustalić sposób zmian wysokości wydatków w kosztorysie.

Trzy warianty zapisu dotyczącego przesunięć kosztów:

1. określa się limit procentowy zwiększenia dla pojedynczego wydatku (np. w przypadku, gdy limit ten zostanie określony na 10%, to możliwe jest zwiększenie dowolnego wydatku o 10% jego pierwotnej kwoty),
2. określa się limit procentowy zmian dla sum kategorii kosztów (w kosztorysie występują dwie kategorie wydatków: koszty merytoryczne i koszty obsługi zadania, jeżeli np. limit wynosi 10%,  to całkowite sumy kosztów w tych kategoriach można zwiększyć o 10%. Jeżeli np. suma kosztów merytorycznych wynosi 10000 zł – to można ją zwiększyć o 1000 zł, a suma kosztów obsługi wynosi 1000 zł – to możliwe jest zwiększenie o 100 zł),
3. Określa się limit procentowy zmiany wysokości wydatku w stosunku do kwoty dotacji (np. jeżeli limit ten wynosi 10%, a organizacja otrzymała dotację w wysokości 10000 zł, to każdy wydatek może być zwiększony o 1000 zł – niezależnie od jego pierwotnej wysokości).

Spośród tych trzech możliwości wybierana jest jedna.

W § 8 umowy zapisano zobowiązanie do informowania o tym, że zadanie jest finansowane (w przypadku powierzenia) lub współfinansowane (w przypadku wsparcia) ze środków urzędu. We wzorze umowy wskazano, że obowiązek ten odnosi się do wszystkich materiałów, publikacji, informacji przekazywanych mediom, ogłoszeń i wystąpień publicznych powstałych w ramach realizacji zadania (§ 8 ust. 1).

We wzorze zapisano ponadto, że logo i informację o finansowaniu lub współfinansowaniu zamieszcza się na wszystkich materiałach i rzeczach zakupionych w ramach umowy, jeśli jest to możliwe (par.8 ust. 2). Wg § 8 ust. 3 urząd powinien przekazać organizacji realizującej zadanie logo oraz treść wymaganych informacji.

Wzór umowy dotacyjnej przewiduje ponadto, że organizacja realizująca zadanie wyraża zgodę na rozpowszechnianie przez urząd informacji w prasie, w radiu, w telewizji, internecie i innych publikacjach o przyznanej dotacji, a także o nazwie, adresie, przedmiocie i celu zadania, na które przyznano dotację. Urząd ma też prawo informować o fakcie złożenia lub niezłożenia sprawozdania przez organizację (§ 8 ust. 4).

Organizacja ma natomiast obowiązek informować urząd, jeśli zmieniłby się adres siedziby lub dane kontaktowe  osób upoważnionych do reprezentacji organizacji, a także o ogłoszeniu likwidacji lub wszczęciu postępowania upadłościowego. Takie informacje organizacja musi przekazać do urzędu w terminie 14 dni od zaistnienia zmian (§ 8 ust. 5).

W §7 zapisano obowiązki dokumentacyjne organizacji realizującej zadanie. I tak: organizacja ma obowiązek prowadzić wyodrębnioną dokumentację finansowo-księgową i ewidencję księgową – w sposób który umożliwia identyfikację wszystkich wydatków związanych z realizacją zadania (§ 7 ust. 1). Dokumenty finansowe muszą być odpowiednio opisane – dotyczy to zarówno kosztów pochodzących z dotacji, jak i tych, które stanowią wkład własny (§ 7 ust. 3).

Wszelkie dokumenty finansowo-księgowe i dokumentację projektu (np. listy obecności) należy przechowywać przez 5 lat, licząc od następnego roku po realizacji zadania (§ 7 ust. 2).

W § 10 wzoru umowy dotacyjnej zapisano obowiązki sprawozdawcze. Podstawowym terminem złożenia sprawozdania końcowego z realizacji zadania jest termin 30 dni od daty jego zakończenia (§ 10 ust. 4). W przypadku umów wieloletnich dodatkowe sprawozdania częściowe (roczne)  składa się 30 dni po zakończeniu roku budżetowego, w którym realizowano zadanie (§ 10 ust. 3).

Ponadto sprawozdania częściowe mogą być składane, gdy:

• urząd wezwie organizację do złożenia sprawozdania częściowego – wówczas sprawozdanie należy złożyć w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania (§ 10 ust. 1),
• umowa realizowana jest w transzach i zawarto postanowienie o obowiązku składania sprawozdań częściowych w określonych terminach (§ 10 ust. 2).

Po złożeniu sprawozdania urząd może wezwać organizację do przedstawienia dodatkowych informacji, wyjaśnień czy dowodów, wyznaczając organizacji termin ich dostarczenia (§ 10 ust. 5).

W przypadku, gdy organizacja nie złoży sprawozdania, urząd wzywa ją do dokonania tej czynności w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania (§ 10 ust. 6).

Ponadto konsekwencją niezastosowanie się do wezwań urzędu, związanych ze złożeniem sprawozdania częściowego lub końcowego, albo nieudzielenie wyjaśnień co do treści sprawozdań może być podstawą do natychmiastowego rozwiązania umowy z organizacją (§ 10 ust. 8).

Kontrola zadania publicznego może odbyć się w trakcie realizacji zadania lub do 5 lat po jego zakończeniu (licząc od roku następującego po zakończeniu realizacji) (§ 9 ust. 1).

Podczas kontroli mogą być badane dokumenty i inne nośniki informacji. Kontrolujący mogą żądać udzielenia wyjaśnień ustnie lub na piśmie. Mają także prawo wyznaczyć termin dostarczenia dokumentów lub wyjaśnień (§ 9 ust. 2). Kontrola może być przeprowadzona w miejscu realizacji zadania, w siedzibie organizacji, a część czynności kontrolnych może być wykonywana w siedzibie urzędu (§ 9 ust. 3, 4).

Po kontroli urzędnicy mają obowiązek poinformować organizację o wynikach kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekazać wnioski i zalecenia (§ 9 ust. 5). Organizacja ma obowiązek wdrożyć je w ciągu 14 dni oraz poinformować urząd o sposobie ich wykonania (§ 9 ust. 6).

• za porozumieniem stron, gdy wystąpią okoliczności, za które strony nie ponoszą winy (§ 12),
• poprzez odstąpienie od umowy przez organizację, gdy wystąpią okoliczności uniemożliwiające wykonanie umowy – jednak nie później niż do dnia przekazania dotacji (§ 13 ust. 1),
• poprzez odstąpienie organizacji od umowy, gdy urząd nie przekazał dotacji w terminie przewidzianym w umowie – jednak nie później niż do dnia przekazania dotacji (§ 13 ust. 2),
• poprzez rozwiązanie umowy przez urząd ze skutkiem natychmiastowym (§ 14 ust. 1) w przypadku:

• wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości lub nienależnie, tj. bez podstawy prawnej
• nieterminowego oraz nienależytego wykonywania umowy, w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego
• przekazania przez organizację części lub całości dotacji osobie trzeciej w sposób niezgodny z umową
• nieprzedłożenia przez organizację sprawozdania z wykonania zadania publicznego w terminie określonym i na zasadach określonych w umowie
• odmowy poddania się przez organizację kontroli albo niedoprowadzenia w terminie do usunięcia nieprawidłowości
• stwierdzenia przez urząd, że oferta na realizację zadania publicznego była nieważna lub została złożona przez osoby do tego nieuprawnione.

Jeśli doszło do rozwiązania umowy przez urząd, to urząd określa wysokość  zwrotu dotacji oraz wysokość odsetek (§ 14 ust.2).

W § 15 wzoru umowy dotacyjnej zapisano, że organizacja realizująca zadanie (projekt) nie może zbyć rzeczy zakupionych ze środków z dotacji przez 5 lat od daty zakupu. Jednak urząd może z ważnych przyczyn zgodzić się na sprzedaż, o ile organizacja zobowiąże się, że uzyskane w ten sposób środki przekaże na realizację celów statutowych.

Jeśli organizacja w ofercie (wniosku o dotację), w harmonogramie wskazała, że część zadania będzie realizowana przez podmiot niebędący stroną umowy – to urząd wyraża na to zgodę, zamieszczając stosowną informację w § 4.

Ramowy wzór umowy pozostawia dość sporo możliwości elastycznego zarządzania realizacją zadania publicznego. Jednak w niektórych sytuacjach niezbędne będzie sporządzenie aneksu do umowy. Najczęstszym przypadkiem aneksowania umowy będzie:

• konieczność dokonania większych zmian w kosztorysie niż wynika to z limitów przewidzianych w umowie,
• zmiana terminu wykonania zadania,
• zmiana terminu i zakresu wykonywania poszczególnych działań.

Wzór umowy ma charakter ramowy. Oznacza to, że może on być modyfikowany przez poszczególne urzędy. Jednak w samym wzorze zamieszczono wyraźne wskazanie, że zakres tych modyfikacji nie może doprowadzić do sytuacji, w której nowe zapisy są sprzeczne z zapisami w samym wzorze.