Nowelizacja ustawy o rachunkowości - ułatwienie dla zarządów wieloosobowych
Zgodnie z ustawą z dnia 14 października 2021 roku ogłoszoną w listopadzie w Dzienniku Ustaw (poz. 2106) doszło do modyfikacji przepisów w zakresie podpisywania sprawozdań finansowych. Nowelizacja umożliwia uproszczenie procedur i ograniczenie liczby osób, które muszą złożyć podpis pod sprawozdaniem finansowym.
Jak było do tej pory?
Dawniej sprawozdanie finansowe musiało być sygnowane podpisami osoby upoważnionej do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. Jeżeli jednostka była zarządzana przez organ wieloosobowy, wówczas niezbędne były podpisy wszystkich członków zarządu. Dokument w formie elektronicznej wymagał od każdego posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego e-podpisu. Wymóg ten często był szczególnie trudny do spełnienia dla wieloosobowych Zarządów organizacji pozarządowych.
Czego dotyczą zmiany?
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości procedura sporządzania sprawozdania finansowego zostaje uproszczona. Teraz, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, istnieje możliwość złożenia podpisu przez wyłącznie jednego członka zarządu.
Jest to jednak obarczone kilkoma dodatkowymi warunkami:
- pozostali członkowie zarządu powinni oświadczyć, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie
- oświadczenie powinno jednoznacznie wskazywać dokument, do którego się odwołuje (łącznie z podaniem daty i godziny podpisania sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych)
- pod oświadczeniem należy złożyć podpis (dopuszczalna jest również wersja papierowa z podpisem odręcznym)
- powyższe oświadczenia należy dołączyć do sprawozdania finansowego (jeżeli zostały przygotowane w formie papierowej, należy zapewnić ich elektroniczne kopie).
Analogiczna procedura obowiązuje w przypadku odmowy podpisania sprawozdania finansowego (bądź też odmowy złożenia oświadczenia potwierdzającego jego zgodność z ustawą).
Kto może skorzystać?
Zmiana przepisów jest doskonałym udogodnieniem w przypadku jednostek, w których zarząd jest bardzo liczny oraz rozproszony. W takiej sytuacji zdobycie podpisów od wszystkich członków organu kierującego było często kłopotliwe. Ponadto, od kiedy sprawozdanie finansowe jest przygotowane w formie elektronicznej i każda osoba sygnuje je e-podpisem, technicznym wyzwaniem było uzyskanie podpisów elektronicznych przez wszystkich członków zarządu. Jednocześnie sam proces składania tych podpisów pod sprawozdaniem finansowym niepotrzebnie rozwlekał się w czasie.
Wspomniana aktualizacja procedury to część zmian, jakie przyniosła ostatnia nowelizacja ustawy o rachunkowości. Modyfikacje takie jak ta są niezbędne w dziedzinie rachunkowości, aby nadążać za nieustannym i dynamicznym rozwojem świata rzeczywistego i wirtualnego.
