Publicystyka - ngo.pl

Realizujemy zadania na zlecenie Urzędu m.st. Warszawy. Czy możemy zaakceptować do rozliczenia rachunek do umowy zlecenie, mimo iż płatności przelewem dokonano dzień przed wystawieniem rachunku, a wykonanie zlecenia została potwierdzone i zaakceptowane?

Nie można dokonywać płatności bez dowodu księgowego, np. rachunku, który powinien zostać zaakceptowany, a praca przyjęta. Powinna nastąpić również akceptacja do zapłaty.

Sposób zapłaty za umowę zlecenie (czy każdą inną umowę cywilnoprawną, np. umowę o dzieło) powinien być opisany w samej umowie. Standardowy zapis zazwyczaj brzmi: „Wynagrodzenie będzie płatne najpóźniej …… dni po przedłożeniu rachunku przez Zleceniobiorcę”. Tak więc, jeśli w umowie znajduje się taki zapis, to zapłata przed wystawieniem rachunku jest sprzeczna z zapisami umowy i powinna być zakwestionowana w samej organizacji przez osobę, która sprawuje nadzór.

Kolejną kwestią jest „akceptacja do zapłaty”. Każdy dokument księgowy, zanim zostanie zapłacony, powinien być zaakceptowany pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz do zapłaty. Dopiero po takiej akceptacji można zapłacić zleceniobiorcy (osobie, która wykonała pracę). Bez zobaczenia rachunku osoba nadzorująca obieg dokumentów finansowych w organizacji nie ma możliwości akceptacji formalno-rachunkowej i do zapłaty. Można odebrać pracę merytorycznie (sprawdzić, czy zgadza się z zamówieniem i czy jest wykonana poprawnie), choć ślad po takiej akceptacji również powinien być na dokumencie finansowym, a nie na samej umowie.

W teorii rachunki do umów są wystawiane przez zleceniobiorcę (wykonawcę), jednak w praktyce przygotowuje je zleceniodawca (zamawiający), czyli w tym przypadku organizacja realizująca projekt. Zleceniobiorcy jedynie je podpisują. Taka praktyka dotyczy nie tylko organizacji, ale wszystkich pracodawców, gdyż to zlecający wykonanie pracy wie, jak prawidłowo wyliczyć wszystkie składniki wynagrodzenia (w przypadku umów zleceń to: netto, ZUS i podatek dochodowy). Zazwyczaj w umowach podane są  kwoty brutto, tak więc i z tego powodu płacenie przed przygotowaniem i otrzymaniem podpisanego rachunku może być ryzykowne – może się okazać, że zapłacona kwota netto została nieprawidłowo wyliczona.