Publicystyka - ngo.pl

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK.NGO.PL ODPOWIADA

Do 15 marca 2018 r., żeby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS organizacja przedsiębiorca musiała:

• wypełnić formularz KRS-Z30,
• dołączyć do formularza sprawozdanie finansowe podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie i przez wszystkich członków zarządu,
• dołączyć do formularza uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz dokumenty potwierdzające prawidłowy sposób podjęcia uchwały (np. listę obecności na walny zebraniu członków, protokół z walnego zebrania członków),
• zapłacić 140 zł (40 zł opłata za wzmiankę o złożeniu dokumentów + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Komplet dokumentów składany był w wersji papierowej.

Sprawozdanie finansowe organizacji przedsiębiorcy do KRS. Jak jest? 

Krok 1: Przygotowanie zgłoszenia

Dane osoby, którą wybierzecie muszą widnieć w KRS (w składzie zarządu).

Przygotujcie w odpowiednim formacie, np. zeskanowane do pdf lub jpg:

• bilans, rachunek zysków i strat, informację uzupełniającą podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie i cały zarząd,
• uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe. 

Każda część sprawozdania ma być odrębnym plikiem (1. Bilans, 2. Rachunek zysków i strat, 3. Informacja dodatkowa, 4. Uchwała o zatwierdzeniu). Pliki nie powinny być „za ciężkie”. Jeśli przekroczą dopuszczalny rozmiar pokaże się informacja o konieczności zmniejszenia rozdzielczości lub ewentualnego kontaktu z „działem technicznym”. Jeśli organizacja miała przeprowadzany audyt to dołącza również informację o audycie w odrębnie przygotowanym pliku.

Konto autoryzuje się podpisem kwalifikowalnym lub profilem zaufanym ePUAP.

Właścicielem konta jest osoba, a nie organizacja.

Logujemy się i wybieramy opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. System prowadzi dalej, informując, co należy robić.

Nowe zgłoszenie wybiera się poprzez przycisk „dodaj zgłoszenie” i wpisanie w wyszukiwarce numeru KRS organizacji, która składa sprawozdanie finansowe.

Warto pamiętać, że poszczególne części sprawozdania mają być odrębnymi plikami – są dodawane po kolei. Po dodaniu klika się „zapisz”, po czym dodaje kolejny dokument.

Po dodaniu wszystkich dokumentów należy złożyć („odklikać”) oświadczenie o poprawnym podpisaniu dokumentów. W przypadku braku podpisu np. jednego z członków zarządu zaznacza się informację „Dokument nie posiada wszystkich wymaganych podpisów”. Poniżej otwierają się okna, w których podawane są dane osoby, która nie podpisała dokumentu oraz powód braku podpisu.

Następnie weryfikujemy poprawność wypełnienia zgłoszenia – przycisk „weryfikuj” zgłoszenie”.

Na zakończenie trzeba podpisać elektronicznie (podpisem kwalifikowalnym lub profilem zaufanym ePUAP) i wysłać zgłoszenie – „wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Osoba podpisująca zgłoszenie musi być uprawniona do reprezentacji i być ujawniona / wpisana do KRS wraz ze swoim numerem PESEL. System podaje tabelę z nazwiskami oraz PESELAMI osób uprawnionych do reprezentowania organizacji. Osoba składająca zgłoszenie zaznacza informację, kto ma je podpisać. System daje możliwość, aby jedna osoba zamieściła sprawozdanie, a inna podpisała i wysłała jego zgłoszenie.

Po wykonaniu tych czynności otrzymujemy mailem (jako osobne wiadomości) informacje o rejestracji zgłoszenia wraz z jego identyfikatorem, o zamieszczeniu w dziale III rejestru przedsiębiorców KRS wzmianki o złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz zapisaniu tych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych. 

1. Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.
   
   2. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.
      
   3. Do zgłoszenia dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c i 1d oraz ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2.
      
      (…)

6. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
   
   7. Zgłoszenie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w zakresie określonym w ust. 2 i 6. W przypadku negatywnej weryfikacji wnioskodawca może złożyć dokumenty, o których mowa w ust. 1, wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2–5a, albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.
      
   8. Do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 70a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1, 2 i 7.
      

• Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (tj. Dz.U. 2018 r. poz. 398)

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO?
Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.