Publicystyka - ngo.pl

Tłumacząc dosłownie ten anglojęzyczny zwrot dowiadujemy się, że jest to list (ang. letter) z wiadomościami (ang. news). Newsletter jest przykładem masowej korespondencji, za pomocą której możemy dotrzeć do bardzo wielu odbiorców w krótkim czasie. E-mail to najstarszy sposób komunikacji w Internecie, który nadal, mimo upływu lat, cieszy się powodzeniem. W dobie urządzeń mobilnych, każdy ma do niego dostęp przez niemal cały czas, a niektórzy są od niego tak uzależnieni, że sprawdzają pocztę zanim umyją zęby. Właśnie dlatego warto wykorzystać ten rytuał, by być w kontakcie z naszymi odbiorcami, darczyńcami, beneficjentami. Sympatycy naszej organizacji już nie muszą regularnie sprawdzać i odświeżać naszej strony, wystarczy, że wyrobimy w nich nawyk odbierania newslettera np. raz w tygodniu. Wtedy możemy mieć pewność, że będą na bieżąco z informacjami o naszych działaniach, o ile my ich nie zawiedziemy i wyślemy je na czas.

Pokusiłam się o stworzenie pewnych wytycznych, który powinna przestrzegać każda organizacja chcąca wysyłać swój newsletter.

Każda osoba = odbiorca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie treści drogą elektroniczną. Chętnych na newsletter można zbierać poprzez specjalny formularz umieszczony na stronie, który powinien również zawierać formalny krok potwierdzający zapoznanie się z regulaminem i wyrażeniem zgody na otrzymywanie wiadomości. Zgoda użytkowników e-maili uchroni Was od posądzenia o spam.

Czytelnik lub czytelniczka ma prawo się rozmyślić, dlatego w każdej wiadomości musi znaleźć się formularz, który w łatwy sposób umożliwi rezygnację z subskrypcji. Każdy newsletter powinien zawierać formatkę do wypisania się. Rezygnacja może być przeprowadzona w jednym lub dwóch krokach. Osobiście jestem zwolenniczką wypisywania się w jednym kliknięciem. W wersji złożonej z dwóch kroków najpierw klikamy w link w newsletterze, potem w drugi link dezaktywujący subskrypcję, który dostaliśmy na nasz adres mailowy.

Pamiętajcie o tym, by każda Wasza wiadomość zawierała temat oraz nadawcę. Nadawca np.: Fundacja TechSoup temat: Newsletter Technologie.org.pl – Adobe w Programie Dotacji. Te informacje uwiarygodniają Was w oczach czytelników. Dobry temat nie powinien zawierać więcej niż 60 znaków. Temat powinien w jasny sposób komunikować, co jest zawartością wiadomości. Im lepiej go skonstruujemy, tym więcej maili zostanie otwartych.

Treść newslettera będzie uzależniona od specyfiki naszej organizacji i celu, w jakim go wysyłamy. Może to być zaproszenie na szkolenie czy koncert organizowany w naszej okolicy, newsy, podsumowanie działalności organizacji za dany okres, zajawka wydarzenia z linkiem do naszej strony, podsumowanie wydarzenia wzbogacone o zdjęcia czy link do filmiku na Youtube. Może to być również treść zewnętrzna. W tym wypadku ważne jest, by sprawdzić, na jakiej licencji jest publikowany dany artykuł i czy mamy prawo go użyć do celów niekomercyjnych. W takich sytuacjach pamiętajmy też o podaniu źródła.

Warto zastosować w treści wezwania do akcji tzn. call to action, czyli "wejdź", "przyjdź", "kliknij", "wpłać". Komunikaty stosowane w pierwszej osobie zachęcają do wykonania czynności. W przypadku używania linków do strony warto skorzystać z serwisów, które skracają długość linków tj.: bitly.com lub tnij.org.

W newsletterze możemy również dołączyć przyciski, które będą przenosiły odbiorcę do naszych kanałów społecznościach.

Każdy newsletter przed wysłaniem należy przetestować. Najlepiej poprzez rozesłanie go do użytkowników różnych kont pocztowych tj.: Gmail, WP, Outlook itp. W każdym z tych narzędzi nasz newsletter może wyglądać inaczej. Najpopularniejszym sposobem na sformatowanie newslettera jest HTML. Można również użyć gotowych formatek, które są wbudowane w serwisy do tworzenia masowej wysyłki. Serwisy umożliwiają również otwieranie wiadomości za pomocą przeglądarki, telefonu komórkowego czy wyświetlanie wiadomości jako sam czysty tekst. Ten ostatni sposób może być istotny dla organizacji, które współpracują z osobami słabowidzącymi lub niewidomymi.

Nowoczesne programy czy serwisy, które umożliwiają nam wysyłkę masową zbierają informację na temat zachowań naszych odbiorców. Po dokonaniu wysyłki otrzymujemy statystyki, z których dowiadujemy się, ile osób otrzymało naszą wysyłkę, a ile otworzyło wiadomość. Możemy sprawdzić, na co nasi czytelnicy klikali najczęściej. Jest to świetne narzędzie do ewaluacji.

W tym celu należy zbierać imiona i nazwiska osób, z którymi się komunikujemy. Taki indywidualny mailing może być wysyłany np. do naszych darczyńców lub osób indywidualnych, które przekazały nam w latach ubiegłych 1%.

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do masowego wysyłania newsletterów graficznych czy zarządzania bazą odbiorców. Oto kilka z nich:

• Mailchimp – program w języku angielskim. Pozwala na wysyłanie kampanii do 2000 użytkowników za darmo. Bardzo rozbudowane narzędzie, można je połączyć z mediami społecznościowymi tj.: Facebook, Twitter. Daje nam możliwość skonfigurowania formatki z zapisywaniem się na newsletter, którą w łatwy sposób można wstawić na stronę. Największą zaletą tego narzędzia jest to, że daje nam możliwości analizy kampanii marketingowych, zlicza ilość wejść, kliknięć, przesłań, co stanowi dobry punkt wyjścia do stworzenia idealnej kampanii.
   
• Wysija – darmowa wtyczka do WordPress, która pozwala na stworzenie na naszej stronie okna do zapisania się na newsletter oraz na rozsyłanie masowej korespondencji do subskrybentów. Pozwala śledzić otwarcia, ma również wbudowany edytor wizualny. Można ją w łatwy sposób skonfigurować, polecam szczególnie tym organizacjom, których strona jest postawiona na tym CMSie.
   
• Freshmail – jest to polski program do mailingu. Specjalizuje się w kompleksowej obsłudze działań z zakresu e-mail marketingu: budowaniu i zarządzaniu bazami danych, przeprowadzaniu kampanii e-mailowych, a także analizie efektów kampanii mailingowych. Posiada ofertę dla organizacji pozarządowych.

• Baza wiedzy w jęz, angielskim MailChimp: kb.mailchimp.com/
• Skracacz linków - np.: bit.ly
• Bezpłatne zdjęcia i grafiki: openclipart.org
• Prezentacja FreshMaila na konferencji #ngo

Artykuł powstał w ramach projektu „Profesjonalne NGO” realizowanego przez Fundację TechSoup dzięki wsparciu Funduszu Inicjatyw Obywatelskich