Jedna faktura, trzy systemy i jeszcze segregator. O tym, jak w scyfryzowanej organizacji dokument może mieć bogatsze życie, niż się wydaje. Zwłaszcza gdy przychodzi zalecenie i w tle pojawia się słowo „kontrola”.
Rysunkowa ilustracja przedstawia zaskoczoną animatorkę trzymającą fakturę z pieczątką i podpisem, stojącą przy biurku z laptopem, segregatorem i kalkulatorem.
Autor/źródło: AI/EPAnimatorka Joanna kupiła kawę na spotkanie. Obowiązkowo wzięła fakturę. Faktura 27/02/2026 pojawiła się w KSeF. Bez papieru, bez koperty. Normalna, współczesna faktura. Trafiła do organizacji, która naprawdę jest scyfryzowana. Jest EOD, dokumenty krążą elektronicznie, opisy wpisuje się w systemie, ścieżka akceptacji jest widoczna jak na dłoni.
Została przypisana do projektu, dostała porządny opis w EOD. Wszystko było. Zadanie, działanie, numer umowy, akceptacja. Gdyby ktoś zapytał, czy jest udokumentowana, odpowiedź brzmiałaby: oczywiście.
I wtedy przyszło zalecenie od grantodawcy.
Takie spokojne, formalne. Że w związku z KSeF, że dla celów weryfikacji…
…że w przypadku wezwania do kontroli…
No więc dobrze.
I już wiemy, że EOD i KSeF to jednak nie to samo, co opis na dokumencie. Zatem na wszelki wypadek wydruk, na złość obiegowi elektronicznemu. Na odwrocie kilka zdań. Trzy podpisy. Tusz. Trzy pieczątki. Potem skan dwustronny, żeby było widać wszystko. I do segregatora.
Nie dlatego, że EOD nie działa. Działa bardzo dobrze.
Nie dlatego, że ktoś nie ufa systemom.
Bo kontrola najbardziej lubi papier. A zadowolona kontrola to podstawa.
I tak ta jedna faktura ma dziś całkiem bogate życie. Jest w KSeF. Jest w EOD. Jest jako PDF z opisem. Leży też w segregatorze. Skserowana, żeby nie wyblakła. Na wszelki wypadek. Zaklepana. Trzy razy stuknięta w drewno.
Nie mnożymy bytów z pasji do papieru. Raczej z doświadczenia.
EOD eodem.
A zalecenie zaleceniem.
