Publicystyka - ngo.pl

Według raportu z 2020 roku tylko 23% firm deklarowało używanie profesjonalnych narzędzi do zarządzania projektami. Większość organizacji do dziś bazuje na papierze i Excelu. Czy to nie dziwne?

Moje doświadczenia pokazują, że w polskich organizacjach pozarządowych ten wskaźnik jest jeszcze niższy. Dlaczego tak się dzieje?

W tym artykule znajdziesz odpowiedź na to pytanie. Poza tym dowiesz się też:

• W czym może pomóc narzędzie do zarządzania projektami?
• Jak dobrać narzędzie do potrzeb organizacji?
• Jak wdrożyć narzędzie, żeby ludzie chcieli z niego korzystać?
• Ile kosztują dobre narzędzia?

Zarządzanie projektami w NGO to nie lada wyzwanie. Wiele z osób, które prowadzą NGO, realizuje ambitne przedsięwzięcia non-profit, jednocześnie pracując zawodowo. Jeżeli w takiej organizacji są głównie wolontariusze, to nawet umówienie zwykłego spotkania graniczy z cudem. Jedni wolą rano, inni mogą wieczorem, ktoś akurat jest chory, a ktoś inny w ogóle zapomniał o spotkaniu. Czas płynie, projekty stoją w miejscu, bo nikt nie wie, co ma robić.

Na ratunek przychodzą e-maile. To jednak tylko pozorna pomoc. Co chwilę trzeba forwardować komuś wiadomość, przypominać o załącznikach i łączyć kilka wątków w jeden. Efektem są długie wieczory spędzane na zarządzaniu skrzynką mailową. To z kolei prowadzi do zmęczenia, zniechęcenia i braku czasu na faktyczne działania w organizacji.

Kiedy miarka się już przeleje, to przychodzi czas na szukanie narzędzia, które odmieni sytuację. Tylko które z nich wybrać? Pierwsze pytania najczęściej kierujemy do Google. W odpowiedzi dostajemy listę najpopularniejszych aplikacji. Wybór często pada na narzędzia:

• których koszt licencji jest niski, najlepiej darmowy,
• o których jest dużo materiałów w Internecie.

Dlaczego?

Jest to dość złożony system. Z Asany korzystają takie firmy jak na przykład Amazon, Google czy National Geographic. Potrzeby oraz możliwości tych firm ciężko porównywać do małych czy średnich NGO. 

Narzędzie tej klasy można oczywiście wdrożyć z sukcesem także w organizacjach pozarządowych. Wymaga to jednak zaangażowania wykraczającego poza zakup licencji. O tym będzie więcej w dalszej części artykułu.

Mam dobre wieści. Jest sposób na to, żeby poradzić sobie z tymi wszystkimi wyzwaniami. 
Zaraz przejdę do szczegółów. 

Wcześniej wyobraź sobie sytuację, w której:

• Jest jedno narzędzie, które ma wszystkie informacje potrzebne do realizowania projektów. Nie trzeba szukać informacji po mailach i plikach.
• Każdy zagląda do aplikacji i dzięki temu wie, co ma robić. Długie spotkania planistyczno-statusowe to przeszłość.
• Jako osoba zarządzająca masz podgląd stanu projektu. Lista zrealizowanych zadań czy poniesione koszty znajdują się w zasięgu kilku kliknięć.
• Część czynności wykonuje automat, oszczędzając czas całego zespołu.

Jak to brzmi?
To wszystko jest jak najbardziej osiągalne. 
Do tego będziemy dążyć, dobierając i wdrażając narzędzie.

Aby poprawić efektywność pracy w organizacji pozarządowej, wystarczy wdrożyć jedno proste narzędzie. Aplikacja może mieć wyłącznie podstawowe funkcje, takie jak na przykład:

• tworzenie zadań i przypominanie o terminach,
• wymienianie się komentarzami i pytaniami wewnątrz zespołu,
• załączanie dokumentów i budowanie bazy wiedzy.

Na początek tyle zwykle wystarcza. Na wykresy Gantta przychodzi czas później. Ważniejsze jest coś zupełnie innego.

Kluczowa jest intuicyjność. Chodzi o to, żeby każdy od pierwszego kontaktu z narzędziem wiedział, jak z niego skorzystać. Jeżeli po pierwszych 15 minutach użytkownik zaczyna samodzielnie tworzyć i aktualizować zadania, to znaczy, że narzędzie jest proste w obsłudze i ludzie będą chętnie z niego korzystać. 

Wybierając narzędzie, sprawdź więc nie tylko jego funkcjonalności, ale przede wszystkim to, czy nauka obsługi jest szybka i przyjemna. Bez tego wdrożenie ma niewielkie szanse powodzenia.

Inne poza-funkcjonalne cechy, które są kluczowe, to np. bezpieczeństwo informacji, miejsce przechowywania danych czy stabilność działania systemu.

Masz już wybrane narzędzie? Świetnie!
Teraz pora je wdrożyć.

Być może obawiasz się tego, że inni nie podzielą Twojego entuzjazmu do zmiany sposobu pracy. Nawet jeżeli będziesz w kółko powtarzać, żeby wszyscy korzystali z narzędzia, to i tak wygrają stare przyzwyczajenia – papier, Excel i e-mail.

Takie obawy są w pełni uzasadnione. Wielu menedżerów dobrze zna ten problem. Nie wystarczy tylko mówić o zmianach, trzeba też je pokazywać. I to pokazywać ciągle.

Oto lista kroków, które zwiększają szansę na skuteczne wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami w NGO:

1. Wybierz jeden pilotażowy projekt. Najlepiej taki, w którym zespół jest pozytywnie (lub przynajmniej neutralnie) nastawiony do zmiany sposobu pracy.
2. Ustal cel wdrożenia, czyli co ma się zmienić w idealnym scenariuszu (np. wyeliminowanie spotkań statusowych).
3. Dobierz odpowiednie narzędzie.
4. Załóż konta, skonfiguruj narzędzie i zacznij działać. W bardzo małej skali – tylko jeden projekt.
5. Testuj narzędzie na różne sposoby. Zbieraj też informację zwrotną od zespołu.
6. Jeżeli coś dobrze działa i przybliża zespół do celu, to mów o tym otwarcie w całej organizacji. Zachęcaj w ten sposób innych do korzystania z narzędzia.
7. Jeżeli coś się nie sprawdza, to dostosowuj konfigurację narzędzia czy sposób pracy. W ostateczności trzeba będzie zmienić narzędzie.
8. Kiedy wypracujesz model pracy, który pomaga osiągać założone cele, to dopiero wtedy przenieś go na inne projekty i zespoły.
9. Wróć do punktu 4, czyli dalszego testowania i zbierania feedbacku z kolejnych projektów.

Jak widzisz cały proces wdrożenia to znacznie więcej niż tylko zakup licencji. Dlatego też kryterium ceny nie powinno być decydujące przy wyborze narzędzia.

W ostatniej części przyjrzymy się szerzej tematowi kosztów.

Teraz jeszcze kilka wskazówek.

• Szczera komunikacja to podstawa. Mów otwarcie o planach uruchomienia nowego narzędzia.
• Ustal podstawowe zasady, np. to, że każdy zajrzy do narzędzia i odpisze na komentarze przynajmniej jeden raz w tygodniu. Potem konsekwentnie to egzekwuj.
• Buduj nawyki poprzez zredukowanie spraw rozwiązywanych poza narzędziem do zera. Tak! Zero tematów ustalanych w mailu. Zero projektów omawianych wyłącznie przez telefon. Wszystko ma trafić do narzędzia. Jeżeli ktoś z zespołu pyta Cię o coś w mailu, to odpisujesz, załączając link do narzędzia, w którym jest kompletna odpowiedź. Jeżeli ktoś prosi o jakiś dokument, to nie załączasz go w mailu, tylko odsyłasz do odpowiedniego miejsca w systemie.
• Sięgaj po pomoc. Zewnętrzne konsultacje czy szkolenia skracają czas potrzebny na wdrożenie. Zmniejszają liczbę pomyłek, a przez to redukują napięcia i konflikty.
• W razie jakichkolwiek problemów z obsługą narzędzia kontaktuj się od razu z działem pomocy. Zwykle otrzymasz szybką i pomocną odpowiedź. Zwłaszcza jeżeli wybierzesz narzędzie polskiej produkcji.

No dobrze, to teraz porozmawiajmy o pieniądzach.

Koszty licencji łatwo sprawdzić na stronach internetowych. Część z aplikacji oferuje nawet bezpłatne wersje. Można też trafić na specjalne zniżki dla NGO. Czy to wszystko?

Zdecydowanie nie! 

Do wyliczenia całkowitego kosztu korzystania z narzędzia potrzebnych będzie dużo więcej składników. Najlepiej przygotuj tabelę z dwoma kolumnami. Jedna z nich, to wydatki. Druga to korzyści.

W wydatkach będą m.in.:

• koszty licencji,
• nauka obsługi – czas lub koszt, który trzeba zainwestować, żeby nauczyć się korzystać z narzędzia,
• konfiguracja narzędzia – czas lub koszt potrzebny do przygotowania narzędzia do pracy (w tym przeniesienie danych z innych systemów),
• ewentualne straty wynikające z nieprawidłowego wdrożenia narzędzia, na przykład spowolnienie prac (zamiast przyspieszenia), czy niewykonanie ważnych zadań, ponieważ ktoś nie potrafił używać narzędzia.

Po drugiej stronie są korzyści, czyli m.in.:

• oszczędność czasu (mniej siedzenia po nocach, mniej spotkań, mniej maili),
• oszczędność kosztów (na przykład jedno narzędzie zamiast wielu),
• wyższe przychody – możliwość realizowania większej liczby projektów w tym samym czasie.

Do tego mniej oczywiste korzyści, jak na przykład:

• wzmocnienie wizerunku organizacji – korzystanie z nowinek technicznych i zarządzanie zadaniami z telefonu znacznie bardziej przyciąga młodych ludzi, niż konieczność wypełniania papierowych dokumentów (rekrutacja jest prostsza, a rotacja mniejsza),
• bezpieczeństwo danych – kary za naruszenie zasad ochrony danych mogą być bardzo wysokie. Jeżeli narzędzie, którego używasz, ma odpowiednie zabezpieczenia, to śpisz spokojnie.

To wszystko wylicz dla każdego użytkownika.

Przykładowo, jeżeli inwestycja w narzędzie:

• kosztuje 150 zł miesięcznie za licencję (cały zespół),
• szkolenia i profesjonalne wsparcie we wdrożeniu kosztuje jednorazowo 2 000 zł,
• taka zmiana odzyska około 16 godzin / miesiąc / osobę,
• dzięki temu spodziewasz się zrealizować w ciągu roku dodatkowy projekt, który przyniesie dochód 10 000 zł.

To sumarycznie wychodzi: 10000 - (12 x 150) - 2000 = + 6 200 zł.

Taki będzie zysk netto z zastosowania narzędzia do zarządzania projektami.

Oczywiście to są tylko szacunki. Nie wszystko da się przewidzieć. 
Szanse na końcowy zysk z inwestycji są jednak naprawdę spore!

Nie wszystko też trzeba przeliczać na pieniądze. Zaoszczędzony czas i energię możesz przeznaczyć na odpoczynek i czas z najbliższymi. Dzięki temu będziesz efektywniej działać w organizacji. Na końcu wszyscy na tym zyskają.

Podsumowując, inwestycja w narzędzie do zarządzania projektami często się zwraca. Czasami koszt rzędu kilkudziesięciu złotych miesięcznie zmienia wszystko. Ważne jest, aby zrobić pierwszy krok. Zmienić nieco podejście i otworzyć się na nowe sposoby pracy.

Jeżeli ten artykuł zrodził jakieś pytania, to po prostu napisz na artur@projectmakers.pl. Pomogłem kilku NGO wdrożyć proste narzędzia, które całkowicie zmieniły sposób pracy. Razem możemy sprawić, że Twoja organizacja będzie miała jeszcze większy wpływ na otaczający nas świat!