Publicystyka - ngo.pl

Czy wkład własny deklarowany w ofercie konkursowej może być ponoszony przez podmiot niebędący stroną umowy (np. firmę, szkołę itp.) i jeśli tak, to jakie są wymogi dokumentowania takiego wkładu własnego.

Marcin Wojdat: Wkład własny deklarowany w ofercie realizacji zadania publicznego nie może być ponoszony przez podmiot niebędący stroną umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego.

W ramowym wzorze umowy o wsparcie/powierzenie realizacji zadania publicznego z Rozporządzenia z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. z 2011, nr 6 poz. 25) znajdują się zapisy zobowiązujące Zleceniobiorcę do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej projektu, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, z póź. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. W świetle tego postanowienia Zleceniobiorca ujmuje w swoich księgach rachunkowych wydatki związane z realizacją całego zadania publicznego. W aktualnym wzorze sprawozdania z realizacji zadania publicznego wskazano ponadto, że „W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego Zleceniodawca może żądać także faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż dotacja przekazana przez Zleceniodawcę.” W świetle powyższego pojawia się wątpliwość co do tego:

• Kto w przywołanym w pytaniu przypadku powinien być stroną dokonującą operacji gospodarczej
• Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłowe stosowanie przepisów podatkowych
• Jak w tej sytuacji uniknąć podwójnego księgowania dowodów księgowych (tj. zarówno po stronie organizacji jak i podmiotu de facto dokonującego zapłaty)

Warto nadmienić, że art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, z póź. zm.) określa, co powinien zawierać dowód księgowy, w tym w pkt. 6 stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W przypadku akceptacji postawione w ww. pytaniu tezy – do rozstrzygnięcia pozostawałoby zatem, w księgach rachunkowych którego podmiotu należy zaksięgować wydatek poniesiony przed podmiot A na rzecz umowy, w której stroną, poza m.st. Warszawa, jest podmiot B. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 9 czerwca 2009 roku (I SA/Wr 184/09) nie mogą stanowić podstawy zapisów w księdze rachunkowej takie dowody księgowe, które nie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej jaką dokumentują, a więc są nierzetelne przez to na przykład, że wskazują na udział w tej operacji gospodarczej strony, która w niej nie brała udziału lub operację tę opisują (w tym przypadku zaksięgowanie w księgach podmiotu B wskazywałoby na jego udział w operacji, której faktycznie dokonał podmiot A – przyp. red. warszawa.ngo.pl) sposób niezgodny z rzeczywistością, wskazując na sprzedaż towaru lub usługi innych niż w rzeczywistości miały miejsce.

W praktyce ponadto trudno sobie wyobrazić sytuację, w której m.st. Warszawa wymagałoby przedstawienia dokumentów księgowych od podmiotów, niebędących stroną umowy o wsparcie lub powierzenie realizacji zadania publicznego, w tym także od osób fizycznych.

Reasumując: Wkład własny ujęty w tabeli „IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego w Kosztorysie” w kolumnie: „z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł , w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego” musi być rozliczony przez organizację w wysokości zadeklarowanej we wniosku. Rozliczony oznacza, że zakładane wydatki są udokumentowane (np. fakturami, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi) i zostały faktycznie poniesione (zapłacone przelewem lub gotówką) oraz zaksięgowane przez organizację. Wydatki związane z realizacją zadania publicznego opisanego we wniosku, a ponoszone przez podmioty niebędące stroną umowy nie mogą być ujmowane w budżecie ani we wniosku ani w sprawozdaniu. Można je opisać w „Uwagach”, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu lub w polu „Zasoby rzeczowe oferenta/oferentów przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania”. Jednak ich wysokość nie wpływa na koszt całkowity realizacji zadania.