Niektóre stowarzyszenia zapisują w statutach, że sprawozdanie finansowe musi być zatwierdzone lub zaopiniowane przez organ kontroli wewnętrznej - czyli najczęściej komisję rewizyjną. Co zrobić, jeśli komisja rewizyjna uchyla się od oceny sprawozdania? Doradczyni poradnik.ngo.pl odpowiada na to pytanie.
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Nasze stowarzyszenie zaplanowało walne zebranie członków na drugą połowę czerwca. Członkowie organizacji mają na nim zatwierdzić sprawozdanie finansowe organizacji. Zgodnie ze statutem do zatwierdzenia potrzebujemy opinii komisji rewizyjnej – komisja corocznie podejmuje uchwałę opiniującą sprawozdanie finansowe. Jednak ostatnio kontakt z członkami komisji rewizyjnej jest utrudniony, nie odbierają naszych telefonów, nie odpisują na maile. Jesteśmy bezradni. Co w tej sytuacji powinniśmy zrobić?
DORADCZYNI SERWISU PORADNIK.NGO.PL ODPOWIADA
Komisja rewizyjna, jako organ kontroli wewnętrznej, sprawuje nadzór nad działalnością organizacji. Stowarzyszenie musi posiadać ten organ – to wymóg ustawy – Prawo o stowarzyszeniach. Komisja wybierana jest przez walne zebranie członków. Jej zadaniem jest sprawowanie kontroli nad pracami zarządu. W praktyce oznacza to, że członkowie komisji rewizyjnej m.in. otrzymują od zarządu sprawozdanie finansowe do zaopiniowania.
W niektórych stowarzyszeniach jest to
obowiązek zapisany w statucie, dlatego nie można przyjąć sprawozdania finansowego bez opinii komisji rewizyjnej. W takim stowarzyszeniu opinia powinna mieć formę uchwały.
Komisja nie działa? Potrzebna nowa komisja
Jeśli
komisja rewizyjna nie poczuwa się do wypełnienia obowiązków i nie utrzymuje kontaktu z zarządem stowarzyszenia, powinno się niezwłocznie odwołać osoby zasiadające w komisji i wybrać nowy skład, który zaopiniuje sporządzone sprawozdanie finansowe. Dopiero po wydaniu opinii przez nową komisję rewizyjną walne zebranie członków lub zarząd (
zależy to od regulacji opisanych w statucie) może przyjąć sprawozdanie finansowe.
Gdy mało czasu na dwa walne zebrania
W opisywanym przypadku to walne zebranie członków ostatecznie przyjmuje sprawozdanie finansowe. Należy pamiętać o tym, że walne zebranie, podczas którego przyjmowane jest sprawozdanie finansowe, powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca. Data 30 czerwca, jako ostateczny termin przyjęcia sprawozdania, obowiązuje te organizacje pozarządowe, u których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (taka sytuacja ma miejsce w większości organizacji).
Rozwiązanie 1: Jedno walne zebranie
Ze względu na stosunkowo krótki czas, mało prawdopodobne jest, aby władze stowarzyszenia zdołały zwołać dwa walne zebrania: jedno nadzwyczajne – w sprawie odwołania starej i wyboru nowej komisji rewizyjnej, drugie w sprawie przyjęcia sprawozdania. Dlatego w opisanej sytuacji te dwie sprawy powinny być omówione na jednym walnym zebraniu, które będzie się składać z dwóch części.
Ważne przy tym jest, aby stowarzyszenie postępowało według zasad opisanych w procedurze zwoływania i powiadamiania o walnym zebraniu członków stowarzyszenia – ustalonych w statucie organizacji lub regulaminie wewnętrznym (w tym np. dopilnowało terminów powiadamiania o zebraniu) oraz by władze wysłały członkom i członkiniom stowarzyszenia wszelkie materiały przed walnym zebraniem. Jest to istotne nie tylko dlatego, że wszyscy powinni mieć czas na zapoznanie się ze sprawozdaniem finansowym przed podjęciem decyzji o jego przyjęciu, ale także dlatego, że to właśnie spośród członków i członkiń stowarzyszenia będą wybierani członkowie nowej komisji rewizyjnej, która ma zaopiniować to sprawozdanie.
Dwie części walnego zebrania
Podczas pierwszej części walnego zebrania członkowie i członkinie stowarzyszenia, po zapoznaniu się z sytuacją (zarzutami wobec komisji – w opisanej sytuacji: dotyczącymi jej bezczynności i braku kontaktu z członkami), powinni odwołać starą komisję rewizyjną i dokonać wyboru nowej komisji.
Następnie w trakcie przerwy w obradach walnego nowa komisja spotyka się i podejmuje uchwałę opiniującą sprawozdanie. Uchwała ta powinna dodatkowo uwzględniać fakt zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym przez nowych członków organu kontroli jeszcze przed zebraniem (dlatego, jak pisaliśmy już wyżej, zebranie należy dobrze przygotować, w tym rozesłać wcześniej sprawozdanie, żeby członkowie mogli się z nim zapoznać).
W drugiej części spotkania walne zebranie członków zapoznaje się z opinią komisji i dokonuje zatwierdzenia sprawozdania finansowego organizacji.
Możliwe jest oczywiście zwołanie dwóch osobnych walnych zebrań – pod warunkiem, że walne zatwierdzające sprawozdanie odbędzie się przed 30 czerwca.
PODSTAWA PRAWNA:
Statut stowarzyszenia (regulacje dotyczące kompetencji poszczególnych organów stowarzyszenia powinny być zawarte w statucie stowarzyszenia)
Ustawa - Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 210)
Art. 10
Statut stowarzyszenia określa w szczególności:
(…)
5) władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje;
-
Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 z późn. zm.)
Art. 4a
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie.
Art. 53
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b (ust. 2b dotyczy oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, przyp. red.), podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. (...).
