Publicystyka - ngo.pl

Zastanów się, jaki jest cel Twojego webinarium. Po co chcesz je zrealizować? Czy chcesz podczas webinarium kogoś, czegoś nauczyć? Przekazać informacje? Rozwiać wątpliwości, odpowiadając na pytania?

Pomyśl też o potencjalnych uczestnikach. Dla kogo przygotowujesz to spotkanie? Co te osoby wiedzą o kwestiach, których będzie dotyczyć webinarium? Jakie mają do nich nastawienie? Przyjrzenie się grupie docelowej jest niezwykle ważne, ponieważ właśnie do potrzeb tych ludzi powinno być dostosowane Twoje spotkanie i jego zawartość merytoryczna.

Pamiętaj też, by nie przeładować webinarium treścią. Dobierz precyzyjnie temat. Lepiej bardziej wąsko niż szeroko – to bardzo ważne! Nie uda się na przykład zrobić dobrego webinarium o całej ustawie o ochronie danych osobowych, bo to temat rzeka, ale podczas takiego spotkania można skupić się na najczęściej popełnianych błędach związanych z przetwarzaniem danych (tutaj znajdziesz przykład nagrania z takiego webinarium: Dane osobowe w organizacji pozarządowej. Jak uniknąć pięciu najczęstszych błędów?). Jeśli więc masz wątpliwości, czy wszystko uda Ci się przekazać – od razu wykreśl kilka punktów z planu Twojego webinarium. Zadbaj też, by trwało ono maksymalnie godzinę, a prezentacja eksperta (lub ekspertów) maksymalnie 40-45 minut.

Po co organizacji pozarządowej webinarium?

KROK 2: Przygotuj dobry szablon prezentacji

Dobry szablon to podstawa – to właśnie w nim Twoi eksperci powinni przygotować swoją prezentację. A Ty ułatw im to zadanie, przygotowując wzory slajdów, gdzie w prosty sposób można wstawić ciekawe zdjęcia (koniecznie z legalnych źródeł, np. z serwisu Pixabay), tekst napisany dużą czcionką, wyraziste liczby, proste informacje w punktach itp.

Warto pokazać ekspertom, jak takie przykładowe slajdy mogą wyglądać – możesz w tym celu przygotować wzorcową prezentację na jakikolwiek temat (choćby o pielęgnacji roślin doniczkowych). Wytłumacz ekspertom, że estetyczne, wyraziste slajdy to nie sztuka dla sztuki – ale sposób na utrzymanie uwagi uczestników i lepsze zapamiętywanie przez nich prezentowanych treści.

Ekspert lub ekspertka powinni mieć odpowiednią wiedzę i umiejętności z dziedziny, której dotyczy webinarium – to sprawa oczywista. Poza tym takie osoby powinny posiadać pewne doświadczenie w wystąpieniach publicznych – podczas webinarium mają mówić zwięźle, płynnie i zajmująco.

Gdy już wybierzesz eksperta lub ekspertów (maksymalna i rozsądna liczba osób występujących w tej roli to trzy), przedstaw im krótko specyfikę webinariów. Powiedz, że podczas webinarium ekspert odpowiada wyłącznie za część prezentacyjną, a wszystkie inne zadania (m.in. powitanie uczestników, moderowanie sesji pytań i odpowiedzi) – spoczywają na Tobie, czyli moderatorze spotkania.

Pamiętaj też o zorganizowaniu próby generalnej. Powinna odbyć się kilka dni przed webinarium. Dzięki niej eksperci przećwiczą swoją prezentację i oswoją się z platformą webinaryjną. Podczas próby zaplanujecie także wspólnie interaktywne ćwiczenia, które dodatkowo wzmocnią koncentrację uczestników.

Podczas webinarium możesz zrealizować następujące aktywności:

• Ćwiczenie na tablicy – polega na tym, że uczestnicy wspólnie rysują lub piszą na wirtualnej tablicy. Sprawdza się ona znakomicie do przeprowadzenia prostego głosowania lub zaznaczenia czegoś na mapie.
• Ankieta – za jej pomocą możesz zadać bardziej złożone pytania, proponując uczestnikom różne odpowiedzi. Co ważne, uczestnicy zobaczą wyniki głosowania na żywo, a ekspert będzie mógł od razu je skomentować.
• Pytanie na czacie – możesz je zadać na przykład wtedy, gdy chcesz poznać opinie czy pomysły uczestników (to świetne narzędzie do realizacji wirtualnej burzy mózgów!).
• Film – możesz wyświetlić go uczestnikom. Najlepiej, by trwał maksymalnie dwie minuty.

Przede wszystkim upewnij się, czy w miejscu, w którym odbędzie się webinarium, jest odpowiednie łącze internetowe (wymogi dotyczące internetu znajdziesz u dostawców platform webinaryjnych). Sprawdź też komputery, z których będziesz korzystać – musisz mieć zawsze aktualną wersję przeglądarki, najnowszą wersję Adobe Flash Player, sprawną kamerę i mikrofon (możesz skorzystać z zestawu słuchawkowego z mikrofonem lub z wbudowanego w komputer mikrofonu).

Przygotuj też miejsce, w którym odbędzie się webinarium. Zobacz, na jakim tle będziecie widoczni wspólnie z ekspertem lub ekspertami. Najlepiej, by była to w miarę jednolita i jasna powierzchnia – np. biała ściana, ewentualnie roll-up z logotypem Twojej organizacji. A jeśli jest zbyt ciemno – zadbaj o dodatkowe oświetlenie.

Zapewnij też komfortowe warunki pracy – przynieś wodę, herbatę, przygotuj kartki i długopisy / markery do robienia notatek lub porozumiewania się z ekspertami. I pamiętaj, nawet jeśli coś podczas webinarium pójdzie na tak – na przykład zawiesi się Internet – zawsze możesz usunąć taki fragment podczas montażu!

POWODZENIA!

Małgorzata Dąbrowska, Bogna Mrozowska – specjalistki ds. webinariów w firmie Dimpact, która realizuje webinaria ngo.pl.

Wspieramy cele statutowe Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.

Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.