Dostaliście dotację miejską? Gratulujemy! Pamiętajcie, że to dopiero początek współpracy z m.st. Warszawą. Warto zadbać o to, by była udana. Jak to zrobić? Mamy dla Was 14 wskazówek.
W Warszawie obowiązuje procedura konkursowa, czyli dokument, który określa tryb ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych z budżetu m.st. Warszawy oraz tryb rozliczania przyznanych dotacji.
Istnieje także procedura kontroli, która reguluje zasady sprawdzania poprawności realizacji zadań zleconych przez m.st Warszawa. To w tych dokumentach organizacja musi szukać informacji, jak dobrze zrealizować projekt.
1. Uważnie przeczytajcie umowę dotacyjną
To w niej zawarte są najważniejsze informacje dotyczące realizowanego przez Was projektu, w tym budżet i harmonogram, które Was obowiązują.
Równie ważna jest treść oferty, na której realizację otrzymaliście dotację. Aktualną wersję oferty znajdziecie także w generatorze witkac.pl. W umowie określone są terminy wydatkowania środków, składania sprawozdań oraz inne obligatoryjne dla organizacji zasady.
2. Konieczne zmiany w projekcie zgłaszajcie z wyprzedzeniem, jak najwcześniej
Wszelkie zmiany powinny być zgłoszone na piśmie. Umowa określa, które zmiany możemy dokonywać samodzielnie, a które wymagają zawarcia pisemnego aneksu – pod rygorem nieważności.
3. Osobą do kontaktu w Urzędzie jest urzędnik lub urzędniczka wskazani w umowie (opiekun/opiekunka)
Ustalcie z opiekunem lub opiekunką, jakie informacje powinniście przekazywać na bieżąco, np. daty wydarzeń, miejsca spotkań itp.
4. Zapoznajcie się dokładnie z harmonogramem i budżetem projektu
Osoba odpowiedzialna w organizacji za wydawanie pieniędzy z dotacji powinna bardzo dobrze znać budżet oraz harmonogram projektu. Te dwa elementy są ściśle ze sobą powiązane. Wydatki powinny być dokonane w czasie wyznaczonym logiką działań – np. materiały dla uczestników spotkania należy kupić przed tym spotkaniem, a nie na zamknięcie projektu.
Upewnijcie się, że planowane wydatki są kosztem kwalifikowanym.
5. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym ze zlecaniem części działań innym podmiotom prawnym
Można kupować usługi od innych podmiotów. Jednak jeśli stanowią one koszty merytoryczne, to tylko wtedy, gdy wcześniej było to zgłoszone w ofercie lub aktualizacji oferty (przed podpisaniem umowy).
Usługi techniczne lub specjalistyczne powiązane z realizacją zadania (np. zamówienie cateringu na spotkanie, druk) nie muszą być wcześniej zgłaszane.
6. Pamiętajcie o ograniczeniu związanym z kupowaniem sprzętu lub innych przedmiotów
Z dotacji nie mogą być kupowane tzw. środki trwale, tj. przedmioty o wartości powyżej 10 000 zł brutto (o ile zapisy w ogłoszeniu konkursowym nie stanowią inaczej).
7. Każdy wydatek musi być potwierdzony dokumentem księgowym
Wydatki finansowane zarówno z dotacji, jak i z wkładu własnego muszą być „udokumentowane”. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane według wzoru, który dostaniecie w Urzędzie jako załącznik do umowy.
8. Wszystkie wydatki projektu (zadania) muszą być zaksięgowane na wydzielonym koncie księgowym
Dotyczy to wkładu własnego oraz dotacji. W przypadku organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję, wydatki z zadania muszą być wydzielone w inny sposób.
9. Pozycje w kosztorysie mogą być zwiększane maksymalnie o 25% wartości poszczególnej pozycji i dowolnie zmniejszane
Macie możliwość manewrowania wydatkami w ramach budżetu przewidzianego na projekt. Możliwość taką dają zapisy wzoru umowy na realizację zadania publicznego, które mówią (par. 5), że jeśli wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 25 % w części dotyczącej przyznanej dotacji lub nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.
Takie przesunięcia w zakresie dokonywanych wydatków nie wymagają podpisywania aneksu do umowy. Zawsze jednak warto skonsultować wszelkie zmiany w budżecie projektu z urzędnikiem, który opiekuje się Waszym projektem w Biurze lub Dzielnicy.
10. W umowach wieloletnich nie można przesuwać pieniędzy między latami
11. Dbajcie o dokumentację merytoryczną działań oraz o dokumentowanie osiąganych rezultatów
Różne działania wymagają różnego rodzaju dokumentów (np. listy obecności, ankiety, zdjęcia, scenariusze warsztatów, plakaty, ulotki).
Dokumenty, które będą konieczne, by potwierdzić osiągnięte wskaźniki i rezultaty znajdziecie w ofercie pkt. III.6 . „Dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania publicznego”.
12. Pamiętajcie o obowiązkach związanych z informowaniem o finansowaniu lub dofinansowaniu projektu przez samorząd warszawski
Na materiałach umieszczajcie stosowne znaki promocyjne, zawsze zgodnie z wytycznymi! Informacja o tym jest zawarta w umowie.
13. Macie 30 dni od daty zakończenia projektu na przygotowanie i złożenie sprawozdania
Kontrola może przyjść także później, dlatego obowiązkowo przechowujcie dokumentację finansową i merytoryczną przez 5 lat od zakończeniu projektu.
14. Wypiszcie z umowy ważne terminy związane z realizacją projektu. Zapamiętajcie je!
Na przykład: od jakiego dnia możecie zacząć ponosić koszty finansowane z dotacji, od kiedy możecie zacząć ponosić koszty finansowane ze środków własnych, do kiedy musicie zrobić ostatni przelew, kiedy mija wskazany w umowie termin zwrotu środków na rachunek.
➡️Warszawa. Temat miesiąca – Na co zwrócić uwagę, realizując projekt?: Pokaż wszystkie artykuły
Źródło: inf. wlasna warszawa.ngo.pl,Foodsharing Polska
Skorzystaj ze Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych
(22) 828 91 23
