Publicystyka - ngo.pl

Organizacje społeczne podejmują bardzo wiele działań. Przyglądając się skali realizowanych wydarzeń i zaangażowanym środkom, można stwierdzić, że organizacje działają bardzo ekonomicznie. Potrafią zrobić bardzo wiele za bardzo mało. Jednocześnie te niewielkie (oczywiście nie zawsze) środki powodują u nas wszystkich (bo my, autorki tekstu, również się do prowadzących organizację zaliczamy) najwięcej bólu głowy.

Drugim problemem organizacji, poza niewielkimi środkami, jest kłopot z ich rozliczaniem. Badania przeprowadzane w organizacjach pozarządowych potwierdzają, że aktywiści NGO wskazują właśnie kłopoty z rozliczaniem środków jako jeden z największych problemów, jakie napotykają na swojej drodze. Zdarzyło się wam, że sami już nie wiecie, czy przyznana dotacja czy grant was bardziej cieszą, czy bardziej obciąża, gdy pomyślicie o tym, z jak wieloma problemami, nieprzespanymi nocami, korektami faktur, błędami w rozliczeniach i innymi stresami wiązać się będzie ich rozliczenie? Nam tak!

Widzimy też, jak wiele zapalonych do działania aktywistek/ów, pedagożek/gów, trenerek/ów, aktorek/ów czy ludzi sportu realizując coraz ciekawsze i bardziej ambitne, zadania rozwija skalę ich organizacji. Niestety przychodzi moment, gdy ten zapalony praktyk nie ma już czasu na prowadzenie warsztatów, treningów czy też ukochanych spotkań. Zaczynają się nieprzespane noce, gdyż, aby wcisnąć czas na pracę, którą kochamy, a jednocześnie pilnować finansów – długo siedzimy przed komputerem. Poziom stresu zaczyna rosnąć. Okazuje się, że nasz super zespół, który potrafi razem przygotować piknik, festiwal, poprowadzić wyjazdowe warsztaty czy przeprowadzić świetną kampanię, niestety trudno jest zmotywować do pilnowania bieżących kosztów, porządkowania faktur czy choćby przesyłania na bieżąco tabelek z Excela, w których każdy trzyma swojej notatki, wyliczenia i rozliczenia. A jak już dostaniemy tabelki od swoich kolegów i koleżanek, zaczynają się kolejne „horrory” – gorączkowe przypominanie sobie, jak to miało być z tymi wkładami własnymi, porównywanie plików, w celu zdiagnozowania, który jest najbardziej aktualny czy też nieprzyjemne „odkrycia”, że faktura, którą wpisaliśmy w rozliczenie, formalnie wychodzi już poza terminy rozliczenia projektu. A jeszcze komuś zepsuła się formuła w Excelu. A w pliku pojawia się dodatkowa kolumna, która uniemożliwia porównanie plików. Kto ją dodał – Tomek czy Ania? Niektórzy nie korzystają z dobrodziejstw excelowych formuł. Pilnowanie rozliczeń na papierze, zliczanie kosztów na kalkulatorze, uzupełnianie na koniec sprawozdań w Wordzie – to dopiero wyzwania!

Obserwujemy to od lat i zastanawiamy się, jak to możliwe, że tyle energii, którą organizacje wkładają w świetne działania „marnuje się” na te rozliczenia!

Przez Internet przetacza się dyskusja na temat wypalenia aktywistów oraz działaczy NGO. Obserwujemy takie osoby. Uważamy, że to piętrzące się przed działaczkami/ami trudności związane z zarządzaniem finansami mocno się przyczyniają do ich wypalenia. Nie każdy łączy te dwie sprawy. Naszym zdaniem są one powiązane.

Dlaczego tak się dzieje? Bardzo często Excelem, rozliczeniami, fakturami i sprawozdaniami zajmują się osoby stworzone do zupełnie innej pracy, wykształcone w innym obszarze. To osoby, które mają wizję merytoryczną, liderzy z charyzmą, sprawni organizatorzy, profesjonaliści w swojej specjalizacji. Z braku środków na działania organizacji, oprócz pracy merytorycznej wykonują również rozliczenia. Zarządzanie finansami bardzo przyczynia się do ich wypalenia zawodowego:

• praca po godzinach – bo skoro nie ma środków na te rozliczenia, to trzeba je zrobić właśnie po godzinach;
• ciężar dużej odpowiedzialności – czy na pewno wszystko jest w porządku, paniczne szukanie błędów, często do ostatniej chwili przed oddaniem sprawozdania;
• konflikty w zespole, który zamiast stanowić wsparcie i zaplecze okazuje się niejednokrotnie obciążeniem – bo ktoś nie wie, jak wypełniać Excela, wysłał niewłaściwą wersję dokumentu, nie zapisał zmian itd.;
• konieczność wykonywania zadań, których się nie lubi – to nie pomaga w utrzymaniu „flow”.

Z powyższej analizy sytuacji wypłynął pomysł na Aplikację 2do2. Borykając się z wyżej opisanymi problemami, przegrzebałyśmy Internet w poszukiwaniu narzędzi, które ułatwiłyby nam pracę. Niestety okazało się, że takich narzędzi w sieci po prostu nie ma.

Żadne, jak je nazywamy, turbo-Excele, nie były w stanie nam pomóc – dalej borykałyśmy się z problemami miliona wersji plików, komunikacji, zmienionych formuł. Szukałyśmy dalej. Bezskutecznie. W końcu uznałyśmy, że może najlepszym pomysłem będzie stworzenie własnej aplikacji webowej. Jak to w organizacjach pozarządowych bywa – projekt zaczął „puchnąć”. W stworzonym zespole roboczym dodawałyśmy kolejne pomysły na funkcjonalności. Potem z części z nich, z bólem serca, musiałyśmy rezygnować. W zamian wpadały nowe pomysły. Pierwsze prace programistyczne zajęły ponad 6 miesięcy. W końcu, w październiku 2018 roku światło dzienne ujrzała Aplikacja 2do2.

Od czasu premiery stale poszerza się grono użytkowników 2do2. Uważamy jednak, że nadal jest ono za małe. Stąd też ten artykuł.

Stworzenie samoutrzymującego się narzędzia, niezależnego od grantów, dotacji czy darowizn zewnętrznych – wierzymy, że jest to możliwe. Narzędzie, które małym organizacjom (często tym świeżym, bez doświadczenia) pomoże uporządkować finanse, stawiać pierwsze kroki. Dla tych młodych organizacji aplikacja jest zupełnie bezpłatna – by pomóc im funkcjonować przy ograniczonych zasobach finansowych.

Ci, którzy byli na naszej stronie, wiedzą, że dla większych organizacji aplikacja jest płatna. Opłaty zostały ustalone tak, aby koszt dostępu nie stanowił więcej niż 1% budżetu organizacji. Zdajemy sobie sprawę, że obecna sytuacja jest trudna (COVID-19 pracę wielu z was „wystrzelił w kosmos”). Staramy się też zawsze wychodzić naprzeciw potrzebom organizacji – sprawdźcie nas.

Zależy nam jednak na odpłatności. To dzięki niej, w długiej perspektywie, aplikacja ma szansę być stabilna, użyteczna.

Jesteśmy bardzo dumne, że w ciągu kilku lat doświadczenia, z częścią z was już się zaprzyjaźniłyśmy. Wzbudza satysfakcję, gdy dzwonicie rozentuzjazmowani, powiedzieć, że teraz przygotowanie sprawozdania finansowego to jest „jeden klik” (my to wiemy, to przecież nie ściema).

Ale wiemy też, że dalej wiele organizacji ma opory przed korzystaniem z zewnętrznych narzędzi. Części wydaje się, że nie ma szans wygospodarować z budżetu środków na opłacenie abonamentu. Jesteśmy jednak pewne, że da się to zrobić. Jest to kwestia odpowiedniego rozpisania rocznego budżetu organizacji, a czasem, aby opłacić aplikację, decydujemy się z innymi organizacjami na barter.

Można wyjść z zaklętego kręgu problemów i trudności. Można sobie pomóc. Zachęcamy was do tego.

Regularne stosowanie obniża poziom stresu, wyrównuje cykl dobowy oraz przywraca regularny sen :). Nie potwierdzają tego lekarze, ale tak „donoszą” zadowoleni użytkownicy.

• Prowadzenie bieżącego rozliczenia projektu

2do2 przygotowane jest, w pierwszej kolejności, pod rozliczenia projektów. Można też prowadzić w nim monitoring wszelkich przychodów organizacji. Dzięki wprowadzanemu na początku kosztorysowi projektu, możliwy jest podgląd stanu budżetu na bieżąco. Wybrani członkini/ek waszego zespołu mogą wprowadzać dokumenty finansowe i wydatki, a następnie wszystkie osoby zajmujące się danym projektem (i zarejestrowane jako uprawnione w aplikacji) widzą stan realizacji.

• Przygotowanie rozliczeń finansowych projektów

Dzięki wprowadzonemu na początku kosztorysowi, po wprowadzeniu dokumentów kosztowych, rozliczenie projektu jest prawie gotowe. Wystarczy wygenerować odpowiednie raporty: zestawienia dokumentów finansowych, rozliczenie ze względu na pozycje kosztorysu i źródła finansowania. Zajmuje to tyle, ile generuje się plik w systemie (w formacie wybranym przez użytkownika – do wyboru XLS, HTML, csv). Dzięki wprowadzonym danym łatwe staje się również przygotowanie opisów na odwrotach dokumentów. W aplikacji 2do2 dostępne są tzw. pieczątki. Do każdego projektu możecie sformatować własny schemat pieczątki – zgodny z wymogami grantodawcy. Sformatowana „pieczątka” zaciąga dane z systemu i generuje do dokumentu tekstowego opisy, które można wydrukować na kartkach, fakturach czy naklejkach.

• Podział zadań w zespole

Dzięki aplikacji oraz ustawieniom uprawnień (nadawanych indywidualnie dla każdych członkini/ka), łatwiej jest dzielić się pracą. Dzięki aplikacji np. koordynator projektu może wpisywać dokumenty, a zarząd organizacji czy księgowa ma podgląd i wie, co zostało wprowadzone. Wszyscy mają dostęp do najnowszej wersji plików. Księgowa, w sytuacji, gdy coś się nie zgadza, w dowolnym momencie, może sprawdzić, w jaki sposób koordynator projektu planował rozliczyć koszt i może wprowadzić stosowną korektę. Dzięki temu, że aplikacja automatycznie zlicza pozycje i dokonuje rozliczeń, nie musicie obawiać się, że współpracownicy mniej znający się na Excelu zniszczą formułę albo skasują wcześniej wprowadzone dane.

• Monitorowanie wkładów własnych

Wiemy, że dla wielu organizacji działających na szerszą skalę problemem zaczyna być monitorowanie wkładów własnych, śledzenie, jakie koszty z jednego projektu stanowią wkłady własne w innych ( nazywane pięknie „montażami finansowymi”).

Nasza aplikacja pozwala nie tylko monitorować koszty w jednym projekcie, ale również przypisywać koszty pochodzące z danego projektu (lub źródła finansowania) jako wkłady własne w innych. Aplikacja pozwala również monitorować, które koszty nie zostały jeszcze przypisane jako wkłady własne – dla tych organizacji, które na koniec roku próbują na szybko budżet zapiąć w całość.

Co jeszcze? Długo by wymieniać wszystkie funkcjonalności 2do2. Dlatego tylko wspominamy:

• możliwość prowadzenie projektu w netto lub brutto (z VAT lub bez VAT) oraz generowanie raportu sumujących wydatki z VAT;
• monitorowanie stopnia realizacji umów z wykonawcami i przypisanych do nich rachunków;
• możliwość rozliczania wkładu rzeczowego i osobowego;
• funkcja importu i eksportu zestawień, dokumentów i kosztorysów;
• eliminowanie przez system najczęściej popełnianych błędów – poprzez automatyczne sumy kontrolne na fakturach, sprawdzanie dat wprowadzanych dokumentów kosztowych w odniesieniu do dat realizacji poszczególnych projektów itp.

Jeśli temat, który poruszamy w tym artykule, brzmi znajomo, zachęcamy do kontaktu i sprawdzenia przedstawionej aplikacji. Jak pisałyśmy wcześniej – na problemy z rozliczeniami organizacji można coś zaradzić! Weźcie sprawy w swoje ręce i poszukajcie rozwiązań dla Was.