Publicystyka - ngo.pl

Mimo że większość polskich organizacji wyposażona jest w
komputery, ciągle w wielu z nich księgowość prowadzona jest ręcznie
– w formie tzw. amerykanki lub w postaci wyłącznie papierowej. Taka
metoda może być skuteczna, gdy mamy do czynienia z niewielką liczbą
operacji finansowych w roku. Jeśli jednak jest ich dużo, powinniśmy
pomyśleć o zakupie programu do prowadzenia księgowości.

Czym jest program?

Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje,
gromadzi i przetwarza wszystkie operacje finansowe zachodzące w
organizacji. Ułatwia tworzenie planu kont i sprawne
ewidencjonowanie dokumentów finansowych, przejrzyście prezentuje
rozrachunki i rozliczenia oraz może automatycznie sporządzać
bilans, deklaracje podatkowe, różne zestawienia i raporty.
Zazwyczaj programy księgowe mają możliwość zintegrowania z innymi,
takimi jak kadry i płace, elektroniczny system obsługi rachunku.
Pozwala to na kompleksowe i efektywne zarządzanie
administracyjno-finansowe.

Nie ma konieczności poszukiwania programów stworzonych
specjalnie dla organizacji pozarządowych. Ogólnie, programy
finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o
rachunkowości, ponieważ zarówno firmy, jak i organizacje
pozarządowe, posiadające osobowość prawną, zobowiązane są prowadzić
pełną księgowość.

Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych. Ich
ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Te droższe
przeznaczone są głównie dla firm, które mają większe potrzeby w
zakresie przetwarzania danych, np. dotyczących sprzedaży i
magazynów. Organizacjom nieprowadzącym działalności gospodarczej w
zupełności wystarczą programy mniej skomplikowane. Istotne jest, by
nasz program był prosty w obsłudze i instalacji, posiadał możliwość
łatwej aktualizacji i ewentualnie bezpłatny dostęp do konsultacji
technicznych związanych z obsługą oprogramowania. Warto od razu
przy wyborze programu poznać przewidywany koszt jego eksploatacji
(koszt kolejnej aktualizacji, konsultacji, ewentualnych modyfikacji
na życzenie użytkownika itd.). Przetestujmy też wersję demo, która
zazwyczaj jest dostępna na stronie internetowej producenta
oprogramowania.

Program musi być legalny i bezwzględnie powinien
spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące
między innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji
zapisów po zamknięciu miesiąca. Jako użytkownik musimy posiadać
licencję na używanie programu. To bardzo ważny warunek poprawności
posiadanego oprogramowania, często weryfikowany przez
audytorów.

Minimum niezbędnych funkcji i możliwości, jakie powinien posiadać nasz program komputerowy to:

• możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych o konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym; ta opcja jest niezbędna do szczegółowego ewidencjonowania kosztów poszczególnych projektów, tak by wszystkie kategorie i pozycje kosztów naszych budżetów mogły mieć odzwierciedlenie w planie kont; jest to niezwykle istotne dla organizacji, które realizują wiele projektów i chcą wyodrębniać szczegółowo koszty oraz przychody dla każdego z przedsięwzięć;
• możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie (np. bilans za I kwartał, rachunek wyników za I półrocze);
• możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do obowiązujących nas wzorów sprawozdań; zazwyczaj w zakupionym programie jest już wzorcowy bilans i rachunek wyników, nie jest on jednak opracowany z myślą o działalności organizacji pozarządowych;
• możliwość eksportu danych z programu komputerowego do arkuszy kalkulacyjnych, np. Excela; ta funkcja umożliwi korzystanie z danych księgowych w sporządzanych przez nas sprawozdaniach do instytucji finansujących.

Inne istotne i przydatne funkcje komputerowych programów księgowych to:

• możliwość dodatkowego oznaczenia wybranych operacji finansowych w celu ich grupowania w innym układzie niż w planie kont (np. za pomocą dodatkowej tzw. cechy);
• możliwość tworzenia autorskich raportów, korzystających z zaksięgowanych danych;
• możliwość sumowania i drukowania wybranych operacji i zapisów – ta cecha przydaje się przy sporządzaniu szczegółowych zestawień do analiz poszczególnych grup kosztów;
• wielodostępowość do części danych – ta funkcja umożliwia korzystanie z danych księgowych przez wielu użytkowników, w ściśle określonym zakresie (poprzez ograniczone kody dostępu); oznacza to, że po krótkim przeszkoleniu zainteresowane osoby (np. koordynatorzy projektów, dyrektor) mogą same zajrzeć do danych księgowych, bez konieczności pośrednictwa księgowego, i na bieżąco kontrolować wybrane zapisy. Oczywiście należy wtedy zadbać o uniemożliwienie osobom spoza działu księgowości dokonywania jakichkolwiek zmian.

Zazwyczaj programy księgowe są proste w obsłudze i po ich
zastosowaniu szybko odczujemy poprawę efektywności zarządzania
finansami naszej organizacji. Program taki usprawnia pracę,
eliminuje żmudne i czasochłonne czynności, pozwala błyskawicznie
uzyskać istotne informacje finansowe dotyczące działalności naszej
fundacji czy stowarzyszenia.

W profesjonalnych i nowoczesnych organizacjach pozarządowych
zdecydowanie nie znajdziemy już księgowości prowadzonej za pomocą
dzienników i kartotek wypełnianych ręcznie. Warto zmierzać do
osiągnięcia tego poziomu.