Niezależnie od tego, jakim sektorem działalności zajmuje się organizacja, są pewne wydarzenia, na których nie wypada się nie pojawić. Same organizacje również przygotowują pewne, mniejsze lub większe eventy i dobrze byłoby odpowiednio się do nich przygotować, a potem właściwie zrelacjonować, aby przyciągnąć uwagę zarówno odbiorców, jak i mediów.
Nieodzownym narzędziem będą tutaj social media oraz urządzenia mobilne. Najlepiej zapewne sprawdzą się smartfony, chociaż tablety również doskonale spełniają rolę mobilnych rejestratorów. Jednak mniejsze urzędzenie będzie poręczniejsze, spełni również więcej ról (rozmawianie przez tablety jest nieco… dziwne). Oprócz smartfona, dobrze jest oczywiście zabrać laptopa czy netbooka oraz profesjonalny aparat – fotorelacje smartfonem swoją drogą, ale już galerię na portalu społecznościowym dobrze jest mieć w wysokiej jakości.
Osoba odpowiedzialna za relację musi być doskonale zorientowana w tym, co, gdzie i kiedy się dzieje, żeby mogła szybko i sprawnie poruszać się w miejscu wydarzenia. Musi również zadbać o to, by swoje mobilne urządzenia przygotować technicznie – naładować akumulatory, zwolnić pamięć, upewnić się, że na miejscu działać będzie Internet, etc. Jeśli ktoś ma zająć się ralcjonowaniem wydarzenia na poważnie, musi zająć się tylko tym. Nie może być jednocześnie prelegentem, organizatorem czy kimkolwiek innym. Jest reporterem.
Mając na uwadze to, co będzie się działo na danym evencie, dobry reporter działa na zapas – już kilka dni wcześniej powinien przygotować sobie kilka szablonów Tweetów, wpisów na Facebooku, Google+, Tumblrze, Instagramie, czy gdzie jeszcze organizacja ma swoje profile. Oczywiście powinny być to wpisy ogólne, zwracające uwagę odbiorców, ale dotyczące czegoś, co jest powszechnie znane, jako element „stały”, niezmienny. Mogą być to zapowiedzi poszczególnych paneli dyskusyjnych, prelegentów, dyskusji, konkursów, etc. Przygotowanie ich z wyprzedzeniem zaoszczędzi czas, który można spożytkować na inne aktywności. A dynamika i szybkość jest istotna, zwłaszcza podczas wydarzeń, na których wiele się dzieje i trzeba szybko przemieszczać się z miejsca na miejsce. Wtedy nie ma czasu na wymyślanie wpisów „pomiędzy”.
Z racji wykorzystania mobilnych technologii, siłą rzeczy należy wziąć pod uwagę mobilne trendy, w tym najważniejsze – hashtagi. Każde wydarzenie na pewno ma dzisiaj swoje oznaczenie w postaci hashtaga, zatem trzeba pamiętać o dodawaniu go do każdego posta czy zdjęcia, jakie wrzucamy podczas relacji. Dzięki temu, zostaniemy automatycznie podłączeni do strumienia wiadomości związanych z danym eventem, a przecież o to chodzi. Nie bójmy się również form innych, niż zdjęcia – krótkie wideo nakręcone przy pomocy Instagrama czy Vine’a pozwoli nam na uchwycenie „żywego” momentu. Im atrakcyjniejsza treść, tym lepsze reakcje odbiorców.
Warto wybierać najistotniejsze rzeczy. Nikogo nie będzie interesowało, jak prelegenci są ubrani, ale co mówią. Niezbędna jest umiejętność szybkiej analizy i wyłapywania smaczków, esencji, najważniejszych padających słów. Poza tym relacja na żywo musi być szybka, dynamiczna, nie ma w niej miejsca na elaboraty i wypracowania – szczególnie, jeśli w grę wchodzi Twitter, drastycznie okrajający możliwości tworzenia rozwlekłych tekstów. Jednocześnie, reporter nie może się spieszyć. Zapisujmy wypowiedzi na kartce, a potem przepiszmy je do smartfona, poprawiając gramatykę i stylistykę – błędy językowe mogą nie zostać wybaczone przez co wrażliwszych odbiorców. Pisać należy zazwyczaj w pierwszej osobie liczby mnogiej („my”, nie „ja” – daje to odbiorcom poczucie uczestniczenia w evencie), dobrze widziane jest również umieszczanie cytatów, w opisie do zdjęcia lub wmontowanych w nie – dlatego warto uzbroić się w kilka aplikacji pozwalających na tworzenie tego typu materiałów.
Bardziej zaawansowane techniki reporterskie pozwalają również na nagrywanie całych wystąpień, szybką ich edycję i umieszczenie bezpośrednio na kanale YouTube, przez co relacja nabierze jeszcze żywszego charakteru. Wystarczy spojrzeć, jak robią to sprawozdawcy chociażby z targów elektronicznych – wpisy pojawiają się jednocześnie na wszystkich kanałach społecznościowych, a do tego od razu podlinkowane są adekwatne pliki video, wszystko w tym samym czasie.
Warto korzystać z tego, co wrzucają inni obecni na wydarzeniu reporterzy. Nie ma niczego złego w udostępnieniu opinii kolegi z branży, dodając ewentualnie kilka słów od siebie. Należy również pamiętać o tym, by zamieszczać linki tak do oficjalnych profili czy strony danego eventu, jak i do strony własnej organizacji. Może to być doskonały sposób na pozyskanie wsparcia sponsorskiego i zwrócenia uwagi na problematykę, jaką zajmuje się organizacja.
Jeżeli wydarzenie trwa kilka dni, każdego wieczora przygotujmy większy wpis z podsumowaniem danego dnia. Uporządkujemy tym sposobem całość relacji, będziemy mogli także dodać na spokojnie własny komentarz do tego, co działo się każdego dnia. Poza tym to doskonały sposób, by przykuć uwagę odbiorców na dłużej oraz przypomnieć im, że następnego dnia również mogą spodziewać się relacji na żywo.
Wykorzystujmy technologie mobilne w pełni. Jeżeli mamy przy sobie smartfona z zestawem niezbędnych aplikacji, ogranicza nas jedynie wyobraźnia – kręćmy filmy, róbmy zdjęcia, przeprowadzajmy rozmowy, sondy, nie bójmy się humoru czy abstrakcji; wszystko to przyciąga uwagę i sprawia, że odbiorcy chętnie będą śledzić relację.
Źródło: Technologie.ngo.pl
