Publicystyka - ngo.pl

Każdy dokument, który tworzymy – od zaproszenia na wydarzenie po raport z działalności – to wizytówka nas samych i naszej organizacji. Im bardziej przejrzysty i zrozumiały jest język, tym większe szanse na to, że odbiorca zrozumie nasz przekaz, zaangażuje się i podejmie działanie.

Nawet rządowe wytyczne pokazują, że dokumenty napisane prostym językiem są lepiej rozumiane i szybciej przyswajane. Więcej osób kończy ich czytanie, a to przekłada się na efekty w postaci większej liczby odpowiedzi, wyższego zaangażowania czy lepszego zrozumienia.

Zamiast używać ogólnych zasad, warto wdrożyć konkretne techniki. Poniżej znajdziesz sprawdzone metody, które możesz zastosować już teraz. Te kroki są łatwe do wdrożenia, a ich efekty będą widoczne niemal natychmiast.

1. Wybieraj proste słowa

Zamiast zwrotów typu „proszę o niezwłoczne dostarczenie wymaganych dokumentów,” możesz napisać po prostu: „proszę dostarczyć dokumenty jak najszybciej.” Zbyt formalne wyrażenia mogą odstraszać odbiorcę lub sprawiać, że dokument staje się niezrozumiały. Zamieniając skomplikowane słowa na bardziej powszechne, pokazujesz, że szanujesz czas odbiorcy.

Przykłady, które warto zastosować:

• „proszę o przesłanie” zamiast „uprasza się o niezwłoczne złożenie”
• „wypełnij formularz” zamiast „proszę o wypełnienie formularza zgłoszeniowego”
• „możesz” zamiast „uprawniony jest do”

Takie zmiany mogą wydawać się drobne, ale sprawiają, że dokument staje się bardziej przystępny i angażujący.

2. Skracaj zdania

Zbyt długie zdania łatwo wprowadzają zamieszanie. Przeciętny odbiorca może zgubić główną myśl, jeśli zdanie ma więcej niż jedną myśl przewodnią. Twórz zdania, które mają konkretny cel i przekazują jedną informację.

Przykład: Zamiast pisać „W celu uproszczenia procedury prosimy o szybkie dostarczenie wymaganych dokumentów, aby móc w pełni zakończyć proces rejestracji w naszej bazie danych,” napisz „Proszę dostarczyć dokumenty, aby zakończyć rejestrację.” Krótsze zdania pomagają odbiorcy zrozumieć sedno bez konieczności przerywania lektury, by analizować tekst.

3. Stosuj aktywną formę

Stosowanie strony czynnej to jedna z najprostszych i najskuteczniejszych metod poprawy zrozumiałości tekstu. Zamiast „decyzja została podjęta” napisz „podjęliśmy decyzję.” Strona bierna brzmi formalnie i może budować dystans. Strona czynna jest bardziej bezpośrednia, zrozumiała i sprawia, że komunikacja brzmi naturalniej.

Przykłady:

• „Zespół zakończył projekt” zamiast „Projekt został zakończony przez zespół”
• „Odeślij dokumenty” zamiast „Dokumenty powinny być odesłane”

4. Używaj list punktowanych

Listy punktowane ułatwiają odbiór informacji, szczególnie jeśli dokument zawiera kilka ważnych punktów. Są bardziej czytelne i pozwalają odbiorcy szybko odnaleźć najważniejsze informacje bez konieczności przeszukiwania całego tekstu.

Przykład, jak skutecznie używać list:

• Najpierw zarejestruj się na stronie.
• Następnie wypełnij formularz zgłoszeniowy.
• Prześlij wypełniony dokument do naszego zespołu.

Takie uporządkowanie sprawia, że dokumenty stają się bardziej dostępne i mniej przytłaczające.

5. Unikaj zbędnych skrótów i wyjaśniaj terminologię

Skróty i specjalistyczne terminy mogą utrudniać odbiór tekstu, szczególnie dla osób, które nie są obeznane z danym językiem branżowym. Jeśli musisz użyć skrótu, wyjaśnij go przynajmniej przy pierwszym użyciu.

Przykład: Zamiast pisać „NGO może aplikować o granty w ramach FIO” napisz „Organizacja pozarządowa (NGO) może aplikować o granty w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich (FIO).” Dzięki temu czytelnik od razu wie, o czym mówisz, bez domyślania się znaczenia skrótu.

Po pierwsze, wszelakie dokumenty stają się bardziej przystępne, co przekłada się na większe zaangażowanie odbiorców. Ludzie zaczynają rozumieć, co się do nich pisze, co sprawia, że łatwiej z nimi nawiązać kontakt.

Po drugie, używanie prostego języka wpływa na efektywność – mniej osób potrzebuje dodatkowych wyjaśnień, co zmniejsza ilość pracy związanej z odpowiadaniem na pytania i wyjaśnianiem skomplikowanych kwestii. Prosty język pozwala szybciej przechodzić do działania, co jest istotne, zwłaszcza w sytuacjach, w których liczy się czas.

Weźmy sytuację: organizacja wysyła zaproszenia na spotkanie dotyczące nowego projektu. Tradycyjnie dokument wyglądałby mniej więcej tak: „W związku z planowanym spotkaniem dotyczącym realizacji nowego projektu, zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie Państwa obecności do dnia…”

Po zastosowaniu prostego języka może to wyglądać inaczej: „Zapraszamy na spotkanie dotyczące nowego projektu. Proszę potwierdzić swoją obecność do dnia…” Taki komunikat jest bardziej bezpośredni, zrozumiały i łatwiej przyciąga uwagę odbiorcy.

Prosty język polski to coś, czego można się nauczyć i co można doskonalić. Jeśli chcesz nauczyć się pisać przystępne i angażujące teksty (mejle, dokumenty, notatki), czy dobrze wypadać podczas wystąpień publicznych, zapisz się na nasze szkolenie „Prosto i po polsku”. Kurs ten pokaże Ci krok po kroku, jak działa język polski i jak używać go w sposób prosty i zrozumiały.

Na tym szkoleniu nauczysz się:

• mówić i pisać poprawnie po polsku, zgodnie z regułami i zwyczajami językowymi
• osiągać przez komunikację językową Twój cel
• mówić do swoich przełożonych, współpracowników i znajomych tak, by łatwo im było zrozumieć , o co ci chodzi
• komunikować się współcześnie i skutecznie

Kurs prowadzi prof. dr hab. Paweł Nowak: Trener i badacz współczesnego języka publicznego, profesor nauk społecznych i doktor habilitowany nauk humanistycznych, komunikolog i językoznawca, dyrektor Centrum Badań Komunikacji Publicznej Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, członek Rady Języka Polskiego, kierownik Zakładu Lingwistyki i Psychologii Instytutu Ekspertyz Kryminalistycznych „Analityks”, wykładowca Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury i Krajowej Szkoły Administracji Publicznej im. Lecha Kaczyńskiego, autor, współautor, redaktor i współredaktor ponad 150 publikacji naukowych i popularno-naukowych.