Co roku setki projektów przegrywają w konkursach grantowych – i to wcale nie dlatego, że są słabe czy niepotrzebne. Najczęściej powód jest znacznie prostszy: brak dopasowania do wymagań konkursu albo błędy formalne, których łatwo było uniknąć. Nierealny budżet, niespójne cele, ogólnikowe rezultaty – każdy z tych elementów może sprawić, że świetny pomysł zostanie odrzucony.
A przecież w ocenie liczy się każdy punkt, czasem nawet pojedynczy szczegół. Dlatego, zanim napiszesz kolejne zdanie wniosku, warto zrozumieć, jak naprawdę myślą grantodawcy i co wyróżnia projekty, które dostają finansowanie.
Dlaczego wnioski odpadają?
Najczęstszą przyczyną niepowodzeń jest brak dopasowania celów do priorytetów konkursu. Organizacje opisują działania, które brzmią atrakcyjnie, ale nie mają związku z tym, czego oczekuje grantodawca. W takiej sytuacji nawet najlepsza narracja nie podniesie oceny.
Drugim problemem jest pobieżne podejście do dokumentacji. Wiele NGO czyta tylko regulamin, ignorując załączniki, w których znajdują są kluczowe informacje: minimalny wkład własny, dodatkowe kryteria formalne czy szczegółowe zasady rozliczeń. To właśnie tutaj najłatwiej stracić punkty, które mogą okazać się kluczowe w podsumowaniu końcowym.
Trzeci powód to rezultaty opisane w sposób nieprecyzyjny. „Poprawimy jakość życia mieszkańców” brzmi pięknie, ale nic nie mówi o tym, co faktycznie się wydarzy. Komisje oczekują konkretu – mierzalnych efektów i jasnych wskaźników. Wskażcie, w jaki sposób zostanie poprawiona jakość życia. Wskaźniki rezultatu muszą być przede wszystkim mierzalne i realne.
Priorytety - na co patrzą grantodawcy?
Komisja, oceniając wniosek, w pierwszej kolejności weryfikuje poprawność formalną – sprawdza, czy oferta została złożona w terminie, zawiera wszystkie wymagane załączniki oraz czy jest zgodna z wymogami formalnymi określonymi w regulaminie konkursu. Dopiero pozytywne przejście tej wstępnej oceny umożliwia skierowanie wniosku do oceny merytorycznej.
Na etapie oceny merytorycznej komisja przede wszystkim bada spójność opisu projektu z wymogami konkursu. Każdy wniosek powinien być spójny i logiczny: zaczynając od diagnozy problemu, przez jasno sformułowane cele i zaplanowane działania, aż po konkretne i mierzalne rezultaty. Projekty, w których te elementy są rozproszone lub niespójne, od razu tracą na wiarygodności, a tym samym mają niewielką szansę na pozytywną ocenę.
Kolejny punkt to zespół. Grantodawcy nie wspierają tylko idei – chcą wiedzieć, kto za nią stoi. Dlatego warto pokazać doświadczenie osób zaangażowanych w projekt: wcześniejsze realizacje, praktykę zawodową, wolontariaty. To szczególnie istotne w przypadku młodych organizacji – wtedy dorobek ludzi jest najlepszym dowodem na to, że projekt ma sens.
Wskazówka: Podkreśl doświadczenie członków zespołu, wcześniejsze projekty, wolontariaty czy specjalizacje – komisja ocenia potencjał ludzi, nie tylko datę rejestracji NGO.
Nie mniej ważny jest budżet. Zawyżone stawki, brak uzasadnień czy nieuwzględnienie cen lokalnych od razu budzą zastrzeżenia. Budżet musi być realistyczny i przejrzysty – każdy koszt warto poprzeć krótkim wyjaśnieniem.
Wskazówka: Uzasadnij każdą pozycję w budżecie krótką adnotacją w rubryce „Inne”. Dobrą praktyką jest powołanie się na średnie ceny rynkowe lub lokalne oferty – to pokazuje, że budżet jest realistyczny i wiarygodny.
Co sprawia, że projekt się wyróżnia?
Jednym z najważniejszych czynników jest innowacyjność. Wnioski, które dostają finansowanie, mają jedną wspólną cechę: pokazują świeże podejście do problemu. To nie musi być rewolucja – wystarczy nowa metoda, inna perspektywa albo dodatkowa wartość, której nie było w dotychczasowych projektach.
Wskazówka: Sprawdź, jakie projekty były już finansowane w Twoim regionie i pokaż czym wyróżnia się Twój i co nowego wnosi.
Drugim wyróżnikiem jest rzetelna diagnoza. Emocjonalne opisy nie wystarczą. Komisja chętniej zaufa organizacji, która potrafi udokumentować problem danymi: statystykami GUS, raportami ministerialnymi, danymi policji lub OPS, badaniami lokalnymi czy wynikami własnych ankiet.
Trzecim elementem jest logika narracji. Dobrze oceniane projekty mają przejrzystą strukturę, w której każdy krok wynika z poprzedniego: problem → cel → działania → efekt. Taka spójność buduje poczucie profesjonalizmu i wiarygodności, a projekty skonstruowane w ten sposób zazwyczaj zdobywają najwyższe noty.
Jak pisać o celach i rezultatach?
Cele i rezultaty to kręgosłup wniosku – komisja sprawdza zarówno, co chcesz osiągnąć, jak i jak zmierzysz efekty. Muszą być one spójne z diagnozą problemu, ale przede wszystkim zgodne z celami określonymi w regulaminie konkursu. Dlatego tak ważne jest dokładne przeanalizowanie dokumentacji i jasne pokazanie, jak Twój projekt wpisuje się w priorytety grantodawcy.
Rezultaty muszą być mierzalne i realistyczne. Najłatwiej jest pokazać je w liczbach – np. „30 osób weźmie udział w cyklu warsztatów”, „20 uczestników ukończy program mentoringowy”, „powstanie raport z rekomendacjami dla gminy”. Takie dane nazywamy wskaźnikami ilościowymi.
Często jednak trudniejsze, a równie ważne, są wskaźniki jakościowe – opisujące zmianę społeczną, której nie da się prosto policzyć. Mogą dotyczyć np. „zwiększenia poczucia samodzielności wśród dzieci w wieku 8–15 lat” albo „podniesienia poziomu świadomości ekologicznej wśród mieszkańców gminy X”.
Jak je znaleźć? Najlepiej skupić się na celach szczegółowych i zadać sobie pytania: czego konkretnie dotyczą, co to przyniesie, jaki wpływ wywrą na społeczność lokalną? Jeśli np. celem szczegółowym jest „przeszkolenie dzieci i młodzieży w zakresie self-care”, to rezultatem jakościowym może być „wzrost umiejętności dbania o własne zdrowie i dobrostan psychiczny oraz wiedza, gdzie szukać pomocy”.
W praktyce można podejść do planowania na dwa sposoby: zacząć od diagnozy i dopiero potem wyznaczać cele oraz wskaźniki, albo najpierw ustalić wskaźniki (ilościowe i jakościowe), a następnie ubrać je w cele i działania. Obie metody są poprawne – ważne, by zachować spójność.
Wskazówka: Stosuj metodę SMART (cele konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie). Zamiast pisać „poprawimy kompetencje społeczne uczniów”, napisz „40 uczniów weźmie udział w 10-godzinnym cyklu warsztatów komunikacyjnych w roku szkolnym XYZ”.
Wskazówki dla początkujących NGO
Pisanie wniosków to umiejętność, której można się nauczyć – wymaga praktyki, a nie wrodzonego talentu. Warto korzystać z doświadczenia innych organizacji, pytać i brać udział w szkoleniach. Dobrze działają też platformy edukacyjne dla NGO, takie jak 4NGO+, które oferują narzędzia i przykłady gotowych rozwiązań. Szczególnie pomocny jest Kalendarz Grantów – codziennie aktualizowana baza konkursów, dzięki której Twoja organizacja nie przegapi żadnego terminu.
Najważniejsze, by pamiętać, że najlepiej oceniane projekty to te najprostsze i najbardziej konkretne. Jasno określona grupa docelowa, realny problem i mierzalne rezultaty – to właśnie ta trójka decyduje o sukcesie.
A jeśli mimo wszystko Twój wniosek nie otrzyma dotacji, nie traktuj tego jako porażki. Warto zajrzeć do karty oceny merytorycznej – znajdziesz tam szczegółowy opis, gdzie komisja odjęła punkty i dlaczego. To bezcenne źródło informacji, które pomoże Ci wyeliminować błędy i zwiększyć szanse na sukces przy kolejnym podejściu.
Autorka: Agata z 4NGO+
Źródło: 4NGO+
Całość dochodu przeznaczona jest na utrzymanie ngo.pl.
