Intranet SharePoint w organizacji pozarządowej - czym jest i do czego służy
Intranet to świetne narzędzie do wewnętrznej komunikacji w organizacji. Jeszcze do niedawna, własny intranet mogły posiadać jedynie korporacje i duże firmy. Dzięki usłudze SharePoint możesz sobie pozwolić na wewnętrzny intranet, ponieważ pakiet Microsoft 365 jest DARMOWY dla organizacji pozarządowych. Jak zorganizować Intranet? Jakie funkcje SharePoint można wykorzystać do budowania wewnętrznej komunikacji? Odpowiedzi poniżej.
Intranet – definicja
Intranet to narzędzie umożliwiające wewnętrzną komunikację organizacji. Osoba odpowiedzialna za nią umieszcza informacje istotne dla pracowników i wolontariuszy i ogólne ciekawostki z życia organizacji. W intranecie będzie można przeczytać o benefitach jakie im przysługują, o nowych projektach lub informację o nowej współpracy. To narzędzie, które pozwala zapoznawać członków z życiem organizacji i na bieżąco informować ich o zmianach. Bardzo ważne miejsce szczególnie w przypadku zespołów projektowych lub dużych organizacji, gdzie informacje przechodzą o wiele dłużej. Intranet rozwiązuje ten problem. Jednym słowem - intranet może pełnić rolę bazy wiedzy
Intranet w Microsoft SharePoint - budowa kultury organizacyjnej
Jednym z głównych aspektów tworzenia wewnętrznego intranetu w Microsoft SharePoint jest zdecydowanie budowanie kultury organizacyjnej. Skupia się ona na kreowaniu wizerunku organizacji, pokazaniu jej wartości i wytyczeniu wspólnych celów. Dzięki temu każdy aktywista wie, po co działa i jaki to przynosi efekt.. Specjaliści jednoznacznie wskazują, że wolontariusz, który zna cel swojej pracy oraz widzi jej realny skutek, dużo rzadziej choruje na wypalenie zawodowe - jeden z największych problemów 3 sektora.
Intranet w Microsoft SharePoint – wymiana plików
Odkąd w 2001 roku pojawił się SharePoint i jego kolejne aktualizacje, organizacja intranetu staje się dużo łatwiejsza. Wymiana plików jest istotnym elementem funkcjonowania każdej organizacji, a SharePoint zdecydowanie to ułatwia, ponieważ biblioteki plików mogą być:
• przechowywane,
• udostępniane,
• zarządzane.
Co niezwykle ułatwia codzienną pracę. W przypadku pracy zdalnej sprawa jest oczywista – wymiana plików pomaga w codziennych obowiązkach zespołowi projektowemu. Każdy członek zespołu widzi poprawki naniesione na dokument i może pracować nad nimi w czasie rzeczywistym. Jednak zarządzanie plikami w chmurze może być równie przydatne w biurze, ponieważ ogranicza konieczność przekazywania dokumentów z rąk do rąk, a tym samym ogranicza możliwość zagubienia ich. Dodatkowo skraca ścieżkę akceptacji dokumentów – jednym kliknięciem można potwierdzić zgodność dokumentu i przejść do kolejnych etapów procedowania lub archiwizacji.
Intranet w Microsoft SharePoint – współpraca
Dobrze zaplanowany intranet w Microsoft SharePoint umożliwia budowanie zaangażowania wolontariuszy. W jaki sposób? Jeśli oferujesz swoim działaczom ciekawe informacje, a nie tylko suche fakty, jak na przykład, jaką kwotę dofinansowania otrzymaliśmy , wolontariusze będę chętnie czytać informacje zamieszczane w intranecie. Co w takim razie publikować?
• zapytaj w ankiecie, jaki benefit chcieliby Twoi wolontariusze,
• zapytaj, jakie szkolenie przydałoby się w zespołach,
• zorganizuj nowy zespół projektowy
• stwórz kącik polecanych książek .
Sprawdź, które działania przynosi największe zainteresowanie i zacznij je rozwijać.
Intranet w Microsoft SharePoint – lista kontaktów
Lista kontaktów w SharePoint to ogromne ułatwienie, ponieważ umożliwia szybkie sprawdzenie danych telefonicznych czy mailowych do osób z organizacji. Jest to szczególnie istotne, kiedy pracujesz z kimś nad projektem, ale ta osoba dziś jest niedostępna, a Ty nie wiesz, do kogo powinieneś się zgłosić z Twoim problemem. Szukasz więc w strukturze organizacji, kto jeszcze znajduję się w danym dziale. Kilkoma kliknięciami myszki otrzymujesz numer telefonu oraz adres e-mail, aby się skontaktować i uzyskać potrzebne informacje.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o usłudze jaką jest Microsoft SharePoint i jak może wesprzeć Twoją organizacje – umów bezpłatną konsultację z jednym z naszych ekspertów.
