Publicystyka - ngo.pl

Przeprowadziliśmy zebranie założycielskie w naszym stowarzyszeniu. Złożyliśmy dokumenty do KRS i wydawało nam się, że pod względem formalnym dokumentacja będzie poprawna. Po miesiącu otrzymaliśmy zwrot wniosku z sądu z informacją o błędnie wypełnionym formularzu KRS – W 20, na którym zgłosiliśmy podwójne egzemplarze wszystkich składanych dokumentów. Nie rozumiemy dlaczego, przecież stowarzyszenie powinno złożyć dwa komplety dokumentów.

Dokumentacja rejestracyjna
Rejestrując nowo powstałe stowarzyszenie w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy do wniosku rejestracyjnego załączyć znaczną liczbę dokumentów. Trzeba przedstawić w sądzie statut, protokół z zebrania założycielskiego, listę członków założycieli stowarzyszenia oraz szereg uchwał dotyczących powołania organizacji, przyjęcia statutu, wyboru komitetu założycielskiego, zarządu i komisji rewizyjnej. Dodatkowo stowarzyszenie musi wypełnić urzędowe formularze*.

Liczba egzemplarzy
Wszystkie dokumenty,  które stowarzyszenie załącza do sądu powinny być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Zarówno oryginały, jak i kopie powinny być złożone w liczbie dwóch egzemplarzy (każdy dokument). Dlaczego? Dzieje się tak, ponieważ działalność stowarzyszenia jest nadzorowana przez organy samorządu terytorialnego albo organy administracji rządowej właściwe ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Oznacza to, że w procesie rejestracji organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym bierze udział drugi podmiot – organ nadzoru, który otrzymuje dokumentację rejestrową stowarzyszenia od KRS. (Ma on 14 dni na ustosunkowanie się do złożonego wniosku).

Stowarzyszenie jest więc zobowiązane złożyć w KRS dwa oryginalne komplety identycznych dokumentów, ponieważ jeden z nich jest przesyłany przez KRS do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu). Drugi komplet oryginałów zostaje w KRS.

Odpowiadając na pytanie
Opisana wyżej organizacja zastosowała się do zasady dwóch oryginalnych egzemplarzy, ale nie do końca. Wszystkie podwójne załączniki zgłosiła na jednym formularzu KRS - W20, a zasada podwójnych dokumentów również formularzy urzędowych.

Stowarzyszenie powinno złożyć dwa formularze KRS W-20 i do każdego z osobna załączyć taki sam komplet dokumentów.

Ważne
Zasada składania podwójnych egzemplarzy dotyczy również stowarzyszeń zarejestrowanych w KRS, które dokonują zmian w swoim statucie.  Jeśli podczas prowadzenia swojej działalności organizacja dokonuje aktualizacji statutu (nawet jeśli są to zmiany tylko porządkujące np. zmiana numeracji, dopisanie jednego paragraf) to ma obowiązek przedstawić w sądzie dwa komplety dokumentów zatwierdzających te zmiany.

*W przypadku stowarzyszeń, które rejestrując się w KRS jednocześnie rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców dodatkowo do wniosku o rejestrację załącza się: wzory podpisów członków zarządu, formularz RG-1, NIP-2, zaświadczenie do ZUS, dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców.

Art. 12.
Komitet założycielski składa do sądu rejestrowego wniosek o rejestrację wraz ze statutem, listą założycieli, zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli, protokół z wyboru komitetu założycielskiego, a także informację o adresie tymczasowej siedziby stowarzyszenia.

Art. 13.
1. Wniosek o zarejestrowanie stowarzyszenia sąd rejestrowy rozpoznaje niezwłocznie, a rozstrzygnięcie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

2. Sąd rejestrowy doręcza organowi nadzorującemu odpis wniosku o rejestrację wraz z załącznikami wymienionymi w art. 12. Organ ten ma prawo wypowiedzieć się w sprawie wniosku w terminie 14 dni licząc od dnia jego doręczenia, a także przystąpić, za zgodą sądu, do postępowania jako zainteresowany.

Art. 19b.
1. Wraz z wnioskiem o wpis lub zmianę wpisu w rejestrze przedsiębiorców wnioskodawca składa:

1) wniosek o wpis albo zmianę wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON);

2) zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;

3) zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne, o którym mowa w ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681, z późn. zm.1)) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego pod rygorem zwrotu wniosku.

1a. Sąd rejestrowy przesyła z urzędu wnioski i zgłoszenia, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu, odpowiednio do:

1) urzędu statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma siedzibę, oraz

2) wskazanego przez przedsiębiorcę naczelnika urzędu skarbowego – wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.