Publicystyka - ngo.pl

Pytanie pierwsze: co robimy?

Choroba, którą przechodzi każda organizacja z apetytem na współpracę międzynarodową, wygląda tak: czytamy ogłoszenie o konkursie. Natychmiast rzucamy się do Internetu w poszukiwaniu partnera z zagranicy. Piszemy do pierwszej organizacji, której strona www oprócz wersji łotewskiej, norweskiej czy katalońskiej zawiera informacje po angielsku: „hej, może chcielibyście być partnerem w naszym projekcie? Aha, mamy na napisanie wniosku całe trzy dni”. Zwykle nikt nam nie odpisuje.

Na początku musimy ustalić sami ze sobą, kiedy współpraca międzynarodowa jest dla nas wartością dodaną. Wbrew pozorom odpowiedź nie brzmi „zawsze”. W jednych obszarach naszych działań mamy doświadczenie i jesteśmy mocni, inne dopiero rozpoczynamy i sami jeszcze dobrze nie wiemy, co chcemy osiągnąć i jak. Zatem jeśli debiutujemy w ponadnarodowej współpracy, nie bierzmy się do realizacji zupełnie nowych dla nas rzeczy. Dlaczego? Ponieważ zwykle kombinacja „nowy obszar” plus „nowo poznany partner” stwarza totalny chaos.

A zatem: zakres działań musimy ustalić sami, zanim w ogóle zaczniemy czytać ogłoszenia o konkursach na projekty z udziałem partnerstw ponadnarodowych.

Pytanie drugie: kim robimy?

Zastanawialiście się kiedyś, czy jako organizacja jesteście przygotowani do projektu z udziałem zagranicznego partnera? Teraz jest czas, by to przemyśleć. Głównie chodzi o to, czy dogadamy się z partnerem w obcym języku. Niby oczywiste, ale nie chodzi tutaj o bierną umiejętność czytania, lecz o swobodną komunikację. Popełnianie błędów językowych nie dyskwalifikuje – ważniejsza jest znajomość słownictwa i umiejętność prowadzenia rozmowy bez natrętnie powracającej myśli „jak to powiedzieć?”. Czasem trzeba szybko reagować i np. wspólnie zatwierdzić zmiany w projekcie przez maila w ciągu 24 godzin. Ktoś, kto pisze maila w języku obcym trzy razy dłużej niż po polsku, mimo starań, może zawalić ważny dla nas projekt.

Jeśli organizacja nie ma takiej osoby w grupie swoich aktywistów czy pracowników, należy ją znaleźć. Zaangażujmy wolontariusza, dla którego nagrodą może być perspektywa zatrudnienia przy projekcie – jeśli znajdzie się partnera i skutecznie złoży się wniosek.

Warto też zacząć planować logistykę i koszty. Głównie chodzi o komunikację – jeśli przewidujemy dużo konsultacji przez telefon, warto uruchomić możliwość rozmów telefonicznych z krajami Europy (lub świata) poprzez komunikatory internetowe. Za ok. 10 zł miesięcznie można dzwonić z komputera na telefony stacjonarne właściwie bez ograniczeń. Jeśli po naszej stronie są osoby, które będą decydować o kształcie projektu, a nie mówią w języku, w jakim rozmawiamy z partnerem, konieczne mogą okazać się tłumaczenia materiałów na polski, a uwag zwrotnych na język obcy. Czasem może to robić ta sama osoba, która w naszym imieniu kontaktuje się z partnerem, czasem jednak jest to bardzo czasochłonne i będzie ona potrzebować pomocy. A tłumaczenia mogą sporo kosztować.

Pytanie trzecie: z kim robimy?

Skoro już wiemy, co chcemy robić i mamy pełną zapału osobę do nawiązania współpracy międzynarodowej… nie, nie rzucamy się do Internetu w poszukiwaniu organizacji. Zastanawiamy się (albo sprawdzamy – w Internecie, gazetach, publikacjach, pytając inne organizacje), w jakim kraju zadania dla nas istotne organizacje realizują na dobrym czy wręcz innowacyjnym poziomie. Anglicy mają duże osiągnięcia w ekonomii społecznej. Krajom bałtyckim dobrze wychodzi udział organizacji w debacie publicznej. Czesi odnieśli sukces w postaci zniesienia VAT od SMS-ów charytatywnych. Czytajmy, wysyłajmy naszych ludzi na konferencje za granicę (czasem część kosztów takich wyjazdów refundują organizatorzy), żeby dowiedzieć się, jaki kraj i jego doświadczenia są dla nas cenne. Jak już to ustalimy, możemy przystąpić do szukania właściwej dla nas organizacji.

I na tym etapie nie należy zaczynać od poszukiwania organizacji przez Google. Szansa, że od razu trafimy na odpowiedniego partnera są statystycznie niewielkie (wie to każdy, kto choć raz skorzystał z internetowych serwisów randkowych). Ważne są referencje – pytanie brzmi więc, czy znamy kogoś, kto zna kogoś, kto zna kogoś… Pytajmy naszych partnerów w Polsce. Dobrze wiedzieć, że niektóre ambasady udzielają tego rodzaju pomocy. Jeśli nie potrafią skierować od razu do konkretnej organizacji, podadzą linki i adresy do organizacji parasolowych – takich, które zrzeszają pojedyncze organizacje.

Jak ocenić, czy nieznana nam organizacja dobrze działa i odnosi sukcesy, którymi mogłaby się z nami podzielić? I tu znowu zadajemy sobie pytanie pierwsze, tym razem w odniesieniu do nich – czy interesujące nas zagadnienia to dla nich kluczowe czy marginalne działania? Przejrzyjmy stronę lub zapytajmy. Ważne, żeby mieć poczucie, że organizacja po drugiej stronie chce być naszym partnerem, bo czuje w tym własne korzyści, a nie pod wpływem chwilowego impulsu.

Pytanie czwarte: na co się nastawiamy?

Kolejny etap to nastawienia i różnice. Trzeba to uwzględnić. Organizacje mają różne kultury organizacyjne i style działania. Poza tym, ostatecznie to ludzie, nie podmioty, współpracują ze sobą. Nie mamy wpływu na wybór osoby ze strony partnerskiej organizacji, ale mamy wpływ na to, jakie mamy nastawienie do partnera.

Stereotypowo uważa się, że Niemcy są dokładni i terminowi, Skandynawowie trzymają dystans, Francuzi patrzą na innych z wyższością, a Hiszpanie co mają zrobić dzisiaj, zrobią jutro. Być może partnerzy będą się mieścić w stereotypach, ale równie dobrze może być inaczej. To zależy to od kultury organizacyjnej, zespołu, tradycji organizacji i wielu, wielu innych czynników. Mój znajomy Raphael, Brazylijczyk uważa na przykład, że karnawał w Rio to straszna tandeta i najbardziej lubi słuchać acid jazzu.

Weźmy innym przykład: Kiedy ktoś, z kim współpracuję, proponuje mi w mailu np. termin spotkania, mam w zwyczaju to potwierdzać, wysyłając chociażby „OK.”. Swego czasu negocjowałam z Francuzami wykorzystanie ich programu w działaniach organizacji, w której pracowałam. W toku współpracy narastało we mnie poczucie, że jestem ignorowana, bo często nie otrzymywałam z ich strony żadnego potwierdzenia proponowanych ustaleń. Z czasem okazało się, że w tej organizacji milczenie oznacza zgodę i nie jest oznaką lenistwa ani arogancji. Jeśli zatem nie wiemy jak interpretować zachowanie czy nawet słowa partnera – pytajmy, sprawdzajmy i wierzmy w dobre intencje. Wiele tego rodzaju nieporozumień okazuje się drobiazgami, a ich ilość maleje z czasem, gdy lepiej się poznajemy.

Pytanie piąte: na co się umawiamy?

Ma być to krótki „romans”, czy raczej wieloletni „związek”? Zanim zaczniemy omawiać wspólne działania, zastanówmy się, jak widzimy to partnerstwo na tle naszych planów. Czy chodzi nam o partnerstwo w jednym, krótkim projekcie? Czy też dojrzeliśmy do tego, żeby stopniowo rozwijać współpracę i zorganizować w przyszłości wizyty studyjne, robić wspólnie projekty za większe pieniądze, a może wręcz poszerzyć partnerstwo?

Jest to ważne, bo partner, który nadaje się do 3-miesięcznego projektu, może nie sprawdzić się w przypadku planowania długoterminowego. Nie przewidzimy przyszłości, ale możemy zastanowić się, z jakimi oczekiwaniami rozpoczynamy wspólne działania i dokąd miałyby one prowadzić naszą organizację.

Ważne, abyśmy – zanim we wspólnym wniosku podpiszemy zobowiązanie majątkowe – spróbowali się lepiej poznać. Zróbmy razem coś niewielkiego, co nie wymaga kosztów ani wysiłku. Wymieńmy się informacjami na temat naszych organizacji. Opracujmy wspólnie notatkę na temat zakresu planowanej współpracy i zamieśćmy na obu stronach internetowych. Coś, co pozwoli nam zaobserwować, jak funkcjonuje i komunikuje się potencjalny partner, czy dotrzymuje terminów i czy wywiązuje się ze zobowiązań. Jeśli coś pójdzie źle, na tym etapie zawsze możemy się wycofać bez strat. Rezygnacja na etapie realizacji wspólnego projektu może nas słono kosztować.

Poza tym, zastanówmy się, co chcemy i możemy wnieść do partnerstwa. Pamiętajmy, że motywacja do działań, które nie należą do kategorii „pilne, niezbędne” z czasem słabnie. Motorem jej podtrzymania może być wizja tego, co zyskają obie strony, jeśli się uda. I to poczucie, że warto z nami robić różne rzeczy, powinniśmy rozwijać u naszego partnera. Po pierwsze, poprzez realne i konkretne deklaracje („ponieważ to my składamy wniosek w Polsce, weźmiemy na siebie sekretariat i administrację projektu”), kontakty („ekspert, który z nami współpracuje, jest specjalistą światowej klasy”), działania („znaleźliśmy możliwość finansowania naszej wspólnej koncepcji”) oraz słowność („obiecaliśmy draft projektu na 16. i dotrzymaliśmy terminu”). Nie muszę nawet pisać, że wymyślanie nieistniejących ekspertów i nęcenie nierealnymi perspektywami, oprócz tego że nieetyczne, prędzej czy później wyjdzie w projektowym praniu.

Tak, droga organizacjo. Teraz można przystąpić do przeglądania ogłoszeń konkursowych.

Pytanie szóste: a jeśli nie mamy 6 miesięcy na znalezienie partnera?

Czytający, który dobrnął do tego miejsca, mógłby pomyśleć: „bla, bla, bla. Mam dwa tygodnie na napisanie wniosku z partnerem zagranicznym. Zamiast siedzieć i się zastanawiać nad strategiami, muszę zabrać się za szukanie!”. Oczywiście są  przypadki, kiedy z pomocą Google, w ciągu dwóch tygodni organizacji udało się znaleźć świetnego partnera, z którym następnie zrobiła 4 inne działania i planuje 6 następnych.

Jeśli nie ma czasu, a bardzo nam zależy, trzeba próbować. I jak mówi naczelna zasada survivalu: mieć nadzieję na najlepsze i jednocześnie być przygotowanym na najgorsze. Współpraca zagraniczna, kiedy dobrze się układa, może przynieść świetne rezultaty. Natomiast kiedy się psuje, może mieć katastrofalne dla nas skutki. Jeśli udało nam się dostać środki i realizujemy projekt z partnerem, z którym tracimy kontakt, który nie realizuje działań zgodnie z planem, albo nie potrafi się z tych działań (i pieniędzy) rozliczyć, to ryzykujemy własną częścią projektu i dobrym imieniem organizacji. W skrajnych przypadkach możemy być zmuszeni do zwrotu środków. Zatem jeśli coś nam mówi, że lepiej by nam szło z kim innym, posłuchajmy głosu intuicji i bez poczucia winy (ale i przypisywania tamtym złej woli) podziękujmy za współpracę, zanim będzie za późno.

I jeszcze jedna praktyczna uwaga:

Wnioski o dotacje czytają zazwyczaj doświadczeni ludzie, którzy zorientują się, czy partnerstwo funkcjonuje naprawdę czy też jest umową zawartą poprzez wymianę maili na potrzeby startu w konkursie. Zatem jeżeli możemy pochwalić się (chociażby krótką) historią współpracy i potrafimy opisać korzyści płynące z tego partnerstwa – zróbmy to, zyskując dodatkowe punkty.

Kontakty międzynarodowe mogą zmienić sposób funkcjonowania naszej organizacji, przewartościować patrzenie na problemy z jakimi się zmagamy, a także przełożyć się na konkretne, finansowe korzyści, płynące ze wspólnie składanych wniosków. Poza tym, są źródłem wielkiej satysfakcji dla naszych aktywistów i pracowników (kto powiedział, że w pracy nie można się świetnie bawić?). Jest o co walczyć, zatem warto się dobrze przygotować.