Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba je sporządzająca (księgowa lub księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu. Co zrobić, kiedy jedna osoba z zarządu odmawia złożenia podpisu?
Monika Chrzczonowicz, poradnik.ngo.pl
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ
Jesteśmy niewielkim, warszawskim stowarzyszeniem, nasze główne działanie to warsztaty artystyczne dla dzieci i młodzieży. Pieniądze na nie mamy ze składek członkowskich i darowizn, a w ubiegłym roku. otrzymaliśmy także dotację z gminy. Wszystkie działania są dokładnie rozliczane, dokumentowane. Nasz zarząd to cztery osoby, z czego tak naprawdę w spotkaniach biorą udział trzy osoby. Zgodnie z przepisami sporządziliśmy sprawozdanie finansowe, teraz czas na zatwierdzenie. Zanim jednak zwołamy walne sprawozdawcze, jak co roku spotkaliśmy się w gronie zarządu, by je omówić. Jeden z członków zarządu, najmniej zaangażowany w działalność, odmówił jednak podpisania sprawozdania. Nie chce również podpisać oświadczenia o tym, że nie podpisze sprawozdania. Co możemy zrobić w tej sytuacji?
Według przepisów za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada „kierownik jednostki”. W stowarzyszeniach, fundacjach jest to najczęściej wieloosobowy zarząd, uprawniony do zarządzania organizacją oraz do reprezentowania jej na zewnątrz. Sposób reprezentacji (czyli to, kto w imieniu organizacji podpisuje umowy, przyjmuje darowizny, itp.) musi być określony w statucie stowarzyszenia czy fundacji. Dla funkcjonalności i wygody działania organizacji dokumenty są podpisywane przez jedną albo częściej – przez dwie, trzy osoby z zarządu. Wyjątkowym dokumentem jest jednak sprawozdanie finansowe, które zgodnie z ustawą o rachunkowości wymaga podpisów wszystkich członków zarządu.
Obowiązek: podpis albo oświadczenie
W opisywanym przypadku jeden z członków zarządu odmawia podpisania sprawozdania finansowego. Oczywiście ma do tego prawo, ale w takim wypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, musi uzasadnić na piśmie, dlaczego nie chce się podpisać pod sprawozdaniem. Dokument ten jest dołączany do sprawozdania i stanowi jego integralną, niezbędną część.
Co jednak zrobić, gdy tak jak w opisanej sytuacji, członek zarządu nie chce również podpisać oświadczenia o odmowie podpisania sprawozdania finansowego organizacji? Postępując w ten sposób, komplikuje on życie organizacji – sprawozdanie bez jego podpisu bądź oświadczenia jest nieważne i nie zostanie przyjęte, np. przez urząd skarbowy, KRS, co narazi stowarzyszenie na kłopoty organizacyjne. Wydaje się, że w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby odwołanie z funkcji członka zarządu. Brak zaangażowania w działania zarządu, utrudnianie wykonywania jego pracy, niewykonywanie swoich obowiązków to powody wystarczające do poddania pod głosowanie wniosku o odwołanie takiej osoby z funkcji członka zarządu. Jednak to, czy jest to możliwe w tej sytuacji i w jakim trybie, trzeba sprawdzić w statucie danej organizacji. Trzeba też uprzedzić członków stowarzyszenia, co jest powodem takiej decyzji i czy zgadzają się na takie rozwiązanie. Ważne przy tym jest, aby postępować według zasad opisanych w procedurze zwoływania walnego zebrania i powiadamiania o nim członków stowarzyszenia ustalonych w statucie organizacji bądź regulaminie wewnętrznym.
Nowa osoba w zarządzie
W opisanej sytuacji przyjęcie sprawozdania finansowego należy do walnego zebrania członków, w kompetencjach walnego jest także odwoływanie i powoływanie członków zarządu oraz organu kontroli wewnętrznej (np. komisji rewizyjnej). Zatem w tym przypadku dobrym rozwiązaniem byłoby zwołanie walnego zebrania, w którego porządku obrad znajdzie się najpierw odwołanie członka zarządu bądź złożenie przez niego rezygnacji z członkostwa i przyjęcie tej informacji przez walne w formie uchwały. Dopiero w drugiej kolejności powinno odbyć się głosowanie nad przyjęciem sprawozdania finansowego. W przypadku zmiany zarządu sprawozdanie podpisuje zarząd działający w momencie jego przyjmowania.
Podstawa prawna:
- Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (Dz. U. Nr 21, poz. 97)
Art. 5.
- Fundator ustala statut fundacji, określający jej nazwę, siedzibę i majątek, cele zasady,
formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków
- Ustawa o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (Dz. U. Nr 20, poz. 104 z późn. zm.)
Statut stowarzyszenia określa w szczególności:
6) sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności jego uchwał
- Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)
Art. 52 ust. 2.
Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Źródło: poradnik.ngo.pl
