Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl.
Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Zamierzamy zwrócić się do wybranej instytucji i poprosić o wsparcie projektu. Nie znamy tam nikogo, nie możemy powołać się na żadną wspólną znajomość. Jak przygotować się do takiego spotkania?
Przygotowanie
Przede wszystkim zastanówmy się, dlaczego chcemy skorzystać ze wsparcia właśnie tej instytucji (wypiszmy kilka argumentów). Dowiedzmy się jak najwięcej o naszym potencjalnym partnerze (wejdźmy na stronę, przeczytajmy raporty roczne, materiały promocyjne itd.). Niektóre firmy prowadzą świadomą politykę wspierania organizacji, warto sprawdzić, czy należy do nich także „nasza” instytucja. Sprawdźmy, czy w danej branży mamy jeszcze innych potencjalnych partnerów (naszkicujmy tzw. plan B). Zastanówmy się, czego dokładnie oczekujemy od instytucji (np. wkład finansowy, rzeczowy, usługowy, rabaty, wsparcie merytoryczne itd.) i wypiszmy zestaw tych oczekiwań. Zastanówmy się, co my możemy danej instytucji zaoferować (wypiszmy nasze atuty, np. znana i rozpoznawalna marka organizacji/projektu, kontakt z beneficjentami, do których zamierza dotrzeć potencjalny partner, kontakt z mediami, współudział w projekcie ważnych instytucji/osobistości itd.). Przygotujmy 1-stronicową ofertę (krótki opis projektu, czego oczekujemy, streszczenie naszego doświadczenia). Oferta musi być przejrzysta, prosta, logiczna. Nie zapominajmy wymienić innych instytucji, które nam pomagają (grantodawców, patronów medialnych itd.). A teraz przygotowujmy kilkopunktowy scenariusz rozmowy telefonicznej (co chcemy powiedzieć, w jakiej kolejności itd.).
Pierwsza rozmowa
Dzwonimy i zwięźle prezentujemy sprawę. Warto w rozmówcy wzbudzić „chęć pomocy” w dotarciu do właściwej osoby oraz poczucie dowartościowania (np. „z kim pani/ pan radził/a by porozmawiać w tej sprawie?”). Niezależnie od przebiegu rozmowy, zawsze pozostawiamy inicjatywę w naszych rękach (np. „dobrze, będę oczekiwał na telefon od pani/pana szefa, ale jeżeli nie zadzwoni, pozwolę sobie skontaktować się ponownie”). Podczas rozmowy z właściwą osobą w kilku zdaniach referujemy sprawę. Nie używamy żadnych „chwytających za serce” sformułowań o biednych dzieciach, czy błąkających się kotach. Mówimy o konkretach, nie odwołujemy się do emocji. Najczęściej umawiamy się na przesłanie oferty pisemnej. Kończąc rozmowę, staramy się pozostawić inicjatywę kontaktu w naszych rękach. Przesyłamy ofertę. Kiedy dzwonimy ponownie staramy się umówić na spotkanie. Nie przejmujemy się ew. wątpliwościami rozmówcy. Nawet, jeżeli nie uzyskamy tego, na co w danej chwili liczymy – nawiążemy interesujący, a może i przydatny kontakt na przyszłość.
Spotkanie
Rozpoczynamy od przedstawienia się (tu warto pochwalić się dokonaniami organizacji, pokazać nasze materiały promocyjne etc.). Następnie prezentujemy projekt, wymieniając także ew. współpartnerów, media, podkreślając możliwość kontynuacji, nasze doświadczenie i profesjonalizm. Postarajmy się stworzyć miłą atmosferę, nawiązać do jakichkolwiek zbieżności pomiędzy nami (naszą organizacją) a rozmówcą (jego instytucją).
Teraz rozpoczynają się negocjacje. Trzeba zachować przytomność umysłu i nie wypaść z roli. Każdy ma swoje własne techniki. Jedna ze „sztuczek” polega na obracaniu uwag rozmówcy na swoją korzyść (np. „jeżeli dobrze zrozumiałem, ewentualnie możemy liczyć na...”). Na zdanie rozmówcy „możliwe, że będziemy mogli przekazać 2 do 3 tys. złotych”, odpowiadamy: „nam wkład ok. 3 tys. zł rzeczywiście pomoże w realizacji...”
Dalszy kontakt
Pierwsza rozmowa to dopiero początek Należy ją jak najszybciej przekuć na umowę. Czasem, nie odbywa się to bez przeszkód. W czasie realizacji projektu powinniśmy pozostawać z instytucją cały czas w kontakcie, informując o przebiegu projektu itd. Po zakończeniu, należy wysłać podziękowanie. Warto także wpisać instytucję do naszej skrzynki kontaktowej i wysyłać zaproszenie na organizowane przez nas spotkania i imprezy. To nic, że może nikt nie przyjdzie. Następnym razem, kiedy będziemy potrzebowali wsparcia – z czystym sumieniem możemy się do nich odezwać. Kontakty buduje się na lata. Nie odzywajmy się do potencjalnych sponsorów tylko wtedy, kiedy mamy następny interes!
*****
WITOLD HEBANOWSKI, KRZYSZTOF WITTELS – eksperci serwisu fundraisingowego dla organizacji pozarządowych www.NGOfund.pl
Przede wszystkim zastanówmy się, dlaczego chcemy skorzystać ze wsparcia właśnie tej instytucji (wypiszmy kilka argumentów). Dowiedzmy się jak najwięcej o naszym potencjalnym partnerze (wejdźmy na stronę, przeczytajmy raporty roczne, materiały promocyjne itd.). Niektóre firmy prowadzą świadomą politykę wspierania organizacji, warto sprawdzić, czy należy do nich także „nasza” instytucja. Sprawdźmy, czy w danej branży mamy jeszcze innych potencjalnych partnerów (naszkicujmy tzw. plan B). Zastanówmy się, czego dokładnie oczekujemy od instytucji (np. wkład finansowy, rzeczowy, usługowy, rabaty, wsparcie merytoryczne itd.) i wypiszmy zestaw tych oczekiwań. Zastanówmy się, co my możemy danej instytucji zaoferować (wypiszmy nasze atuty, np. znana i rozpoznawalna marka organizacji/projektu, kontakt z beneficjentami, do których zamierza dotrzeć potencjalny partner, kontakt z mediami, współudział w projekcie ważnych instytucji/osobistości itd.). Przygotujmy 1-stronicową ofertę (krótki opis projektu, czego oczekujemy, streszczenie naszego doświadczenia). Oferta musi być przejrzysta, prosta, logiczna. Nie zapominajmy wymienić innych instytucji, które nam pomagają (grantodawców, patronów medialnych itd.). A teraz przygotowujmy kilkopunktowy scenariusz rozmowy telefonicznej (co chcemy powiedzieć, w jakiej kolejności itd.).
Pierwsza rozmowa
Dzwonimy i zwięźle prezentujemy sprawę. Warto w rozmówcy wzbudzić „chęć pomocy” w dotarciu do właściwej osoby oraz poczucie dowartościowania (np. „z kim pani/ pan radził/a by porozmawiać w tej sprawie?”). Niezależnie od przebiegu rozmowy, zawsze pozostawiamy inicjatywę w naszych rękach (np. „dobrze, będę oczekiwał na telefon od pani/pana szefa, ale jeżeli nie zadzwoni, pozwolę sobie skontaktować się ponownie”). Podczas rozmowy z właściwą osobą w kilku zdaniach referujemy sprawę. Nie używamy żadnych „chwytających za serce” sformułowań o biednych dzieciach, czy błąkających się kotach. Mówimy o konkretach, nie odwołujemy się do emocji. Najczęściej umawiamy się na przesłanie oferty pisemnej. Kończąc rozmowę, staramy się pozostawić inicjatywę kontaktu w naszych rękach. Przesyłamy ofertę. Kiedy dzwonimy ponownie staramy się umówić na spotkanie. Nie przejmujemy się ew. wątpliwościami rozmówcy. Nawet, jeżeli nie uzyskamy tego, na co w danej chwili liczymy – nawiążemy interesujący, a może i przydatny kontakt na przyszłość.
Spotkanie
Rozpoczynamy od przedstawienia się (tu warto pochwalić się dokonaniami organizacji, pokazać nasze materiały promocyjne etc.). Następnie prezentujemy projekt, wymieniając także ew. współpartnerów, media, podkreślając możliwość kontynuacji, nasze doświadczenie i profesjonalizm. Postarajmy się stworzyć miłą atmosferę, nawiązać do jakichkolwiek zbieżności pomiędzy nami (naszą organizacją) a rozmówcą (jego instytucją).
Teraz rozpoczynają się negocjacje. Trzeba zachować przytomność umysłu i nie wypaść z roli. Każdy ma swoje własne techniki. Jedna ze „sztuczek” polega na obracaniu uwag rozmówcy na swoją korzyść (np. „jeżeli dobrze zrozumiałem, ewentualnie możemy liczyć na...”). Na zdanie rozmówcy „możliwe, że będziemy mogli przekazać 2 do 3 tys. złotych”, odpowiadamy: „nam wkład ok. 3 tys. zł rzeczywiście pomoże w realizacji...”
Dalszy kontakt
Pierwsza rozmowa to dopiero początek Należy ją jak najszybciej przekuć na umowę. Czasem, nie odbywa się to bez przeszkód. W czasie realizacji projektu powinniśmy pozostawać z instytucją cały czas w kontakcie, informując o przebiegu projektu itd. Po zakończeniu, należy wysłać podziękowanie. Warto także wpisać instytucję do naszej skrzynki kontaktowej i wysyłać zaproszenie na organizowane przez nas spotkania i imprezy. To nic, że może nikt nie przyjdzie. Następnym razem, kiedy będziemy potrzebowali wsparcia – z czystym sumieniem możemy się do nich odezwać. Kontakty buduje się na lata. Nie odzywajmy się do potencjalnych sponsorów tylko wtedy, kiedy mamy następny interes!
*****
WITOLD HEBANOWSKI, KRZYSZTOF WITTELS – eksperci serwisu fundraisingowego dla organizacji pozarządowych www.NGOfund.pl
Źródło: gazeta.ngo.pl
Teksty opublikowane na portalu prezentują wyłącznie poglądy ich Autorów i Autorek i nie należy ich utożsamiać z poglądami redakcji. Podobnie opinie, komentarze wyrażane w publikowanych artykułach nie odzwierciedlają poglądów redakcji i wydawcy, a mają charakter informacyjny.
