Publicystyka - ngo.pl

Kto w urzędzie miasta, gminy czy w starostwie zainteresowany jest organizacjami pozarządowymi? Zazwyczaj zaledwie kilka osób. Dla ułatwienia przyporządkujmy je do dwóch kategorii – polityków i urzędników.

Politycy i urzędnicy

Ci pierwsi to szefowie samorządów i radni, którzy za pomocą szeregu rozmów, sporów i kompromisów wypracowują ustalenia dotyczące współpracy z organizacjami; ci drudzy natomiast te ustalenia wcielają w życie. Jednym z pomysłów, aby ułatwić życie przede wszystkim urzędnikom, jest powołanie Forum Pełnomocników. Tego rodzaju Fora tworzone są przez ośrodki Sieci Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT. Pierwsze Forum Pełnomocników, zainspirowane przez Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (www.eswip.pl), powstało w woj. warmińsko-mazurskim (www.forumpelnomocnikow.org.pl).

Potrzeba

Genezą pomysłu była potrzeba. W samorządach najbardziej pracochłonna w relacjach z organizacjami jest obsługa programów grantowych, organizacje potrzebują bowiem pieniędzy. Dochodzi to tego obligatoryjny roczny program współpracy, zawiłe regulacje prawne i codzienne relacje z organizacjami, „wiecznie czegoś chcącymi”. Tym wszystkim zajmuje się jeden z urzędników, i tak obciążony obowiązkami, a ponadto znajdujący się między młotem a kowadłem – urzędem a organizacjami, co do łatwych sytuacji nie należy. (Lepiej jest w większych miastach, np. w Elblągu, gdzie organizacji jest dużo i do ich obsługi powołany został pełnomocnik prezydenta ds. organizacji pozarządowych).

W dużej mierze jakość współpracy samorządów z organizacjami zależy od jakości pracy tych urzędników. W celu doskonalenia jakości, w odpowiedzi na potrzeby urzędników, podjęliśmy decyzję o powołaniu Forum Pełnomocników jako płaszczyzny spotkań i integracji, wymiany informacji, doświadczeń i wiedzy, a także lobby. Wspólnie z Urzędem Marszałkowskim oraz Radą Organizacji Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego w 2006 r. zorganizowaliśmy pierwszą konferencję pod nazwą Forum Pełnomocników (notabene ze środków Forum Inicjatyw Obywatelskich!). Obecni na spotkaniu „urzędnicy od organizacji” powiedzieli – tak, potrzebujemy tego.

Czemu ma służyć ta nazwa? Otóż w większych miastach powoływani są zazwyczaj pełnomocnicy prezydentów do współpracy z organizacjami pozarządowymi i nawet jeżeli w małej gminie takiej potrzeby nie ma, to nazwa z założenia ma nadawać prestiż.

Struktura

Forum nie musi mieć regulaminu i nadanej instytucjonalnie struktury, choć z czasem być może warto będzie się o to pokusić. Jest otwartym miejscem spotkań urzędników samorządowych, ale też pracowników jednostek samorządowych, np. domów kultury, ośrodków pomocy społecznej, bibliotek itp., ponieważ również te podmioty współpracują z organizacjami (w województwie to aż około 300 osób). Ta płaszczyzna spotkań wymaga obsługi (robią to ośrodki Sieci SPLOT, ale mógłby też np. Urząd Marszałkowski).

Sądzę, że Forum ze względu na prestiż i pomoc organizacyjną (w naszym przypadku m.in. udostępnianie sal spotkań, prowadzenie korespondencji) powinno funkcjonować pod patronatem tego urzędu, Urząd Marszałkowski zaś promować dobre rozwiązania w zakresie współpracy z organizacjami, które z natury rzeczy „schodzą w dół” ku powiatom i gminom, na zasadzie analogii ze szczeblem marszałkowskim. Pełnomocniczka marszałka ds. organizacji pozarządowych Joanna Glezman wraz ze współpracownikami swojego biura bardzo pomaga w funkcjonowaniu Forum (ta pomoc jest zawarta w rocznym planie pracy).

Jeżeli pełnomocnicy znaleźliby czas, mogliby powołać własny zarząd i sami decydować o działaniach Forum. Jest pomysł obsługiwania sekretariatu Forum co pół roku przez inny urząd.

Działania

Na spotkaniach na bieżąco badamy potrzeby pełnomocników i zgodnie z nimi formułujemy projekty kierowane później do różnych programów grantowych (moim marzeniem byłoby, aby te zadania z czasem finansował Urząd Marszałkowski). Na cyklicznych konferencjach (co roku przynajmniej jedna dwudniowa, aby uczestnicy mogli się ze sobą zapoznać), spotkaniach informacyjnych, szkoleniach, cyklach szkoleń (Szkoła Pełnomocników), utworzono stronę internetową zawierającą m.in. bieżące informacje, materiały, relacje, dobre praktyki itp. Zaprojektowano logo Forum. Istnieje baza adresów mailowych pełnomocników, przez którą przekazywane są informacje i co bardziej interesujące dokumenty. Organizowane są też np. spotkania konsultacyjne dotyczące standardu funkcjonowania powiatowego ośrodka wspierania organizacji pozarządowych. Pełnomocnicy zapraszani są na konferencje plenarne organizacji pozarządowych. Na jednym ze spotkań sformułowano i przekazano szefom samorządów odezwę, w której: Uczestnicy Forum apelują do władz samorządów naszego województwa, aby powoływały pełnomocników do spraw współpracy z organizacjami pozarządowymi, przekazywały im odpowiednie kompetencje i umożliwiały efektywne spełnianie swojej funkcji. Zainwestowanie w pełnomocników oznacza zainwestowanie w rozwój kapitału społecznego.

Pełnomocnicy zapraszani są do kapituły konkursu Godni Naśladowania organizowanego przez Radę Organizacji Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego. W kilku kategoriach nagradzani są przedstawiciele organizacji i samorządów.

W ramach jednego z projektów powstał film o Forum Pełnomocników, dostępny na stronie: www.telewizjaobywatelska.org.pl/play_id_192.html.

Rok 2010

Staramy się zaplanować działania w ramach Forum na każdy rok. W planie pracy Forum na rok bieżący przewidziano:

• skutki wdrożenia nowelizacji ustawy o działalności pożytku publicznego – szkolenia, konferencje, seminaria, spotkania itp.;
• programy współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi – określenie zasad monitoringu i ewaluacji programów, określenie/dzielenie się doświadczeniami w zakresie metodologii wypracowywania tych programów (wieloletnich i rocznych);
• organizowanie raz na kwartał spotkania Forum Pełnomocników, w tym dwóch konferencji w ramach Sieci SPLOT.

Efekty

W konferencjach bierze udział zwykle kilkudziesięciu urzędników: grupa stała oraz za każdym razem pojawiają się też inni (rotacja na tych stanowiskach jest spora). Staramy się, aby w spotkaniach uczestniczyła też strona pozarządowa, co jest ważne z punktu widzenia integracji sektorów. Na przestrzeni kilku lat ukonstytuowała się grupa doświadczonych pełnomocników: z Olsztyna, Elbląga, Ełku oraz z kilku powiatów i innych większych miast (jako efekt m.in. Szkoły Pełnomocników). To osoby, które potrafią kreować efektywną współpracę swojego samorządu z organizacjami, są znawcami spraw samorządu, a zarazem sektora, co ma niezwykle istotne znaczenie. Bardzo wielu pełnomocników poznało się, wymieniło się doświadczeniami, numerami telefonów i adresów mailowych, co pozwala im na bezpośredni obustronny kontakt. Wzrósł poziom wiedzy, zwłaszcza o specyfice sektora, systemie współpracy, dobrych, rozwiązaniach prawnych. Lepsze są programy współpracy, polepszyło się zrozumienie specyfiki urzędu i organizacji, mniej zaś jest problemów z konkursami grantowymi.

Pełnomocnik łączy dwa światy, jest człowiekiem pogranicza dwóch sektorów (jak nazwaliśmy jedną z konferencji), nie może być tylko urzędnikiem. Jego rola jest znacznie większa i trudniejsza: powinien być animatorem współpracy samorządu i organizacji (temat jednego z naszych spotkań), musi stopniowo wchodzić w obszar aktywizowania mieszkańców (nadszedł czas inicjatyw lokalnych), powinien umieć dokonywać ewaluacji współpracy, prowadzić spotkania, konferencje, być mediatorem. To trudna funkcja, ale potrzebna w celu właściwego rozwoju współpracy i wykorzystywania potencjałów samorządu i organizacji.

COP-y

Pomagać i partnerować w pracy pełnomocników powinny Centra Organizacji Pozarządowych. W województwie warmińsko-mazurskim jest ich już siedem, chcemy, aby z czasem funkcjonowały w każdym powiecie. Aby dostosować ofertę Centrum do potrzeb danego powiatu, niezbędne jest wypracowanie standardu jego działania, osobami najbardziej do tego predestynowanymi są pełnomocnicy z samorządów tegoż powiatu. To oni – w myśl naszej koncepcji systemu wspierania organizacji pozarządowych w regionie – stanowią trzon powiatowego partnerstwa opracowującego standard pracy COP (na bazie opracowanej już matrycy), monitorującego jego pracę, ale też ściśle z nim współpracują. W skład tego partnerstwa wchodzi również rada organizacji pozarządowych, instytucje samorządowe itp.

A politycy? 

Jak już wspomniano, o kształcie współpracy decydują politycy. Nie wolno o tym zapominać, skupiając się tylko na Forum Pełnomocników – urzędnicy rzadko skutecznie współpracują ze swoimi przełożonymi. Sektor pozarządowy musi pracować także z lokalnymi politykami. Jak W naszym województwie działają we wszystkich powiatach Rady Organizacji Pozarządowych, to odpowiednik „politycznego” poziomu samorządu. One powinny być rzecznikami interesów organizacji; spotykać się z szefami samorządów i radnymi, aby lobbować na rzecz tworzenia prawa lokalnego przyjaznego organizacjom.

W związku ze zmianami w ustawie o działalności pożytku publicznego pojawiać się będą na wszystkich szczeblach samorządu rady działalności pożytku publicznego (bardzo polecam – nawet jeżeli konfliktową – współpracę międzysektorową). Zasiadający w nich przedstawiciele organizacji będą reprezentowali sektor pozarządowy (w sytuacji gdy będą wybrani przez ogół organizacji, inaczej – np. wskazani przez wójta – tego mandatu mieć nie będą). Na nich będzie spoczywał obowiązek dbania o interesy organizacji. Pełnomocnik ds. organizacji pozarządowych, chcąc nie chcąc, będzie także uczestniczył w politycznym wymiarze współpracy. To dobrze, bo również w tym zakresie powinien być ekspertem.

Na koniec

Przytoczmy zdanie jednej z uczestniczek Forum: Pełnomocnikiem może być tylko ten, kto czuje inicjatywę społeczną w sobie. Nie będzie dobrego pełnomocnika, jeżeli będzie on nadal urzędnikiem, który załatwia kolejnego petenta.