Publicystyka - ngo.pl

Poprosiliśmy trzy osoby spośród ekspertów i ekspertek w tegorocznym programie FIO o podzielenie się swoimi refleksjami na temat procesu przygotowania programu oraz oceny wniosków. Oto ich przemyślenia i wrażenia.

Ekspert 1

Przed rozpoczęciem oceny wniosków zostaliśmy zaproszeni na obowiązkowe szkolenie. Osobiście oceniam je pozytywnie – zwłaszcza że mam doświadczenie oceniania projektów z różnych źródeł, dzięki czemu to szkolenie było dla mnie jedynie porządkujące i wystarczające. Nie wiem jednak, czy było takie dla wszystkich.

Już po lub – dla niektórych – w trakcie szkolenia zaskoczyła nas nagła informacja o przesunięciu terminu składania wniosków o tydzień. Nie ukrywam, że zdziwiła mnie ta decyzja i do teraz nie wiem, z czego dokładnie wynikała – nie zostało nam to należycie wytłumaczone. Na pewno pozwoliła ona części instytucji przygotować lepsze wnioski albo w ogóle podjąć decyzję, żeby aplikować o środki, ale wprowadzała też zamęt, tym bardziej, że została ogłoszona w ostatniej chwili. Nie wiązało się to również z wydłużeniem czasu dla nas na ocenę wniosków…

Ocenę formalną prowadził Narodowy Instytut Wolności i trzeba przyznać, że została ona zrobiona bardzo szybko.

Karta oceny dla ekspertów i ekspertek była podzielona na bloki – bardzo wiele rzeczy trzeba było ocenić w jednym punkcie. Dla oceniających z pewnością było to trudniejsze, bo musieliśmy sami dzielić wagi na poszczególne elementy wniosku, ale to w pełni w porządku i dopuszczalne rozwiązanie. Niestety, na ocenę merytoryczną mieliśmy w mojej ocenie mało czasu – w ciągu trzech tygodni należało wykonać ocenę ponad 30 wniosków. Cieszę się jednak, że udało się nam wszystkim dotrzymać terminów.

Na ogół eksperci i ekspertki oceniali wnioski z jednego priorytetu – również opiekunowie nam przydzieleni przez NIW byli podzieleni priorytetami.

To dobra idea, bo pozwala skupić się na ważnych kwestiach w jednym, konkretnym priorytecie.

Niestety, nie wszystkie wnioski wpisywały się w priorytet, w którym zostały złożone – z takimi wnioskami były największe problemy, bo skoro przeszły ocenę formalną, to należało je ocenić. Zdarzało się, że moja ocena, by przyznać takiemu wnioskowi 0 punktów, gdyż nie wpisuje się w priorytet, była zwracana, by jednak tej oceny dokonać. Było to niekiedy trudne, ale w efekcie i tak te wnioski otrzymywały bardzo małą liczbę punktów. Na szczęście było też dużo dobrych projektów, które w pełni wykorzystały alokację.

Współpraca z opiekunami układała się pozytywnie. Jeśli uważał na przykład, że uzasadnienie odjęcia punktów w danym punkcie jest zbyt krótkie, prosił o uzupełnienie. Zdarzało się jednak, że nie było między nami zgody i wtedy ostatecznie moje zdanie, że uzasadnienie jest wystarczające, zamykało sprawę. Bywało jednak, że rzeczywiście warto było szerzej uzasadnić swoją decyzję – nie chodziło przecież o odjęcie jednego punktu z dwóch, tylko na przykład 8 z 20.

Projekty były bardzo różnej jakości. Największy problem dotyczył wniosków pisanych ewidentnie w ostatniej chwili, gdy w każdej rubryczce znajdowały się po dwa zdania. Trzeba było wtedy odjąć na przykład 18 z 20 punktów i to uzasadnić, co sprawiało, że ocena bywała trzykrotnie dłuższą niż sam wniosek.

Problemów dostarczało też priorytetowe traktowanie wniosków, które dotyczyły obchodów stulecia niepodległości Polski. W przypadku wniosków na działania infrastrukturalne, ten element bywał ewidentnie doczepiany na siłę, niewkomponowany. Takie punkty mogły jednak ważyć na finalnej ocenie wniosków i tym, czy ostatecznie dany projekt uzyskał, czy nie, dofinansowanie.

Ekspert 2.

Bardzo wyraźnie było widać we wnioskach chęć aplikujących, by wpasować się w priorytet dotyczący stulecia niepodległości. Odniosło to skutek. Zdarzało się, że cały projekt był wprost podporządkowany obchodom – wtedy sprawa była jasna, nawet wtedy, gdy było widać również chęć przypodobania się rządowi i jego aktualnej polityce poprzez odpowiednie dobranie na przykład patronów nagród i tak dalej. Z drugiej strony były oferty, które chciały te punkty zdobyć dzięki drobnym działaniom, doczepionym niekiedy na siłę do projektu. Była to furtka, którą organizacje wykorzystywały, dostosowując się do narzuconych warunków.

Generalnie w porównaniu z poprzednimi latami więcej było słabych projektów. Bardzo wiele z nich złożyły małe organizacje, które były zachęcane przez NIW do aplikowania. Oczywiście, należy to robić, ale tym organizacjom dano przestrzeń, zachęcono je, a w praktyce ich nie wzmocniono w taki sposób, by były w stanie pisać dobre, całościowe wnioski. Dlatego zdarzało się, że organizacja pisała, że chce kupić krzesła lub komputer, nie podejmując merytorycznych działań. Dlatego do urzędników NIW dotarły sugestie, by prowadzić szeroko zakrojone szkolenia dla z aplikowania o środki dla małych organizacji.

Bo póki co małe organizacje poczuły się odważne, wyczuły, że mogą, tylko zabrakło im kompetencji.

To, co wyraźnie odróżniało tegoroczną edycję od innych, to znacznie większe zaangażowanie urzędników. Opiekunowie weryfikowali nasze karty, prosili o szersze uzasadnienie określonych ocen – nie kwestionując przy tym ich treści. To ciekawy i dobry pomysł. Ważne wszak, żeby organizacje dostały jak najrzetelniejszą informację zwrotną pozwalającą im się rozwijać i uczyć skuteczniej aplikować w kolejnych konkursach.

Opieka urzędników pozwala też ujednolicić sposób pracy i standardy poszczególnych ekspertów i ekspertek.

Słowem: projekty były słabsze, a obsługa konkursu lepsza. Jedyne, do czego mogę się przyczepić to fakt, jak długo trwało przygotowanie listy rankingowej. Wydawałoby się, że można to zrobić szybciej.

Ekspert 3.

W związku ze zmianami w tym roku szczególnie ważne było, by obserwować to, jak funkcjonuje FIO, tak, by uniknąć wszelkich „przegięć”. Sensacji jednak nie było. Co prawda czasami trudno było zrozumieć kryteria wyboru ekspertów oceniających oferty, bo wielu z nich brakowało doświadczenia. Przyznawał to nawet sam dyrektor Kaczmarczyk.

Równocześnie widać zmiany w podejściu do poszczególnych ciał w otoczeniu FIO. Komitet Sterująco-Monitorujący stracił na znaczeniu – regulamin FIO był konsultowany bezpośrednio z Radą Działalności Pożytku Publicznego, a sam program był konsultowany przez Radę NIW, której opinia na pewno ma większą wagę dla dyrektora. Warto przyglądać się więc temu, czy w nowym programie FIO Komitet Sterująco-Monitorujący w ogóle zostanie zachowany, a jeśli tak, to jaki będzie jego skład i rola. Należy też przyglądać się planowanym rewolucyjnym zmianom. Przypuszczam, że obecne kryteria strategiczne staną się celami FIO, co jest szczególnie ważne, bo stosowana w tej chwili matryca oceny powoduje, że niespełnienie wartego dwadzieścia punktów kryterium strategicznego skutkuje praktycznie brakiem dofinansowania.

Ale to pieśń przyszłości. Przyjrzeć się więc warto tegorocznej edycji.

Proces informowania o FIO w terenie był zrealizowany wzorowo, bardzo szeroko, z zapowiedzią wsparcia dla małych, niedoświadczonych organizacji.

Prawdopodobnie też dlatego wiele małych lub mniej doświadczonych organizacji rzeczywiście zdecydowało się aplikować. W procesie szkoleń eksperci byli uczulani na to, by nie traktować zbyt surowo małych, technicznie nieporadnie napisanych wniosków (zawierających na przykład błędy językowe). Wszystko to, razem z punktami strategicznymi za siedzibę w małej miejscowości oraz za niski budżet, spowodowało, że wiele mniejszych, mniej doświadczonych organizacji faktycznie otrzymało dofinansowanie.

Szkolenia dla ekspertów były takie same jak w poprzednim roku, czyli na pewno niepozwalające komuś bez doświadczenia w ocenie wniosków (a takich osób tym razem było sporo) na przygotowanie się w pełni do procesu oceny – było to po prostu niemożliwe w ciągu kilku godzin.

Spowodowało to, zgodnie z uwagami dyrektora Kaczmarczyka, drobne problemy z oceną niektórych ekspertów.

Na szczęście zespół NIW był bardzo zaangażowany i wykonywał naprawdę dobrą robotę. W moim przypadku raz zwrócono się z prośbą o rozważenie drobnej zmiany punktacji w celu uniknięcia konieczności powołania trzeciego eksperta. Oznacza to, że oceny rzeczywiście były przez opiekunów analizowane w trakcie ich zatwierdzania – co było wcześniej zapowiadane. Uważam tę procedurę za prawidłową i dopuszczalną, mającą na celu również szkolenie ekspertów i ujednolicanie kryteriów oceny w programie.

Proces oceny przebiegał bardzo sprawnie, szybko i bezproblemowo – również dzięki bardzo zmotywowanemu i sprawnemu zespołowi wdrażającemu program. Bodaj po raz pierwszy w historii nie zawiodły też serwery – wnioski można było składać do ostatniej chwili.

Ogólne wrażenie z tegorocznego procesu naboru wniosków jest bardzo dobre. Teraz pozostaje czekać na to, co dalej – w nowej, rewolucyjnej edycji programu. Cieszy, że w tym roku jeszcze zrezygnowano z rewolucji, by móc szybciej przekazać dotacje organizacjom.

Owa zapowiadana rewolucja wciąż jednak napawa niepokojem. Oby nie okazało się, że to tylko „miłe złego początki”…

Czym żyje III sektor w Polsce? Jakie problemy mają polskie NGO? Jakie wyzwania przed nim stoją. Przeczytaj debaty, komentarze i opinie. Wypowiedz się! Odwiedź serwis opinie.ngo.pl.

Proces oceny przebiegał sprawnie, szybko i bezproblemowo – również dzięki zmotywowanemu zespołowi wdrażającemu program.