Publicystyka - ngo.pl

Ewa Sobiesak: – Naszym podstawowym programem grantodawczym jest konkurs grantowy programu „Przemiany w Regionie” – RITA. RITA to bardzo szeroki zakres tematyczny projektów. Głównym celem programu jest wsparcie przemian prodemokratycznych w krajach Europy Wschodniej, Kaukazu i Azji Centralnej poprzez dzielenie się polskim doświadczeniem z zakresu transformacji ustrojowej. Może więc to być edukacja, gospodarka, problemy społeczne, ale również dziedzictwo kulturowe. Dlatego projekty realizowane w ramach RITY są bardzo różne – od takich, które wspierają ruch hospicyjny w Kazachstanie, do takich, które promują zakładanie sadów przydomowych jako sposobu rozwijania przedsiębiorczości na ukraińskiej wsi. Niezwykle ważnym aspektem projektów wspieranych przez nasz Program jest realne partnerstwo i współdziałanie organizacji z Polski i ze Wschodu. RITA jest programem, który został zainicjowany i jest finansowany przez Polsko-Amerykańską Fundacją Wolności. To już 13. rok jego funkcjonowania.

Oprócz tego, w tym roku realizujemy jeszcze jeden program regrantingowy – „Edukacja Globalna 2013. Regranting dla organizacji pozarządowych”, współfinansowany przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych – są to środki publiczne, przyznawane w konkursie, które mogą być wydatkowane na zasadach określanych przez MSZ. Procedury są więc trochę inne, choć nasze podejście do realizacji obu tych programów jest podobne.

E.S.: – Najlepiej jest wtedy, kiedy organizacje, polska i zagraniczna, określają wspólny cel i przygotowują projekt wspólnie. Chodzi o to, żeby projekt odpowiadał realnym potrzebom partnera. Przykładowo: organizacja na Ukrainie dostrzega polskie rozwiązania dotyczące systemu pieczy zastępczej i chciałaby wprowadzić je u siebie. Warto wówczas, żeby wspólnie ustaliły, czy lepiej będzie, jeżeli polska organizacja wyśle swoich ekspertów na Ukrainę, czy żeby jej przedstawiciele przyjechali do nas i zobaczyli polskie rozwiązania na miejscu. Im bardziej przegadany projekt z partnerem, im bardziej uzgodniony na zasadzie współpracy, a nie narzucania swojego punktu widzenia, tym bardziej odpowiada realnym potrzebom i jest większa gwarancja, że się uda. Od strony formalnej wygląda to tak, że organizacja zagraniczna musi złożyć pisemną deklarację współpracy, my podpisujemy umowę z polską organizacją.

E.S.: – Ogłaszamy nabór wniosków dwa razy do roku, zawsze w stałym terminie, uważamy, że to bardzo ważne. Informacje o terminach znajdują się na naszej stronie. Około półtora miesiąca przed końcowym terminem naboru udostępniamy generator wniosków on-line.

Organizujemy spotkania informacyjne – odbywają się one nie tylko w Warszawie, ale też w innych miejscach Polski, również w małych miastach. W tym czasie odpowiadamy także na pytania przysyłane do nas, do Fundacji.

Po wprowadzeniu wniosków do generatora, organizacje muszą przysłać oświadczenie woli rejestracji wniosku, podpisane przez osoby odpowiedzialne za organizację. Każdy wniosek zarejestrowany w bazie ma swój numer, kiedy przychodzi oświadczenie, weryfikujemy je z tym, co jest w bazie. Dzięki temu możemy usunąć z systemu wszystkie omyłkowo zapisane w systemie projekty wniosków. Oświadczenie to jedna kartka, dzięki temu unikamy ton papieru.

Nie wymagamy żadnych innych dokumentów w wersjach papierowych. Wychodzimy z założenia, że większość informacji można sprawdzić w sieci – KRS, statut, sprawozdania finansowe i merytoryczne. Jeśli wnioskodawca nie zamieszcza statutu i sprawozdań w sieci (co jest preferowanym rozwiązaniem, świadczącym o przejrzystości organizacji), ma możliwość załączenia elektronicznych plików z tymi dokumentami w generatorze wniosków.

E.S.: – Każdy wniosek czyta dwóch zewnętrznych wobec zespołu Fundacji ekspertów. Jeżeli w ocenie wniosku jest znaczna różnica, powołujemy trzeciego eksperta. Na tej podstawie powstaje lista rankingowa. Potem zwołujemy posiedzenie komisji i jeszcze raz rozmawiamy o wnioskach, szczególnie tych najbardziej dyskusyjnych. Staramy się pracować długofalowo z grupą ekspertów, którzy rozumieją świetnie cele naszego Programu i nie traktują oceny wyłącznie zadaniowo, mechanicznie.

E.S.: – Czasami czytając wniosek widać pewien potencjał i dobrą wolę, ale to nie jest przekonująco przedstawione. Czasem później, kiedy spotykam się z tą organizacją, widzę, że to wszystko w głowie jest, trzeba to tylko usystematyzować i umiejętnie opisać.

E.S.: – Jesteśmy otwarci na konsultacje. Kiedy organizacja nie otrzymuje grantu, przesyłamy kartę oceny. Są tam też uwagi merytoryczne ekspertów. Ta karta plus rozmowa ze mną często daje efekt w postaci dotacji w kolejnej edycji. Warto jednak mieć na uwadze, iż do jednej edycji konkursu otrzymujemy zwykle od 110 do 150 wniosków, zaś możemy przyznać za każdym razem około 20 dotacji. Wiele bardzo dobrych wniosków z tego powodu nie otrzymuje wsparcia.

E.S.: – Zwracamy się do organizacji o przesłanie danych niezbędnych do przygotowania umowy. W biurze FED organizujemy spotkanie dla grantobiorców. Odpowiadamy na wszystkie pytania, wyjaśniamy, co jest w umowie i wszystko, co dotyczy budżetu. Potem przesyłamy link do bazy, w której znajdują się formularze do rozliczeń dotacji. Nasz generator wniosków to jednocześnie narzędzie do obsługi projektu, pozwala na bieżące wprowadzanie informacji o projekcie.

E.S.: – Nie, organizacja nie ma obowiązku bieżącego wypełniania formularza. Dla niektórych może to jednak być wygodne, zwłaszcza w zakresie kontrolowania wydatków z dotacji. Formularz służy przede wszystkim do generowania sprawozdań – finansowego i merytorycznego. Wymagamy sprawozdań okresowych przy dłuższych projektach (powyżej 6 miesięcy) oraz końcowych. Czasem wymagamy sprawozdań okresowych także od organizacji, które są nam mniej znane i w przypadku projektów o wysokim stopniu ryzyka.

E.S.: – Jeżeli chodzi o finanse – od 2013 r. wymagane są dokumenty potwierdzające wydatki trzech najwyższych kwot w budżecie oraz wydruk z historii rachunku bankowego (wymagamy subkonta, na którym może znajdować się wyłącznie dotacja). Sprawozdanie składa się w wersji papierowej. Jeżeli chodzi o załączniki merytoryczne (materiały szkoleniowe, prezentacje, wypracowane dokumenty), preferujemy wersję elektroniczną.

E.S.: – Staramy się być na bieżąco z działaniami wszystkich projektów. Nie jest to oczywiście proste – jednoczenie jest około 50 zupełnie różnych projektów, w różnych krajach, na różnym etapie realizacji.

Prosimy organizacje, żeby przesyłały nam informacje na stronę internetową programu. To jest dla nas bardzo ważne. Z jednej strony pozwala śledzić działania w projektach, z drugiej strony jest to informacja dla innych organizacji, co można sfinansować z naszych dotacji.

Bardzo ważne są też te pierwsze spotkania z organizacjami. Chcemy już na początku poznać osoby, z którymi podpisujemy umowę. Chcemy też pokazać organizacjom, że my też występujemy o dotacje i realizujemy projekty. Dla nas bardzo ważne jest to, żeby organizacje nie bały się kontaktować z nami, kiedy pojawiają się problemy. Chcemy przełamać barierę.

W trakcie realizacji projektu staramy się uczestniczyć w ważnych wydarzeniach. Zawsze jednak pytamy, czy to będzie dla nich wygodne. Nigdy nie robimy niezapowiedzianych nalotów. Staramy się być nieprzeszkadzającymi obserwatorem. Dobrze, jeżeli możemy porozmawiać także z partnerem, zobaczyć kim on jest, jakie są relacje pomiędzy tą organizacją i jej partnerem.

E.S.: – Zależy jakie to jest wydarzenie i jaki jest cel mojej wizyty. Jeżeli to jest konferencja czy wizyta studyjna, nie mam serca odciągać koordynatora od wydarzenia. Jeżeli wizytuję organizację, bo coś się dzieje, to wtedy tak.

E.S.: – Wszystkie nie, to jest niemożliwe. Wybieram według pewnego klucza. Wybieram projekty rokujące. Jeżeli projekt jest ciekawy, jest dobrze realizowany, widzę szansę na kontynuację, wtedy szczególnie interesują mnie rezultaty tego projektu. Są takie organizacje, które ponownie ubiegają się o dofinansowanie i je otrzymują. Jest to możliwe, ale kolejne projekty, jeśli są kontynuacją, muszą bazować na osiągniętych rezultatach i je utrwalać. Poza tym odwiedzamy też organizacje, co do których mamy wątpliwości.

E.S.: – Mamy formularz, który wypełniamy po wizycie – karty monitoringowe. W karcie jest informacja przy okazji jakiego wydarzenia odbyło się spotkanie, czy była dokonywana kontrola dokumentów finansowych oraz innych, ocena materiałów (np. konferencyjnych), ogólne wrażenia monitorującego, uwagi do przekazania. To narzędzie jest ważne, bo do organizacji jeżdżą różne osoby z naszego zespołu.

E.S.: – Nie. Pamiętam dwie lub trzy takie sytuacje, kiedy nie udało się zrealizować projektu do końca i część niewykorzystanej dotacji została zwrócona. Te organizacje same poinformowały nas o trudnościach i same zwróciły dotację. Zawsze staramy się znaleźć takie rozwiązanie, które pozwoli nam bezboleśnie tę współpracę zakończyć. My rozumiemy, że pewne działania zostały zrealizowane, pewne koszty poniesione. Czasem staramy się pojechać na miejsce i pomóc tę sytuację uporządkować. Trzeba jednak zaznaczyć, że warunkiem jest wola współpracy ze strony tej organizacji.

W regulaminie przyznawania grantów są wprost wskazane kryteria, według których eksperci oceniają wnioski. Uwzględniają one również nasze wcześniejsze doświadczenia z wnioskującą organizacją.

Nasze doświadczenie pokazuje, że są słabsze organizacje, są słabsze projekty, ale nie spotkałam się z taką sytuacją, żeby ktoś wziął pieniądze i uciekł.

E.S.: – Myślę, że duże znaczenie ma to, że my sami realizujemy projekty. Dlatego staramy się, żeby procedury były logiczne i sensowne. My naprawdę interesujemy się dofinansowywanymi projektami i organizacjami, mnie interesuje to, co one robią. To nie jest tak, że ja muszę wydać pieniądze. My chcemy wspierać dobre projekty.

E.S.: – Organizacje muszą przechowywać dokumenty przez pięć lat, ale jeżeli projekt jest zakończony, nie mamy potrzeby, żeby do niego wracać. Podczas weryfikacji sprawozdania końcowego widzimy przecież dokumenty, widzimy ruchy na subkoncie.

Od tego roku chcemy natomiast wprowadzić system merytorycznej ewaluacji odroczonej. Około pół roku po zakończeniu realizacji projektu będzie przesłana ankieta kierowana do organizacji oraz partnera. Będziemy pytać głównie o rezultaty. Obowiązek wypełnienia ankiety będzie w umowie.

E.S.: – To jest trudne. Z PAFW od kilku miesięcy rozmawiamy o tym, jak taką ewaluację prowadzić. Jest to wielostopniowa procedura, wiele rzeczy się na siebie nakłada. Przenoszenie polskiego doświadczenia, zmiany świadomości – to jest bardzo trudno mierzalne. Widać to często dopiero po wielu latach.

E.S.: – Trzeba bardzo precyzyjnie określić cele. Pieniądze teoretycznie można rozdać na ulicy, chodzi o to, żebyśmy wiedzieli, co chcemy osiągnąć przez ich wydanie. Zależy nam na tym, żeby wspierać naprawdę dobre projekty, ale musimy jasno określić, co to oznacza. Poza tym trzeba zbudować także dobre narzędzia, które usystematyzują to, co organizacja chce zrobić przy pomocy tych funduszy. Cel RITY jest szeroko określony, szczegółowe pytania w naszym generatorze wniosków pomagają ustalić, czy projekt jest z nim zgodny.

E.S.: – Myślenie wyłącznie swoim torem. Że wszyscy są tacy sami, tacy dokładnie jak my. Trudne może być też rozszerzenie poziomu zaufania. Trzeba zaufać ludziom i uwierzyć, że czasem różne fajne rzeczy się dzieją zupełnie bez naszej ingerencji.

---

Wywiad z serii "Grantodawcy i standardy", opisujący oczekiwania grantodawców względem spełniania standardów formalnych przez organizacje.

Sprawdź, jakie przepisy wiążą się z realizacją przez organizację projektów finansowanych z różnych źródeł – skorzystaj z bezpłatnego narzędzia samooceny spełniania standardów formalno-prawnych http://standardy.ngo.pl