Projekt „Drogowskaz dla NGO” powoli dobiega końca. W maju odbyły się seminaria upowszechniające, za których organizację było odpowiedzialne osiem organizacji, biorących udział w projekcie. Spotkania, na które zaproszono przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz administracji publicznej (samorządowej) pozwoliły na zapoznanie się szerszego kręgu odbiorców z wypracowanymi standardami zarządzania finansowego.
http://www.sxc.hu/photo/469075
W Warszawie, 15 maja kolejne spotkanie zorganizowało Stowarzyszenie Praktyków Dramy STOP-KLATKA z Warszawy. Wszyscy obecni (zarówno przedstawiciele III sektora, jak i administracji publicznej oraz realizatorów projektu) podzieliło się zarówno swoim doświadczeniem zdobytym podczas realizacji samego projektu, jak i wynikającym z praktyki innych NGO-sów.
Jednym z głównych założeń projektu było, by to praktycy (osoby, które na co dzień kierują organizacjami pozarządowymi oraz odpowiadają za ich sferę finansową) wskazały, jakie standardy są potrzebne NGO-som.
W trakcie projektu uczestnicy wraz z ekspertami wypracowali standardy w pięciu obszarach zarządzania finansami:
- Planowanie i monitoring finansowy
- Rachunkowość zarządcza
- Sprawozdawczość finansowa
- Kontrola i audyt finansowy
- Pozyskiwanie środków finansowych
Możliwość bezpośredniego przełożenia pracy i wiedzy zdobytej w trakcie działań projektowych na praktykę swoich organizacji to jedno z największych zalet „Drogowskazu dla NGO”.
Mówi członkini zarządu Stowarzyszenia, Małgorzata Winiarek-Kołucka:
"Według mnie, obszar zarządzania finansami jest podstawą bezpieczeństwa organizacji. Jeśli właściwie zagospodaruje się tę przestrzeń, to znacznie łatwiej jest osiągnąć poczucie bezpieczeństwa zarówno zarządowi jak i pracownikom w NGO.
Znajdujemy się jako organizacja w takim momencie i na takim etapie rozwoju, w którym cały czas dążymy do ustrukturalizowania i uporządkowania tej właśnie sfery. Pracujemy nad tym, by zarówno zbudować jak i wdrożyć standardy zarządzania finansami w naszym stowarzyszeniu.
Sam udział w projekcie „Drogowskaz dla NGO” bardzo nam tę pracę ułatwił, bo m.in. pomógł nam we wdrażaniu pewnych procedur. Oczywiście, mamy jeszcze wiele przed sobą i wiele rzeczy musimy uporządkować oraz poukładać. Natomiast to, co nam się udało do tej pory osiągnąć to opracowanie dobrego obiegu dokumentów w stowarzyszeniu, generalnych zasad współpracy z księgową (czyli tego, co w projekcie mieści się w standardzie rachunkowości zarządczej) oraz takich zasad, które pomagają naszym koordynatorom lepiej pracować (np. prawidłowo opisywać dokumenty). Dopracowaliśmy aspekt sprawozdawczości projektowej, m.in. sprawozdań końcowych – ustaliliśmy, że sprawozdania finansowe końcowe zawsze sporządzamy wcześniej, sprawdzamy i kontrolujemy je wspólnie z naszą księgową, a na tydzień przed zakończeniem projektu są wysyłane do zarządu. Dodatkowo każde sprawozdanie musi zostać sprawdzone z zaksięgowanymi dokumentami. Te zasady zdecydowanie udrażniają, przepływ informacji na temat finansów w organizacji. Praca nad aspektem sprawozdawczości w obszarze zarządzania finansami, czyli tworzenie i wdrażanie standardów – na tym się nie kończy. Wypracowaliśmy zasady pracy nad bilansem – w tym momencie właśnie już trzeci miesiąc sprawdzamy i zamykamy ubiegły rok. To wszystko, co do tej pory zrobiliśmy jasno nam pokazuje, że im bardziej na bieżącą wykonujemy pracę, to tym mniej musimy jej wykonać później. Pracując na bieżąco, coraz bardziej doprecyzowywaliśmy zasady. Jeśli pozwalaliśmy, by praca kumulowała się, to później robiło się to coraz trudniejsze do ogarnięcia.
Inną namacalną korzyścią, jaką odnieśliśmy biorąc udział w projekcie, to opracowanie książki dla koordynatorów. Wyszliśmy z założenia, że sam fakt, że zarząd wypracuje pewne standardy jeszcze nie oznacza, ze ludzie będą je chcieli realizować. Uznaliśmy, że powinnyśmy rozpocząć budowę standardów od podstaw do góry, czyli najpierw wśród naszych pracowników (również tych nowych) .
One muszą być skierowane bezpośrednio do zespołu ludzi, którzy będą je wspólnie wdrażać, ewaluować i obserwować jak to wszystko działa. Jest to bardzo ważne, żeby zespół czuł, że to są również ich standardy i ich zasady. Ważniejsze jest to, żeby ludzi motywować do wspólnej pracy nad standardami, nie zmuszać ich i wprowadzać je poza albo obok nich. Jest to klucz do tego, by ludzie widzieli w tej pracy sens i cel".
Jednym z największych wyzwań, z którymi zmagają się wszystkie organizacje III sektora jest pozyskiwanie środków finansowych. Wiele NGO regularnie boryka się z przynajmniej przejściowymi problemami z płynnością finansową. Jakie standardy wypracowano w ramach tego obszaru?
- Organizacja powinna opracowywać długoterminowe (3-letnie) plany strategiczne w zakresie pozyskiwania środków finansowych. Ich wyznacznikiem jest misja NGO i jej strategia działania
- Plany strategiczne są rokrocznie weryfikowane
- Organizacja dodatkowo opracowuje szczegółowe, roczne plany pozyskiwania środków, które są weryfikowane przynajmniej raz na kwartał
Z kolei standardy wypracowane przez uczestników w obszarze sprawozdawczości finansowej są następujące:
- Jako standard minimum - sporządzanie i składanie rocznych sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami prawa
- Dbałość o to, by sprawozdanie finansowe organizacji było spójne z jej działalnością merytoryczną oraz by było rzetelne, przejrzyste i zrozumiałe zarówno dla zarządu jak i odbiorców zewnętrznych
- Zasada, by zarząd informował pracowników o sytuacji finansowej organizacji, przedstawiając podstawowe dane za zamknięty rok obrotowy
Realizatorem projektu „Drogowskaz dla NGO” jest Fundacja dla Polski w partnerstwie z Polsko-Amerykańskim Funduszem Pożyczkowym Inicjatyw Obywatelskich oraz PricewaterhouseCoopers.
Źródło: informacja własna organizatorów
