Publicystyka - ngo.pl

Przyjęcie i akceptacja sprawozdania z realizacji zadania (projektu) jest możliwe dopiero po przedłożeniu sprawozdania końcowego, ponieważ dopiero wtedy można ostatecznie stwierdzić, czy udało się zrealizować zadanie publiczne zgodnie z założeniami przedstawionymi we wniosku (który jest załącznikiem do umowy).

Zgodnie z procedurą konkursową stosowaną przez Urząd m.st. Warszawy rozliczenie takie jest warunkowane dwoma czynnikami: akceptacją sprawozdania końcowego oraz wynikami kontroli (merytorycznej lub finansowej) zadania publicznego.

Składanie sprawozdań częściowych z realizacji części zadania jest formą monitoringu realizacji zadania, na którą umawiają się obie strony. Sprawozdania częściowe zawsze występują w dotacjach wieloletnich (co wynika z ustawy o finansach publicznych i konieczności zamknięcia roku budżetowego. Czasami również wymaga się składania sprawozdań częściowych w przypadku krótszych dotacji, które są podzielone na transze (nie ma jednej reguły, według której Urząd dzieli dotacje na raty). Warto wiedzieć, że Urząd ma prawo zażądać złożenia sprawozdania częściowego w każdym momencie realizacji zadania – informuje o tym odpowiedni zapis w umowie dotacyjnej.

„Przekazanie kolejnej transzy nastąpi po złożeniu sprawozdania częściowego (…)”.

oraz:

„Zleceniodawca uzależnia przekazanie kolejnych transz od wydatkowania co najmniej .…% przekazanych środków dotacji”.

A więc przekazanie kolejnej transzy nie jest uwarunkowane zaakceptowaniem rozliczenia poprzedniej, a jedynie tym, ile – procentowo – środków z niej zostało wydatkowanych.

W procedurze konkursowej wprowadzonej w m.st. Warszawa (Zarządzenie Nr 3463/2012 Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy z dnia 22 października 2012 r. w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i ogłaszania wyników otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych finansowanych lub współfinansowanych ze środków z budżetu m.st. Warszawy w biurach Urzędu m.st. Warszawy i wydziałach dla dzielnic m.st. Warszawy oraz trybu rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań publicznych) tryb przyjmowania sprawozdań częściowych w Urzędzie m.st. Warszawy również nie jest opisany wprost. Jednak opisano za to jasno tryb zatwierdzania sprawozdania końcowego.

Takie zatwierdzenie warunkowane jest dwoma czynnikami: wynikami kontroli realizacji zadania oraz przyjęciem sprawozdania końcowego. Każdy projekt, który otrzymał dofinansowanie, musi być skontrolowany (może być to kontrola merytoryczna lub finansowa) przynajmniej raz.

„Po ogłoszeniu wyników danego konkursu ofert biuro planuje kontrolę realizacji zadań publicznych, na które przyznane zostały dotacje”.

„Kontrolę (merytoryczną lub finansową) zadania publicznego, przeprowadza się przynajmniej raz w odniesieniu do każdego zadania (w trakcie trwania zadania lub po jego zakończeniu)”.

Każdy projekt kontrolowany jest w innym momencie i nie jest to bezpośrednio powiązane z przekazywaniem transzy dotacji.

Ostateczne przyjęcie sprawozdania możliwe jest dopiero po przedłożeniu sprawozdania końcowego, wtedy bowiem dopiero widać, czy organizacji udało się zrealizować zadanie w zakresie, w jakim je zaplanowała. Decyzja o przyjęciu sprawozdania podejmowana jest przez uprawnionego urzędnika (np. dyrektora biura),a informacja o tym jest przekazywana Skarbnikowi oraz organizacji, która złożyła sprawozdanie.

„Po uznaniu prawidłowości złożonego sprawozdania oraz przeanalizowaniu protokołów z kontroli przeprowadzonych w trakcie realizacji zadania, dyrektor biura podejmuje decyzję o akceptacji wykonania umowy”.

„Informację o rozliczeniu dotacji, zgodną ze wzorem, określonym w zarządzeniu Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m.st. Warszawy, biuro przekazuje do Skarbnika”.

„Informację o zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania zadania oraz rozliczeniu dotacji biuro przekazuje zleceniobiorcy”.