Organizacja pozarządowa dostała dotację na organizację wypoczynku letniego dla dzieci. W budżecie ma przyznaną kwotę na podróże. Czy w tej pozycji może rozliczyć bilety PKP? Na to pytanie odpowiada Marcin Wojdat, Pełnomocnik Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
http://sxc.hu, fot.: http://www.sxc.hu/
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ:
Dokładny opis dokumentu księgowego zawarty jest w art.21 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2009r. Nr 152 z późniejszymi zmianami), którego fragment umieszczamy poniżej.
Art. 21. 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Komentarz sekcji poradniczej warszawa.ngo.pl:
Urząd m.st. Warszawy nie zgadza się na rozliczanie biletów PKP jako dokumentów finansowych, dlatego bilety takie najlepiej kupować z wyprzedzeniem w kasach, które mają możliwość wystawiania faktur. Wtedy oprócz biletów otrzymujemy również fakturę VAT potwierdzającą ich zakup.
W przypadku dotacji z innych źródeł rozliczanie biletów jest możliwe tylko wtedy, gdy są one elementem rozliczenia podróży służbowej. Takie rozliczenie odbywa się pomiędzy pracodawcą (organizacją pozarządową) a pracownikiem (osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę), współpracownikiem (osobą zatrudnioną na umowę zlecenie lub umowę o dzieło) lub wolontariuszem (porozumienie o współpracy). W tym wypadku dokumentem jest dokument rozliczeniowy tzw. „delegacja”, która spełnia wymogi zacytowanego wyżej art. 21 ustawy o rachunkowości. Rodzajem dowodu jest w takim przypadku rozliczenie podróży służbowej, stronami – organizacja i konkretna osoba, składowymi – koszty przejazdu, diety i noclegi (o ile takie koszt był ponoszony). Zasady regulowania rozliczania kosztów podróży określa Rozporządzenie MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z 19 grudnia 2002 (Dz. U. 236 poz. 1990 z późn. zm.). Organizacje mogą stosować się do jego zapisów lub przyjmować własne regulacje w tej sprawie. W tym drugim przypadku należy pamiętać, że określenie wyższych diet lub limitów na noclegi niż w Rozporządzeniu pociąga za sobą obowiązki podatkowe.
Źródło: CKS
