Publicystyka - ngo.pl

Ty, jako osoba opiekująca się wolontariuszami, odpowiadasz w organizacji bezpośrednio za ich rekrutację. Jest tak dlatego, że to ty najlepiej orientujesz się w przyszłych zadaniach ochotników. Możesz oczywiście poprosić o poradę specjalistę od kadr czy dyrektora organizacji, jednak bezpośredni kontakt z chętnymi i wybór kandydatów spoczywa właśnie na tobie. Dlatego zanim przystąpisz do tworzenia procesu rekrutacyjnego, określ dokładnie profil wolontariuszy, których chcesz pozyskać. Znalezienie ludzi, których kompetencje odpowiadają naszym wymaganiom to oczywiście sytuacja idealna. Wiele organizacji nie ma zbyt dużego wyboru, a ma duże potrzeby, dlatego przyjmuje niemal każdą osobę, która się zgłosi. Warto jednak mieć na uwadze fakt, że takie podejście stwarza zagrożenie, że osoba bez konkretnych kwalifikacji, umiejętności lub potrzebnego doświadczenia może otrzymać zadania, które ją przerastają.

Najbardziej popularną formą naboru jest pozyskiwanie osób za pomocą ogłoszenia internetowego. Jeśli się na to zdecydujesz, zawrzyj w nim dokładne informacje, kogo poszukujesz, do jakich projektów i co oferujesz w zamian (np. zaświadczenie pisemne, miłą atmosferę, szkolenia). Poproś kandydata / kandydatkę, aby napisał kilka zdań o sobie, czym się zajmuje, dlaczego się zgłosił / zgłosiła, co lubi robić oraz, by dołączył / dołączyła swoje dane: imię i nazwisko, numer telefonu lub e-mail. W wyjątkowych sytuacjach, kiedy poszukujesz się wykwalifikowanych osób do pomocy, możesz umieścić w ogłoszeniu prośbę o przesłanie CV lub wypełnienie formularza przygotowanego specjalnie na potrzebę rekrutacji. Pamiętaj, aby osoba, która zgłosiła się do organizacji, możliwie jak najszybciej dostała twoją odpowiedź (mailowo lub telefonicznie). Nie musisz od razu deklarować się, czy podejmiesz współpracę z tą osobą, ale warto podziękować jej za przesłane informacje, a następnie przedstawić jej dalsze etapy rekrutacji lub umówić już konkretne spotkanie.

Charakter i cel spotkania będzie natomiast zależeć od tego, jakie zadania powierzysz wolontariuszowi. Jeśli poszukujesz osób do pomocy w wydarzeniach akcyjnych i nie będziesz miał czasu, aby spotkać się z każdym z osobna, możesz ograniczyć się do spotkania informacyjnego w szerszym gronie. Scenariusz takiego spotkania jest prosty, jednak powinno pamiętać się o kilku ważnych elementach:

• przedstaw się wolontariuszom
• przybliż zebranym misję organizacji i omów cele projektu, do którego zapraszasz wolontariuszy oraz wszystkie zadania, które im powierzysz. To dobra okazja, by ukazać także wzajemne korzyści ze współpracy oraz odpowiedzieć na pytania i rozwiać ewentualne wątpliwości. 
• na koniec można rozdać formularze rejestracyjne lub komplet instrukcji i innych dokumentów, dla tych, którzy zdecydują się podjąć współpracę.

Jeśli poszukujesz osób z określonymi kompetencjami czy też specyficznymi umiejętnościami, ale także osób, które cechować powinna szczególna wrażliwość, konieczne jest przeprowadzenie indywidualnej rozmowy. Celem takiego spotkania jest osobiste poznanie ochotnika, weryfikacja jego kwalifikacji oraz uzyskanie kilku cennych informacji, np. dotyczących motywacji takiej osoby czy jej doświadczenia. Potrzebne będzie do tego komfortowe miejsce, gdzie nikt nie będzie przeszkadzał, coś do robienia notatek, informacje o organizacji, opis zadań i zakres obowiązków wolontariusza. Przed spotkaniem warto przeanalizować raz jeszcze przesłane przez kandydata / kandydatkę dokumenty czy formularze oraz opracować zestaw pytań, które pomogą lepiej poznać daną osobę i podjąć właściwą decyzję. Pamiętaj o stworzeniu miłej i przyjaznej atmosfery podczas takiego spotkania, aby rozmówca czuł się przede wszystkim swobodnie. To nie może być spotkanie rekrutacyjne, jakie przeprowadza się z kandydatem starającym się o pracę. To rozmowa z ochotnikiem, który chce pomóc. Przeprowadzając taka rozmowę, pamiętaj o kilku elementach:

• na początku przedstaw organizację oraz zasady w niej panujące
• zaprezentuj projekt oraz zadania wolontariusza z nim związane
• zapytaj się kandydata / kandydatkę o kwestie najważniejsze z perspektywy projektu i organizacji, poczynając od tych standardowych, np. co skłoniło tę osobę do tego, że zainteresowała się wolontariatem w waszej organizacji lub w danym przedsięwzięciu oraz jakie są jej oczekiwania w stosunku do organizacji
• zadaj bardziej szczegółowe pytania, ściśle związane z charakterem zadań przeznaczonych dla wolontariusza.
• pozwól wolontariuszowi zadać mu jego pytania i pomóż mu rozwiać jego wątpliwości.

Jeśli po rozmowie kandydat podtrzyma swoje zainteresowanie ofertą, przekaż mu termin ostatecznej odpowiedzi i podziękuj za poświęcony czas. Ważne, aby decyzję dotyczącą wyboru wolontariusza przekazać możliwie szybko nawet, jeśli jest to decyzja odmowna. Nie wolno oczywiście zapomnieć podziękować wszystkim zainteresowanym za zgłoszenie i chęć pracy w organizacji.

Niekiedy zdarza się, organizacja nie prowadzi na szeroką skalę poszukiwań wolontariuszy, a mimo to odwiedzają ją osoby zainteresowane taką formą współpracy. To może świadczyć o tym, że organizacja i jej działania są społecznie ważne i zauważalne. Istotne jest wówczas odpowiednie podejście do wolontariuszy, którzy bezpośrednio przyjdą do siedziby organizacji. Są to często osoby silnie zmotywowane, które utożsamiają się już z misją i celami organizacji. Ważne, aby inni pracownicy organizacji wiedzieli, do kogo taką osobę skierować lub sami byli w stanie udzielić informacji o wolontariacie w organizacji. Jeśli koordynatora nie ma akurat w biurze, a pracownicy nie znają szczegółów dotyczących programu wolontariatu w organizacji, należy ich uczulić, aby poprosili o dane kontaktowe wolontariusza i udzielili przynajmniej podstawowych informacji.

Czasem może zdarzyć się, że osoba, która się do nas zgłosiła, nie spełnia wymagań stawianych przez organizację. Na przykład ochotnicy mają zbyt duże ograniczenia czasowe, niewłaściwe lub niewystarczające doświadczenie czy oczekiwania, którym organizacja nie jest w stanie sprostać. Zdarzyć się może także, że zgłosi się znacznie więcej chętnych, niż można zaangażować, wówczas niektórym osobom będzie trzeba po prostu odmówić. Pamiętaj, aby zrobić to w sposób szczery i delikatny. Jeśli masz taką możliwość, to zaproponuj takiej osobie wolontariat przy innym działaniu lub rekomendację dla innej organizacji. Pamiętaj tylko, że sytuacja odmowna nie jest przyjemna dla żadnej ze stron i może być źle odebrana przez ochotnika. Trzeba więc zwrócić szczególną uwagę na formę oraz sposób podziękowania takim kandydatom.